如何加强中职档案管理工作

李静 张涛

摘 要：当前档案管理工作是中职学校建设中一项基础工作，是学校管理工作中的重要内容，做好档案管理工作，有利于中职学校以后开展教学、科研等活动。因此，必须提高对中职档案管理工作的重视程度，本文针对如何加强中职档案管理工作进行了具体的分析，首先探讨了加强中职档案管理的重要意义，并结合实际情况分析了目前中职档案管理中存在的主要问题，提出了有效的措施进一步加强中职档案管理工作。加大中职档案信息资源开发，提高档案管理员的整体素质，促使其真正为教学服务。

关键词：加强；中职档案；管理

档案管理工作为展现出中职学校的历史面貌提供了较好的理论基础，但是在目前中职档案管理工作中仍然存在一些问题，主要表现在这项工作不被重视，在具体的实践中缺少有效的机制，管理手段落实，给中职档案管理工作带来了不利的影响。新时期对中职档案管理工作提出了更高的要求，必须从根本上提高档案管理工作的质量，提升中职档案的利用率。使档案的收集、归档、保存实现统一管理，使中职学校中职科研成果得到进一步的推广，促进中职学校教育的健康发展。

一、加强中职档案管理的重要意义

中职院校是以教学和科研为中心，肩负着传播知识和培养学生学习能力的重要任务。中职学校档案是学校历史面貌记录形式，是科研成果和教学成果的重要表现。主要是学校在各项活动中，比如教学、科研、管理过程中的重要材料，加强档案管理工作能够促进中职教育事业的快速发展。长期积累下的教学实践活动材料，不但可以为中职学校党政管理工作提供考查凭证，还能为教学评估工作提供基础数据，有利于促进高校管理、建设工作的连续性。

二、目前中职档案管理中存在的主要问题

（一）中职档案管理工作不被重视。由于长期受传统思想的影响，中职学校档案管理工作的重要性没有被正确的认识，认识度也比较低。学校的领导将主要的精力用在如何办好学、怎样抓好科研上面。将中职学校档案工作附属化，忽视了档案工作的管理。导致中职学校的档案管理工作只是形式，管理工作相对滞后，归档延误，管理人员没有及时将档案资料录入档案，造成材料积压。学校的档案工作发展缓慢，很难适应学校的建设和发展。

（二）中职档案管理工作中缺少有效的机制。在中职学校档案管理工作中，缺少完善的档案管理制度，在管理的过程中随意性比较强，没有严格执行档案的操作流程，资料储存的不到位。管理机制与中职学校的事业不适应，管理制度的不完善，减弱了档案工作的保障性。缺少一定的有效规范，使档案管理工作没有真正纳入科学管理的轨道，档案的功能实现程序没有得到充分的发挥，大大降低了档案的利用率。

（三）中职档案管理手段落后。由于中职学校在档案管理工作中的投入经费不足，汇总信息化的建设设备不充足，计算机的管理功能没有充分的发挥，信息化的程度不高。多数中职院校都是采用人工方式进行档案管理工作的，管理人员需要以手工的方式将所要记录的学校信息录入档案，再以传统的方式进行汇总整编。增大了档案管理的工作量，延长了工作时间，限制了档案处理和有效利用。

三、加强中职档案管理的有效措施

（一）提高对中职档案管理的重视程度，使其真正为教学服务。中职学校的领导应该正确认识档案管理的重要价值，积极主动的在教学改革中加大宣传，做好层次定位、目标定位。促使教学档案真正服务于中职学校的教学，充分发挥教学档案的价值，提高教学档案的利用率。在全校开展档案管理动员，重视纸质档案的搜集整理工作，使全校教职员工都积极主动的参与到教学活动资料的收集、整理过程中来。使教学档案能够帮助管理人员制定办学方针，可以真正的服务于教学评估。

（二）建立并完善中职档案考核机制。中职学校档案管理工作中缺乏专职的管理人员，现有的人员专业素质有待提高。有些档案管理员因为年龄大了，不愿意接受现代化的技术手段，不擅长使用信息化管理，不能准确及时地找到相关的档案资料。因此学校应该重视对档案考核机制的建立完善，开展岗位大练兵，每一名档案管理人员都要熟练掌握档案管理的各个步骤。定期检查、考核，强化档案工作的监督指导工作，使档案管理真正实现规范化、系统化。

（三）加大中职档案信息资源开发，创新档案管理工作。创新档案管理工作是未来中职学校档案管理工作的发展趋势，档案管理要与时俱进，运用现代化管理技术，从根本上提高档案管理水平。细化纸质文档，要强化电子文档目录索引的功能，善于使用先进的技术设备，方便档案资料的查找。推进档案网络管理，加大档案信息资源开发，实现资源共享。同时档案管理人员要加强与教学人员的沟通，进一步拓宽教学档案信息资源的收集范围。

综上所述，随着社会的发展，中职院校得到了快速的发展，作为中职学校管理工作中比较重要的组成部分，应该正确认识档案管理工作中存在的问题。强化档案宣传工作，与时俱进，加大档案信息资源开发，提供各种有利的平台，为档案资源的信息化建设创造有利条件。注重发挥现代技术手段，加大投入的力度，提高中职院校现代化建设水平。同时在日常的工作中要不断提高管理人员的专业素质，满足新时代发展对档案管理人员的要求。充分发挥中职档案管理的价值，促进档案资料深层次的开发，真实地展现高校的历史面貌，促使档案管理真正为教学服务，有效地推进中职学校档案管理工作进程。

参考文献：

[1]何艳红.浅谈高职院校培训部门档案管理工作存在的问题和改进建议[J].青年时代，2016（21）.

[2]袁艳.浅析新形势下高职院校档案管理工作存在的问题及改进建议[J].黑龍江史志，2015（7）.