高校建立网络报销模式中的问题及对策

杨西南 何涛 邱均成 杨后超

[摘 要] 为解决高校财务传统报账模式效率低与日益增长的报销需求的矛盾，XY大学的财务部门自2014年全面开展财务信息化建设，启动网络报销模式。该模式运行后，取得了显著的成果，但也面临不少现实问题。文章结合XY大学财务信息化建设过程中发现的主要问题，从实际出发，分析其产生的原因，并在此基础上提出对策建议。

[关键词] 网络报销；信息化；人员配置；业务培训

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 020

[中图分類号] F232；G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）11- 0046- 02

0 前 言

高校财务以前都是实行传统的现场报销模式，很多高校由于经费总量偏高，经济业务数量多、金额大，财务人员超负荷工作。而报销人一直被“等候时间长”、“报销难”、“服务态度差”等体验所困扰，既浪费了报销人的大量时间和精力，又让财务人员苦不堪言。再加上财务部门由于种种原因的确存在“人员配置不足”、“报销规则不统一”等问题，高校财务的报账效率总是徘徊在低水平状态。

为了彻底改变这种报销困难的局面，提高财务工作效率，2014年，XY大学开始尝试建立高校网络报销系统，使报销人在财务实现无等候预约报销。该模式实施后，一改报销人在现场长久等候报销的方式，让报销人先在网上填制报销单并签字盖章后，再连同附件一并交到财务接单处，报销人即完成报销过程。然后接单人员转交给财务后台制单人员填制会计凭证，最后交给复核人员审核后再传送给出纳人员转账付款。尽管在建立过程中遇到种种困难，但财务处竭力克服，使高校网络报销系统顺利运行了三年，成功改变了昔日财务报销“人潮攒动”的现象，加强了财务管理，提高了财务的工作效率，给科研人员提供了更多的自主时间，赢得了绝大多数报销人的赞许。

本文从高校网络报销系统在实际操作和运行中还存在的诸多问题入手，提出若干解决对策及建议。

1 网络预约报销中存在的问题

1.1 部分报销人不能迅速适应新的财务报销系统

在新的报销系统开始运行的一段时间，报销人的咨询电话此起彼伏，接连不断。一部分报销人因不能理解、不能运用新的财务网络报销系统，反而心生怨尤。由于年龄的原因，报销人对现代信息技术的了解和掌握存在参差不齐的状况，大部分中青年老师对网络技术比较精通，对新的财务报销系统掌握较快，但一些年龄大的报销人对新的财务报销系统“如坠云雾”，相当不适应，觉得反而在网上预约时浪费了时间，从而产生了抵触情绪。

1.2 报销人在预约时产生的大量技术问题得不到及时解决

由于网络预约报销是一个全新的报销模式，它本身就要求财务有较强的网络技术支持，在实际运行中又会产生大量复杂的问题，大部分涉及网络技术及系统本身的设计缺陷，这就需要财务专门有人来解决这些难题。但财务部门受编制所限信息人员本来就少，随着各种问题纷至沓来，仅有的信息人员就会感到力不从心。比如报销人生成的预约单中预约人的姓名被“？”等怪字符代替、报销人填报的预约单内容不能完全显示、报销人需要更改银行卡号等等问题都需要信息人员及时解决，而这些问题有的能及时处理，有的由于是网络或程序缺陷，财务信息技术人要与财务软件开发方交流、沟通后联合解决，这就需要一定的时间，从而大大增加了财务信息人员的工作量，而且财务信息人员还承担着系统升级更新等任务，工作就更加繁重。因此现有的财务信息技术人员配置已经不能满足财务信息化建设的需求。

1.3 由于实现无现金支付，银行出纳的工作量大增

传统的财务报销方式由于习惯于支付现金，往往是现金出纳工作量大。但网络报销系统运行后，一切支出都通过“银校直联”直接打入报销人的银行卡上，现金业务仅限于交纳水电费、退还借款等，银行出纳的工作量骤然大增。特别是酬金发放方式的改变，由以前专人定期批量输出后再拷盘给银行批量发放方式转为逐笔凭证批量发放，这种新的酬金发放方式的优点是让报销人能及时获得报销资金，但由于银行退回款增多，大大增加了银行出纳对账等工作量。而银行退回款增多原因在于高校的学生多，容易因银行卡丢失、银行（或卡号）误报等因素而没有及时更正数据库信息。而酬金系统的数据库信息只能由财务信息员更改，否则即使报销人在填报预约单时更正了信息系统还是会默认数据库原来的错误信息，于是因银行卡号错误而支付失败产生了大量银行退款回单，银行出纳需要逐笔查找报销人信息并通知报销人提供正确银行卡号，再将更改银行卡信息后的回单交给会计人员逐笔填制凭证后重新支付，因此加重了银行出纳和制单会计的负担。而以前拷盘给银行发放的方式如果有支付失败的情况，只需将正确的银行卡信息重新拷盘给银行即可，不需要再填制凭证。再者随着银行单笔支付的数量增多，也加大了银行出纳对账的难度。

1.4 财务人员岗位设置增多，信息沟通不及时

由以前的面对面的报销模式转为网络报销模式后，财务人员面临如何重新配置的新问题。以前财务报销全部是“面对面”现场制单或审核人员，实行网络报销模式后，财务现在需要配置现场接单、现场制单、后台制单和审核人员，实际上减少了制单人员。而且由于现场接单人员和后台制单人员缺少信息交流，分单后往往后台制单人还要再与报销人进行电话沟通，浪费了大量时间。

1.5 财政国库集中支付制度对财务网络报销系统的制约

由于财政资金需要审批后再由国库集中支付，财务“银校直联”无现金支付系统现在不能直接对接国库支付系统，财务人员只能通过逐笔甄别每笔支出性质后再进行清算来实现国库的支付，过程相当烦琐，而且还容易出错。

1.6 高校某些相关部门信息化建设落后

高校财务进行信息化建设后，某些相关部门由于尚未进行信息化建设，不能与财务系统联网，共享网络资源，使报销人的部分业务（如认领科研经费并上账、设备入库等）的办事效率还是得不到显著提高。

2 解决网络预约报销中存在问题的对策

2.1 前期对报销人进行有针对性的培训，大力宣传网络报销

建议在建立新的财务报销系统前先对报销人进行多种方式的业务培训，同时在网上预约时提供在线相关技术咨询和服务，让报销人及早适应新的报销方式，并加大宣传力度，通过编制《报销操作手册》、模拟报销软件、现场演示等多种方式，辅导报销人迅速学会使用财务网络报销系统，为顺利运行该系统铺平道路。事实上，在运行一段时间后，绝大部分报销人都能认同新系统，因为新系统在网上不仅能即时查看报销状况，还能查阅项目使用的财务明细账以及个人的薪酬发放情况等信息，感觉比以往传统的现场报账方式节省了不少时间和精力，报销人花很多时间排队等候的场面已成为过去。

2.2 增加信息技术人员的配置

由于网络报销模式产生了大量网络技术问题，必须增加信息技术人员的配置，同时加大对信息技术人员的业务培训，使他们的业务技能大幅提升。加强和财务软件开发方的联系和沟通，修正新系统的缺陷，升级或完善新系统的相关功能，让报销人在网络预约时更顺畅。同时财务应积极与学校网络信息中心沟通，获得他们的支持，让学校网络与财务网络预约报销系统能“无缝”对接，使报销人能顺利通过学校网络进入财务系统预约报销，减少错误信息的出现。并通过建立QQ或微信等多种在线平台回答报销人的疑问，让各种问题都能及时解决。

2.3 升级银行无现金支付系统 ，让师生员工主动更正银行信息

建议财务人员要提醒报销人申报时要仔细核对银行卡信息，避免错误。利用短信或QQ群等平台的宣传让学生或教职工建立信息纠错意识，要让丢失或误报卡号的学生或教职工主动、及时通过“财务综合信息门户”更正数据库里错误的银行卡号等信息，将银行卡号错误率降至最低。同时财务应与银行联合研发或升级无现金支付相关模块，譬如可以让银行退款回单增加凭证号、报销人姓名、电话等信息，或让系统有自动短信通知报销人、让不成功资金能通过批量发放的方式重新支付等功能。还应扩大现有的部分银行无现金支付、自动对账功能运用范围，使财务与各开户银行都能实现无现金支付并自动对账，从而提高财务的工作效率。

2.4 加强财务后台信息交流，使用投递箱接（退）单

接单人应与后台制单人切实交流信息，可以将特殊事项说明附在预约单上，便于后台制单人了解报销人的相关信息。还可以实行投递箱接（退）单方式，让报销人先在网上生成预约报销单后通过视频或电话联络的方式让财务人员进行初审（熟悉的报销人也可以不走这个程序），然后直接将预约单交在投递箱中，财务人员定期从投递箱中取出分配给后台制单人，从而优化财务人员配置。但这种方式的前提是报销人较熟悉财务报销程序，否则报销人也要浪费时间来回跑财务。

2.5 实现“银校直联”无现金支付系统与国库支付系统对接

高校财務应积极与上级财政部门进行沟通，得到上级财政部门的理解和支持，并协同软件开发公司和开户银行制定可靠、完善的“银校直联”无现金支付系统与国库支付系统对接方案，在获得财政部门的同意后实行方案，从而提高财务工作效率。

2.6 高校其他各部门应同步进行信息化建设，实现业务衔接与资源共享

信息化建设不仅是高校财务部门的迫切需要，也是高校其他各部门的现实任务。高校其他各部门应加强与财务的沟通，同步进行信息化建设，实现与财务有关的业务衔接与资源共享，这样不仅财务工作效率能得到成倍提高，其他部门的工作效率也会大大提升。

主要参考文献

[1]王涵，张永冀，朱曼亚.BL高校网络报销模式的建立与改进[J].财务与会计，2015（11）：43-45.

[2]周其锋.“银校直联”无现金支付系统在高校财务工作中的应用分析[J].商业会计，2013（12）：117-118.