提高机关办文质量需要把握的几个问题

罗鹏 魏鹤君

内容摘要：办文是机关工作的一项重要内容，也是检验机关工作人员素质能力的重要标准。机关办文水平的高低，直接关系到机关工作的质量和效益，关系到机关的形象。机关办好文，应着力把握“吃透上情、接实地气、体现精髓、精准谋篇、彰显气势、追求创新、蕴涵文气、表述规范”八个方面的问题，不断提高机关办文质量。

关键词：机关工作 办文规律 办文质量

办文是机关工作的一项重要内容，也是检验机关工作人员素质能力的重要标准。机关干部对党的路线方针政策、社会大环境理解认识得越全面、越准确，工作的视野就越宽阔，思路就越清晰，分析问题就越深刻。机关办好文，首先要认识办文的一般规律和特点，找到它的特殊之处，锻炼自己的抽象思维能力。具体来讲，要把握以下八个方面的问题。

吃透上情。文字材料问题，其实是个认识水平问题，认识水平有多高，材料就有多深。认识水平问题又是个理论功底问题。法捷耶夫说：“重要的艺术技巧问题是依赖作者人生观的深度和他包罗万象的广度来解决的。”因此，如果没有深厚的理论功底，没有科学的理性思维能力，不能运用马列主义的立场、观点和方法来认识分析问题，那么写出来的材料就会既没有高度，也缺乏深度。机关的一些同志之所以难当文字工作大任，一个主要的原因就是思想理论功底薄，政策水平低，造成看问题简单、片面、肤浅，出主意、写材料难以领会上级意图，抓不住问题实质，直接影响工作落实的效果。所以，机关干部必须在观念上领先一步，紧紧围绕地位与角色目标定位，熟悉并掌握上级的有关方针政策，特别是在综合部门从事文字工作的干部，要善于学习、钻研文件，特别是党的各种重要会议和各项重大决定，以及形成的各种重要文件、出台的各项改革措施，要经常学习、反复理解、把握精神，体现出较高的理论水平、政策观念、理论修养、思想境界，做到融会贯通、清晰纲目、突出要点，这样才能起到引导、指向的作用。

接实地气。解决问题是文字材料的终极目标。如果对单位情况特别是基层的情况不了解，写材料的时候就没有针对性。选题要选大众关注的问题。那么，到哪里去抓问题，是我们经常考虑的问题。这就需要我们从基层工作中体验、观察、提炼，到基层扎扎实实地做调查研究。机关干部只有走进群众，才能掌握第一手资料。实践证明：那些脱离群众理解和认识实际的宣教，高大空全、通篇正确的废话，满嘴“思想泡沫”、故弄玄虚的讲话，是毫无实际效果的。要坚决克服那种下不去、蹲不住，光调查、不研究，了解情况仅仅依靠打电话、听汇报、要材料、看报表，或是“坐在屋子里想点子、打开抽屉找例子、关起门来写稿子”的不良写作倾向。要走基层、转作风、改文风，学会脚跟点地，学会用自己的话来写文章，用自己的脑子来思考问题，用自己的眼睛来观察事物，用自己的耳朵来倾听声音，用自己的腿脚来调查研究，贴近生活，融入群众，对于基层的实际情况要尽量收集得全面、准确、细致。要有点有面，点上的情况要细要实，面上的情况要有综合数据，这样形成的材料就会调查清、分析精、措施实，文章贴近工作实际，有指导性、有实践性，能够给人以深刻的警醒和启发。

体现精髓。文字材料的价值最根本的体现在思想引导。思维层次的高度和深度，决定了文字材料思想的高度和深度。古人认为，智慧源于思考，“思曰睿，思虑之后，睿自然生”。好的文字材料不仅要提供一些信息，更要引导人去认识一些深层次的问题，看到事物的内部联系，发现一些规律性的东西，而规律不是凭直观就能把握的。这就需要反复思考、深入思考，以使自己的思维更加敏捷、分析认识问题的水平更高、写出的文字材料更有深度。撰写文字材料，思想不深刻、观点不鲜明是最大的缺陷、致命的弱点。一篇好的文字材料是靠主题思想支撑起来的。领导机关的文件和领导干部的文章、讲话，体现着党的声音，是统一思想认识、加强部署协调、指导工作落实的基本工具，政治性、指导性极强，必须改进文风，紧紧扣住主题和重点来组织文字，去粗取精，去伪存真，由表及里，由此及彼，从个体到普遍，由现象到本质，由感性到理性，在事物的固有规律下進行写作，谨慎用笔，准确画像，给人以满意的答案。

精准谋篇。撰写文字材料和写文章一样，要达到条理清楚，层次分明，前后一贯，构成完整的统一体，就必须把握好精准谋篇。精准谋篇问题，本质上就是组织材料和谋篇布局的问题，即文字材料的结构问题。文字材料的结构，就是撰写者根据主题的需要，按照写作要求，对材料进行科学的组织与安排。简单地讲，就是文字材料的组织、构造。我们经常讲一份材料分几个部分或几段，开头怎样写，正文写几个问题，如何结尾等等，这些都是讲的文字材料的结构。撰写内容多、篇幅比较长且比较重要的材料，一般在动笔之前，应先编写好结构提纲，这一步对起草材料至关重要。如何编写提纲？其基本方法是：先确定材料大的结构（层次），然后确定各部分的具体内容，并逐步抽象出观点和组织具体材料，达到结构合理，层次清楚，观点明确，材料安排得当。具体说，编写提纲一般是由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。

彰显气势。人们常说，机关无小事，在机关工作的同志是职务不高要求高、干部不大责任大。这是因为机关部门多、头绪多、层次多、要求高，要想任何时候、任何情况下都能做到长袖善舞、立足主动，就不仅要有严谨的作风、科学的态度，还要有规范正确的方法。换句话说，就是必须熟悉并能准确运用机关办事办文的一些规则。给领导写文章、出材料，客观上存在经历倒挂、职务倒挂和年龄倒挂造成的困难，难大气、不如意、想放弃。然而，正因为难，才能体现人生价值。靠什么弥补差距？靠思想站立、靠刻苦立身。写作的顶峰需要金字塔式的发展。只有形成厚重的塔基，才能筑就坚实的塔尖。写文章离不开平时的积累和充分的思考。在大家都在做的工作中，拿别人意想不到的思路和办法，做到“领先一步”；抓住现象中初露端倪、具有较强生命力的东西不放，形成自己独特的思考，做到“棋高一着”；在工作具有一定规模、获得一定效益的时候，认真思考，做到“技高一筹”。运用马克思主义的立场、观点和方法观察分析问题，从理论和实践、历史和逻辑的统一中，写出高度、深度，写出名望、声威，写出胆魄、气势。

追求创新。问题是文字材料的靈魂，解决问题是撰写文字材料的目的。不提出问题，不分析问题，不解决问题，不表示赞成什么、反对什么，说来说去还是一个“中药铺”。文字材料要有生命力，就要从现实问题或事物本质出发，让人一看心里就产生强烈的认同感。什么叫创新？按照词典解释，“抛弃旧的，创造新的”。发现问题、解决问题就是创新。发现问题是前提，解决问题是关键。“观念更新，遍地黄金，观念落后，面貌依旧。”观念新，天地新，观念变，万物变。观念创新是最基础的创新，没有观念上的变化，就产生不了行动上变化。创新发展的过程，应该是不断发现、认识、探索、总结和扬弃的过程。要抓住问题的本质，从事物结合点、边缘处“出新”，练好“结合”“渗透”基本功，具备自己的语言风格，富有变化创新，摒弃大话、空话、套话、虚话、玄话，真正体现时代性、把握规律性、富有创造性，写出层次高、思想新、观点准、指导实的文字材料。

蕴涵文气。撰写文字材料也有个文风的问题，主要体现在准确性、鲜明性、生动性三个方面。准确性是对文字材料首要的、基本的要求。准确就是文字材料所涉及到的内容，无论观点、材料，还是语言文字，甚至标点符号都应该准确无误，尤其是事例，要有根有据，经得住检验。任何一事之偏，一语之失，一字之差都可能带来不良后果，或给文字材料的效用带来阴影。只有保证文字材料内容的绝对真实，才有说服力，才能维护机关的形象和权威。鲜明性是体现文字材料质量与水平的重要标志。撰写文字材料一是观点要鲜明。主张什么、赞成什么、提倡什么、反对什么、要求什么、注意什么，等等，都要旗帜鲜明，毫不含糊。二是写法要鲜明。做到行文立意鲜明，高度体现行文意图；观点鲜明，合乎逻辑，论证充分，论点、论据、论证融为一体；谋篇布局重点突出，层次安排清楚，首尾照应，过渡段、过渡语使用得当，背景交待清楚等。生动性在于增强文字材料的可读性，提高宣传效果。通常请示、批复、告知类公文要注意明确、简洁；法规、办法、章程类公文力求严谨、周密；各类报告、领导讲话稿等则可辅以使用号召性、鼓动性等语言。

表述规范。文字材料除在语言表述上要求体现准确性、生动性、鲜明性特点外，在文字材料中的名称、数字、时间表述以及文字材料中的省略、标点符号的使用上，也应遵循其特定的规范要求。文字材料中的名称表述，其一般要求是：文稿中第一次出现的人名（含职务）、地名、组织机构名称等应写全称，除符合规定者外，慎用简称；同一名称在文稿中多次出现时，前后要统一。文中涉及若干人的职务时，要按有关规定正确排列次序，重量、长度计量单位名称按国家规定书写，对有些明文规定不用的名词，要使用新的提法。正确使用专业术语，引用译名以统一、通用的译名为准。

（作者介绍：罗鹏，本科学历，现任武警警官学院训练基地分队指挥系参谋业务教研室教员，主要从事公文写作教学和研究；魏鹤君，武警警官学院训练基地教研部信息技术教研室教员，主要从事信息技术教学和研究）