对做好档案管理工作几个重要因素的探讨

王英杰

摘 要：随着新媒体时代的到来，要做好档案管理工作，更多档案管理人员从实际出发总结经验，并结合现代的管理方法，实现档案管理工作的规范化、科学化。本文通过在信息、人员、安全等要素探讨如何做好档案管理工作，使档案信息能够真正服务大众。

关键词：新形势；档案管理；优化

随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作越来越重要。档案工作是在各项工作中形成的，具有保存考究价值的资料，是对工作的记录及考察的凭证。然而档案管理工作需要相应的资料做好规整、建立健全管理体制、完善檔案基础设施设备、健全档案工作制度。档案管理工作应该与时俱进，吸收、借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。本文就做好档案管理的几个重要因素做以浅显探讨分析。

1 信息化建设

信息化建设推进了档案管理的现代化进程，作为常见形式电子档案也应运而生。档案管理信息化，不仅为档案管理科学化、现代化发展做出重大贡献，也极大拓宽档案工作范围，将档案事业推向新的台阶。

（1）网络建设。档案信息资源整合一个最终目的是实现信息共享，目前大环境下网络已实现互联互通，但各地内部档案互联互通的程度比较低，档案网络化建设多在封闭的状态下进行，类型多样、标准难统一，形成“信息孤岛”。因此，前期的统筹规划是档案信息化建设的重点，参考相关专业要求，结合电子政务规范标准，集中开发，统一指标，有计划地分步开展，保证档案管理效果和工作效率。

（2）系统建设。目前档案信息系统仍是五花八门，缺乏统一标准格式，使用效果不佳。因此，在档案信息化建设过程中，人力、技术、财力应给予大力支持，加大研究力度，不断解决技术难点，为建立了健康的信息系统提供良好的环境，从而真正地实现档案信息资源利用的最大化。

2 人员素质

档案管理人员的综合素质水平直接关系着档案管理的优劣。目前，在档案管理工作中，档案工作人员主要存在以下几方面不足：

（1）服务意识薄弱。过去档案工作不重视利用，主要从事收集、整理、归档等业务，现在摒弃该管理理念，拓宽档案管理的内容，更多强调档案管理工作的服务性，不断提升档案内容的价值。但是，由于对档案工作认识不足，加之相关领导重视程度不够，缺乏监管，一些档案人员工作理念的转变还有一定的难度，工作积极性不高，敷衍了事的现象仍存在。从严格意义上说，档案管理工作突出的是服务理念，无论是对内部人员还是社会大众，档案管理工作人员需要明确档案管理的职责，加快观念上转变，以服务为己任，更好服务社会。

（2）专业化水平低。档案工作内容繁杂，并非简单的材料整理，很多人对档案管理工作了解和重视不足，长期以来，大多数档案工作岗位人员或是临时调用或是年龄偏大临近退休人员负责，很大的一部分人员根本不具备专业档案管理知识，外出学习和培养的机会更是少之又少。实际工作中，档案管理工作人员职责不明确，并未按照相关规范进行档案整理归档，客观上影响档案有效开发和利用。因此紧跟时代脚步，充分利用现代化手段，通过自学、培训及继续教育等方式，不断提升档案工作人员的专业知识和技能。

（3）信息化水平偏低。随着信息化的到来，档案管理方法更多应用先进的信息技术，计算机和网络技术的普及给档案管理工作带来了极大便利，更节省大量人力、物力、财力。但一些档案管理人员仍采取传统手工提取档案信息的方法，一方面是自身缺乏信息技术知识，另一方面是很多优秀信息化技术人员不愿从事枯燥的档案工作，这些都在很大程度上阻碍着档案管理成效和档案信息化建设的科学化。因此，提高档案管理人员的信息化水平，是实现档案事业科学、高效、规范管理的重要手段。

3 安全保障

现代化的网络环境下，档案信息资源复印和传播更便利，一些备份和记录内容很大程度上涉及个人隐私和档案资源著作权，网络资源共享容易使个人数据不妥当地扩散、变更、甚至滥用及意外丢失，给档案安全工作带来极大威胁，这也是档案信息化建设亟待解决的难点。

（1）安全立法问题。围绕网络信息安全，我国已经制定了一系列法律，只是规定了档案开放时限、服务对象、范围等内容。但在实际工作中，尤其在档案信息服务过程中隐私保护主体，在网络信息资源建设中的责任和义务，还有需要对保护内容范围和保密级别做详细的规定。因此，档案信息资源开发利用中需进一步制定操作性比较强的标准、规范和法规，并加大宣传，增强档案管理法律化意识，保证档案的安全性，满足人们对档案信息的需求。

（2）职业道德问题。档案人员是档案信息整合、优化、传播者，档案职业道德又是档案工作人员的行为规范，档案工作者要以身作则，明确档案安全规范，在开发利用档案的工作中遵守有关的法令法规，注意对服务对象隐私的保护，防止被坏人利用，档案管理工作者通过学习不断加强自身职业修养，促进档案事业不断向纵深发展。