关于建立双轨多元人事档案管理体系的探索与实践

雷婷

一、建立双轨多元的人事档案管理体系的背景

近年来，随着医院规模不断扩大，卫生专业技术人才随之增长，许多大型医疗机构的员工已达到千人以上。但由于公立医院本身性质所限，人员编制数是固定的，编制外人员长期存在，其中硕士研究生以上学历的高层次人才纳入编制内管理，硕士研究生学历以下人员行实行人事代理制度。此外，大型医疗机构中人员构成复杂，除医疗、护理、医技人员外，医辅、行政及后勤人员亦占一定比例，而且在同一类型的人员中，编制内和编制外人员同时存在。这种大量而复杂的人员构成给医院人事管理工作，尤其是人事档案管理造成巨大压力。随着医疗制度改革的不断深入，人才的需求和配置也发生了相应的变化，人才流动更加频繁，对医院管理更趋科学化和规范化的要求也越来越高，人事档案是人才发展轨迹的记录，作为用人单位引进和使用人才的重要依据，其重要性逐渐凸显，利用率也在逐步提高。频繁的人员流动亦对人事档案管理提出了更高要求，传统的管理和利用模式难以满足现在动态管理的需求。

为此，我院探索出一条双轨多元的人事档案管理道路，在同工同酬的前提下，不同身份的职工实行不同的档案管理方式，打破编制限制，优化管理流程，并充分享受信息化带来的红利，大幅提高人事档案的利用效率。双轨多元的人事档案管理体系是大型医院快速发展的需要，是顺应医疗制度改革的需要，无论是对人才的成长还是医院人才队伍建设都具有建設性的作用。

二、双轨多元的人事档案管理体系的内涵

（一）人事档案实行双轨制管理

由于人才需求的增加和编制总量限制之间的矛盾，医院近几年招录的毕业生实行分流制，具备硕士研究生学历以上人员及其他高层次人才纳入编制内管理，其他人员为非在编人员，实行合同制管理。正式在编人员的人事档案依然由医院统一保存保管，聘用制非在编人员实行人事代理，在编与非在编人员实行同工同酬，只是在档案管理权限上分开管理。

随着医疗制度改革的逐渐深入，打破编制限制，按需设岗，已成为大家的普遍认识。但由于我院公立医院自身的性质，编制制度的存在也是客观事实，实行双轨的人事档案管理体系则有效地打破在编与非在编人员身份差异，实行人事代理制度的非在编人员只有人事档案委托秦皇岛市人才交流服务中心管理，其人事关系、工资关系、养老保险社会统筹等仍由医院统一管理，工资额度，养老缴纳比例及其他待遇与在编人员一致，也就是说，编外人员与在编人员一样，也可以正常晋升、聘任以及参与竞聘，双轨制管理的实施使医院在打破编制限制，实现人才公平竞争与同工同酬的道路上迈出了关键的一步。

（二）档案开发利用方式多元化

医院工作人员数量逐年增长，人员构成也日趋复杂，这对医院的人力资源管理，特别是人事档案管理造成了巨大压力。虽然医疗制度改革不断深入，但人事档案依然是引进和使用人才的重要依据，其开发利用率逐年提高。频繁的人员流动性亦对人事档案管理提出了更高要求，传统的管理和利用模式难以满足现在动态管理的需求。

近年来，借助医院信息化建设大幅提速的东风，我们开发了基于人事档案信息的人力资源信息系统，建立医院与代理机构共建共享的内部网络平台，在保证安全的前提下，逐渐实现代理人员的档案信息，如年龄、学历、职称等相关信息资料的在线查询，基本实现了对医院各级人员构成的统计与分析功能。

三、实行双轨多元的人事档案管理体系的社会效益

双轨多元的人事档案管理体系实施后，以往针对存档主体、医院人事部门或者人事代理机构的问题逐渐得到改进和修正，档案利用效率也得到了大幅提升，为医院的人力资源建设、信息、科教、财务审计等多部门做出了贡献，产生了良好的经济效益和社会效益。

（一）打破编制限制，顺应医疗制度改革大趋势

1.实行双轨多元的人事档案管理体系则有效地打破了在编与非在编人员身份差异。实行人事代理制度的非在编人员只有人事档案委托秦皇岛市人才交流服务中心管理，其人事关系、工资关系、奖惩考核、养老保险社会统筹等仍由医院管理，待遇上与在编人员同工同酬。简而言之，双轨制人事档案管理体系的建立有效地打破了编制限制，既促进了人才平等竞争与发展，也为深化医疗制度改革奠定了基础。

2.建立双轨多元的人事档案管理体系为医改新形势下医院人事制度和薪酬制度改革奠定基础。按照我院医疗制度改革的初步方案，未来在职职工无论是在编职工还是聘用制职工，一律转为岗位聘任合同管理职工并纳入人员使用控制数总量，原有在编职工的身份作为档案身份继续保留。岗位设置由按编设岗向按需设岗转变，逐步实现“以岗定薪”，原有在编职工的工资只作为档案工资保留。医疗制度改革正在逐步推进，双轨多元制的人事档案管理体系有利于积极稳妥的探索并推进适合我院特点的人事薪酬制度，着力体现医务人员技术劳动价值，逐步实现我院收入分配的科学化和规范化，最终促进医院持续健康发展。

（二）明确档案管理权限和制度，优化人才双向选择

1.明确档案管理权限和制度。针对以往医院和代理机构沟通不畅、职责不清、效率不高的情况，重新整合并制定一整套人事代理档案管理制度，从制度和程序上明确双方的职责和权限，在各方提高认识的基础上，从源头解决双方信息交流不畅、推诿职责、效率低下等问题，在双方的合作不仅要在档案材料的移交或代理手续的办理上，还要制度的制定、程序的协商、信息的交流等方面根据自身具体情况制定出切实可行的代理人员人事档案管理相关制度和规范，提高人事档案代理效率和管理水平。

2.优化人才双向选择。众所周知，正式在编人员的调动手续十分繁琐，审批手续除了涉及原单位与接收单位外，还要包括医院上级主管部门与相关级别人力资源和社会保障局等部门，手续办理十分繁琐，耗时长，很多时候医院紧缺的人才不能及时投入工作。人事代理机制手续简便，周期短，医院与专业技术人才签订聘用合同，人才的解聘与流动也十分便捷。在同工同酬的前提下，简化招录聘用手续，专技人才与用人单位实行双向选择，节约成本、简化程序实现了互利共赢的良性循环。

（三）提高人事档案利用效率，充分享受信息化带来的效益

建立医院与代理机构共享的内部网络平台，在保证信息安全的前提下，逐渐实现代理人员的档案信息如年龄、学历、职称等相关信息资料的在线查询，降低档案管理人员的工作负担， 提高人事档案（下转11页）（上接54页）利用率，优化医院人力资源配置。

1.减少因对人事档案翻阅而造成的对原始材料损害。以往需查询和利用人事档案时，需要人工翻阅、复印或者抄录，不仅效率较低，也不利于人事档案的保护。利用安全的网络系统对人事档案信息查询管理，保护了档案材料的完整与安全，尤其保护了那些年代久远，纸张脆弱的重要档案。

2.显著提高档案利用率和工作效率。医院管理的人事档案1000余卷，传统人事档案管理模式在查找或统计人员信息时往往需要消耗大量的时间与人力。在实现档案信息在线查询后，利用信息库内的大量数据，既可以快速检索人员信息，也可以全面分析人员结构。大幅度降低管档人员的工作量，也提高了工作效率，真正做到人事档案信息检索的快速、全面与准确。

3.为医院决策提供参考，为医院通过各级各类评审做出贡献。基于人事档案信息的人力资源信息系统不仅可以收集、存储和查询信息，还具有对职称、学历、年龄分布构成等情况的统计与分析功能。在数据准确的前提下，可以随时导出相关信息、随时提供所需的统计分析结果。为医院选人用人和行政决策提供了可靠的参考依据，保证医院决策与组织目标的一致性。另外，信息系统可根据实际要求为相关部门提供信息支持，如财务、科研、教育等，在权限明确的基础上，真正实现信息资源共享。

（作者单位：秦皇岛市第一医院 ）