大数据时代背景下的档案管理探讨

肖伟莉

【摘要】大数据时代是信息的时代，同時也是知识经济的时代，大数据的应用和发展对提升我国企业档案管理工作的质量有一定的帮助。本文基于档案资料对企业信息安全和管理的重要作用，从提升现代企业应用大数据进行档案管理的方法策略人手，研究在现代企业档案数量和安全要求不断提升的现实环境下，提升企业档案管理水平的相关措施。

【关键词】大数据 档案管理 探讨分析

中图分类号：G271 文献标志码：A

大数据也被称为巨量资料。顾名思义，其携带的数据量已经超过了目前人们熟知的静态化数据存储模式，而且需要更加新鲜的处理模式才能完成对大数据信息的获取及处理。大数据具有数量大、速度快、多样化、价值密度高、真实性好等五个方面的特点，目前已经成为现代社会运行的基本数据模式。在大数据的影响下，现代企业档案管理工作也面临着全新的挑战。一方面，档案信息更新速率加快，数据量增加，对档案管理人员的操作能力提出了一定的要求；另一方面，虽然基于大数据应用的档案管理工作效率得以提升，但是管理质量和信息安全性面临质疑。因而在这一情形下针对大数据与档案管理的结合进行探讨具有一定的意义。

一、大数据与档案管理工作结合的途径

（一）将档案变成大数据中心

信息技术革命与经济社会活动的交融催生了大数据，大数据是经济社会、现实世界、管理决策的片断记录，蕴含着海量碎片化信息。信息时代的档案包罗更多数据信息，比如交易数据、访问数据、管理情况数据等，同时数据量也有了极大的扩张。以全社会7亿网民所能带来的数据交互和传播量来看，囊括这一数据的档案信息体量将达到数千TB，当档案信息规模扩大到一定程度时，档案数据本身便已成为大数据的一部分，将大数据应用于档案数据的归集、分类，实现数字化的档案管理的同时也便形成了档案大数据，这样能够进一步方便企业对档案的利用，促进档案管理工作的进一步完善。

（二）利用大数据技术发挥统计档案的决策支撑作用

目前针对电子化的海量数据与全面的档案管理还有一定的差距，而随着大数据技术的不断发展，其计算技术将能够在未来增加对海量数据的解读与分析功能。这是大数据技术支持档案管理的未来发展情形。凭借这一改进，档案的决策作用将愈发凸显，能够为企业的经营、市场的拓展、收益的持续增加提供基于历史的数据分析，使企业能够更加方便快捷地借鉴过去的经营经验。对竞争日趋激烈，同时信息生产速率加快的现代商业社会而言具有积极的推动作用。

二、目前企业档案管理工作中存在的问题探讨

（一）成熟的档案管理指标体系尚未建立

目前我国大多数企业在进行档案管理工作时还采用较为传统和保守的管理思路，管理不成体系，同时对不同类型档案资料进行分别管理的能力较差，主要表现为档案管理指标较为简单，同时缺少客观性指标，人为主观因素较多。档案管理的具体执行过程与公司战略发展不相契合，档案管理过程随意，重要档案管理地位不突出，这些都制约着档案管理效率的提升。档案管理指标体系的建立需要企业拥有先进的档案管理理念，对于现代企业而言，一方面身处国际化的大潮之中，另一方面市场竞争加剧，对管理工作的要求也日益提升，档案管理要服务于企业的发展和建设，而不能仅仅只是将数据收集起来。众所周知，档案管理理念指的是依据档案管理的具体任务的形式界定管理的规程和执行的方法，确定档案管理制度的权利与义务，这一理念往往未被现代企业所重视并应用，导致档案管理工作随意l生较大，无法突出档案管理的实际作用。

（二）企业对应用信息化系统管理档案的重视不足

应用信息化体系管理档案本质上是档案管理流程的梳理和再造的过程。现代管理学将信息化平台看作一个资源富集的存储器。通过信息技术手段实现数据的存储、分析、提取，继而实现档案信息本来的作用，促进档案管理效能的提升。基于信息化系统进行企业档案管理过程的优化主要是利用信息技术的设计模式，保证实现档案数据本来的作用。但是由于部分企业在信息化实践方面较为落后，信息化应用增加成本的同时对提升档案管理效率的帮助有限，因而大部分企业不愿大规模部署信息化设备用以管理档案，使得档案管理过程仍旧偏向于传统的人工化管理，其中信息的错漏和数据量的不足已经凸显。但由于多年来企业对档案管理作用的认知缺乏，使得档案管理低效率的事实没能得到有效的缓解。

（三）档案管理人员素质不足，档案信息安全性问题凸显

健全的档案管理工作需要管理人员不断努力，然而由于一直以来对档案管理工作重要性的认识不足，档案管理部门缺乏具有专业档案管理知识的员工对其负责，档案信息系统化管理不足。同时由于网络安全性不足，企业档案信息时常面临着数据丢失、盗录等安全性问题。

三、基于大数据背景下的档案管理探讨

（一）设立有效的档案管理管理监督措施，保证档案管理合理有效

有效地针对档案管理工作进行监督突出了对目前企业档案管理体系松懈、持续监管能力不足的问题的针对性举措。管理制度需要相应的监督体系保证其运行过程平稳有效，但是目前大多数企业的档案管理缺乏体系，管理弱化，由于档案管理内容逐渐增多，在实际管理过程中无法更好地把握要点，存在错漏，主要表现在档案数据的更新缺乏有效保障，档案数据的有效利用不足，档案管理体系化未能很好地开展。为此，需要针对性地建设档案管理监督措施，设立企业级监督系统和部门级监督系统，贯彻公司的档案管理理念，以通过档案管理为企业的持续经营发展服务为基本管理理念，加强对档案管理体系运行方式的监督，应用信息化系统完善各部门大数据档案的建设工作，继而完善档案为现代化企业运营决策和经营支持的作用。

（二）增加企业对档案管理信息化的管理投入

企业档案管理由人工管理向大数据管理的转型发展的过程中必然会存在诸多的漏洞，造成档案数据安全缺乏保障体制或者无法满足各个部门不同信息需求的问题。目前这一问题在中小型企业中较为常见，但是要实现信息化的档案管理过程，就必须要加快对档案管理工作质量和效率的全面提升。企业管理层要设立专门的巡查督导组完善网络信息部门日常工作的监督，对工作人员进行档案管理信息化教育，使其明确企业档案管理的重要性，明确建立企业级的大数据档案对企业实现全面管理，提升管理效率所具有的巨大作用。企业要增强对档案管理员的管理。管理员的疏忽造成档案信息安全受到威胁的情况数不胜数，此举虽然也可归因于企业内部管控措施的疏忽，但是更不如说是档案管理人员自身管理的漏洞。档案信息的安全对企业互联网的安全和保密性提出了挑战，要做到网络信息安全管理的真正有效和严谨，企业管理层和网络信息部门负责人就要在加强网络信息安全宣传之余加强对直接管理人员的监督和管控。力求每个档案管理从业者明确网络信息安全工作的底线，切实保障档案管理过程的信息安全。

（三）培养高素质信息技术人才，形成档案管理+互联网人才应用模式

高素质人才是企业档案大数据得以应用和完善的基础，时下信息资源极大地便利了人才培养，信息技术人才和会计人才的交集更加扩大，企业有针对性地分析和引导才能形成具备信息化工作能力的会计人才梯队。对于现代化企业而言，档案信息与企业的运行发展密切相关，其中不仅涉及到财务数据、产品信息，同时也涉及到企业员工的数据，一些财务数据由于涉及到商业机密，因而在日常管理过程中丝毫不能马虎大意，这就要求企业领导层对管理人员进行系统化的培养，不仅要灌输基本的档案管理知识，还要加强档案管理信息化技术和安全意识的培训，定期开展大数据与档案管理的技术培训活动，对档案管理人员进行培训与考核，促使其不断学习信息化技术，强化其获取信息、管理信息、分析和应用信息的能力。在提升传统档案管理技能的基础上，保障企业的档案管理人员能够熟练操作信息化的档案管理系统，提升其工作效率。

四、结语

综上所述，档案管理对于现代企业的经营和发展具有重要意义。可以说档案管理工作已经融入了现代化企业管理的工作过程，成为明确企业发展轨迹、审视企业未来发展道路的一个重要途径。虽然档案管理具有十分重要的价值，但是受到传统档案管理工作理念和工作方法的影响，档案管理效率较低、难以贯彻新时期对档案管理工作的创新要求，特别是在互联网时代快速发展催生的大数据应用下，档案管理亟需寻求新的发展路径。因而企业内部档案管理工作具有非凡的重要性，而档案数量的激增和落后的管理手段要求我们对其进行管理方式的变革，这就凸显了互联网时代下信息化档案管理的重要作用。本文通过分析大数据时代将普遍存在的大数据应用与传统档案管理工作相结合这一基本形势，明确了企业档案管理过程中存在的问题并提出相应的对策。本文旨在通过这一研究为大数据时代下企业档案管理提供可资借鉴的经验，促进企业档案管理工作的快速进步。