浅谈企业档案工作创新与发展趋势

王雅男

摘 要：现如今，我国的国民经济在快速的发展，社会在不断的进步，伴随着信息化和网络化的发展，传统的档案管理已经不符合当前企业发展的需要，并且也难以适应社会发展的要求，创新档案管理的方式能够极大地改变档案管理现状，提高档案管理的效率。基于此，本文对企业档案管理创新的策略进行了分析和研究，希望可以有效提升档案管理的效果，助力企业长远发展。

关键词：企业档案工作；创新；发展趋势

引言

以“十三五”开局为起点，企业进入了一个新的发展阶段。既面临难得的发展机遇，也面临严峻的市场挑战。档案部门必须紧密结合企业档案工作的实际，坚持用围绕科研生产大局、服务生产一线的思想来指导档案工作，充分履行和发挥企业档案机构的档案管理和保管利用职能，通过档案工作观念创新、管理创新和技术创新，不断完善档案工作“三个体系”建设，使档案工作更好地为企业的科研生产和经营活动服务。

1企业档案管理存在的问题与不足分析

1.1企业不重视档案管理

在市场经济快速发展的社会背景之下，企业档案管理发生了新的变化，但是企业中的一部分人员由于长期受到传统档案管理意识的影响，没有认识到档案管理的重要性，认为档案管理是可有可无的部门，将主要时间与精力都放在经济效益的增加方面，档案管理缺乏主动性和积极性，因此档案管理工作未能够与企业发展、经济建设更好地结合起来。

1.2档案管理创新意识较弱

创新能够为企业带来发展的活力，档案管理工作也不例外。当前很多企业的管理者受传统思维的影响，认为档案管理是其他工作的附属和辅助，一切工作按照原有的套路进行，因此在发展的基本思路上受到了严重阻碍，畏惧改革，缺乏创新意识。并且企业管理体制单一，管理不到位，工作方式守旧，缺少改革的动力，使档案管理处于止步不前的状态。

1.3缺乏主动性

新时期的档案管理工作还需要全面提升，但是部分企业对档案管理工作认识不足，缺乏主动性，存在等、靠、要的思想，服务能力和服务手段相对滞后，严重影响了档案管理工作的效率，档案信息和相关的服务窗口未有效发挥其作用。

2企业档案工作创新与发展趋势

2.1档案资源对于塑造企业文化价值巨大

汇丰银行档案馆通过利用档案来传达汇丰银行的文化、价值观和宗旨，为实现企业战略做支撑，为培养员工敬业度和自豪感以及维护客户资源、保持长期声誉方面作出了切实贡献。李维·斯特劳斯公司利用档案，通过创新方式讲述经典故事来激励客户以及如何借助其悠久的品牌历史遗产而重获成长等。日本涩泽荣一基金会通过讲述丰田汽车、株式会社资生堂、花王等日本企业多元化的档案利用手段，是如何用来增强企业竞争力的，并卓有成效。这些事例充分证明，塑造企业档案文化对于企业打造核心竞争力具有重要支撑作用。一些现状企业档案工作虽已取得一定成果，但整体局面也并不十分乐观，表现为企业对档案助力形成企业文化意识不强，在很多企业领导眼里，档案就是图书资料，仅供查考之用，他们缺乏战略意识，缺乏对档案工作的深刻性领悟。结果就是，很多档案价值性被封存，企业的发展历史无人问津，大家关注的都是“现在”，而没有去整理“过去”，不能继往谈何开来？有的企业做得就比较好，他们会对过去的历史进行梳理，整理出荣誉室，研究企业发展史，甚至是建立企业文化的展厅出来，向贵宾和干部职工宣扬企业发展的各个历程的人和事。它自然而然就形成了自己的一种企业文化，也可以培养员工对企业的认同感和忠诚度。另外，相当数量的民营企业对开展档案工作需求不强，热情不高。笔者认为，可以从档案助推打造企业文化角度，向民营企业宣传开展档案工作对于打造其软实力的重要作用。只要是想做大做强的民营企业，是没理由将档案部门提供的服务拒之门外的。

2.2适应发展，创新整理流程

随着信息技术的发展，OA、ERP等的上線运行，企业已逐步进入到办公自动化、科研生产无纸化、信息资源利用网络化的阶段。文件收发、批阅、处理已实现网上传输，但是文件的归档整理却还是沿袭原来纸质文件时期的归档流程。在信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作岗位、工作环节、工作步骤的一体化集成的过程。OA系统与档案管理系统的成功衔接，从技术手段上已可实现文件的实时归档，档案部门应适应企业的发展，在实践工作中不断摸索创新，对档案整理工作流程进行重组与再造，以提高整理工作效率。

2.3拥抱当代信息技术是档案工作大势所趋

大卫·弗里克先生在题为《国际理事会及企业档案—支持创新发展》的报告中指出，数字技术、数据分析技术以及人工智能这三者将在档案文件的保存、展示方式等方面不断给档案工作者带来巨大的影响。随着大数据、云智能、区块链等技术的不断完善和发展，当代信息科学技术进步可谓一日千里，直接带来的效益就是提高了人们的工作效率，使得信息交流活跃程度前所未有。对于档案部门来说，与时俱进，用当代科技武装自己，对于保护档案原件，提高工作和查阅利用效率是大有裨益的。实际上，将档案资源在系统平台上进行有效整合，对于企业实现数据流，为档案资源发挥更大作用做了坚实的铺垫，即企业档案信息成为企业各项信息的有机组成部分，既与其他资源有效匹配，又能起到印证作用，助力企业实现战略愿景。面对信息技术，企业无法回避，唯有拥抱，这是必然趋势。笔者接触过很多企业，缺乏战略眼光，对档案及档案工作不甚重视，对档案的实体保护不够、信息化建设力度不足，一旦遇到的坎坷教训或者业务的发展等因素，就会陷于被动，甚至影响其生存。

2.4创新培训机制，提升业务素质

目前，企业档案人员的培训内容和形式比较单一，不能适应新形势的发展需要。因人而异，按需施教是培训工作未来的发展趋势。对档案人员采取分工轮换、职位轮换的形式，实施岗位锻炼，是促进档案人员全面熟悉各门类档案工作业务，快速提高档案管理水平的有效途径。档案部门应有针对性地、分期分批地对档案人员进行岗位轮换，在挖掘档案人员潜力，发挥各自特长的基础上，提高其适应性和应变性，对年青、优秀员工将其放在重要岗位、综合部门进行锻炼，提高其独立工作、综合协调的能力，使其快速成长为业务骨干。档案部门还可以开展形式多样的竞赛活动，有计划地组织档案人员到档案管理工作做得比较好的单位去参观学习，互相进行经验交流，借鉴其他单位好的管理方法以开阔档案人员的视野，启发灵感，拓宽思路，更好地改进企业的档案工作。

2.5依托信息技术，全面推进“数字档案馆”建设

随着计算机管理广泛应用于企业科研生产、经营管理活动的方方面面，CAD、CAM、ERP、PDM、OA已成为企业设计、生产和管理的主要手段。企业各部门在科研生产过程中产生了大量的电子文件，其格式多样，很多相互间不相融通，数据无法共享。为保证电子文件的归档质量，档案部门要进行前端控制管理，积极参与电子文件数据收集交换系统的设计，制定统一的数据库结构，提出具体采集方案，依托企业信息技术的支持，通过数据的结构化处理实现无序信息的有序集合，全面推进“数字档案馆”建设。

结语

档案工作的发展必须以服务企业的科研生产为中心，通过观念创新、管理创新、技术创新将档案资源转化为现实生产力，充分发挥档案工作在企业经营管理决策中的作用，促进档案工作水平的提高。

参考文献

[1]李颖，徐拥军.中国企业档案跨文化管理研究[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2015，40（4）：134-138.

[2]王毅，李晶伟.大数据分析方法在企业档案管理中的应用[J].档案管理，2017，14（1）：57-59

（作者单位：大庆中蓝石化有限公司人力资源部）