数字化技术在档案管理的应用价值

孟庆楷

【摘 要】 数字化技术是当今时代大力推广的一种关键性技术，这种技术的产生和发展，大大的推动了我国许多产业的发展。本文当中我们要主要介绍的档案管理就是受益较大的一个产业。实际上，数字化技术在档案管理行业当中具有很高的应用价值，通过对于数字化技术的应用，我们就可以显著的提高档案信息的可靠性、全面性、并可以做到及时的对档案信息进行更新。下文当中，我们将对数字化技术在档案管理当中的应用价值进行解析，并提出几个发挥出这个价值的可靠措施。

【关键词】 数字化技术；档案管理；应用

数字化是21世纪的主要特征。我们在进行档案管理的工程中，也考虑到了这一点。但是，数字化的管理方法也容易出现一些问题，比如，我们的档案管理系统的安全防护做得还不够到位。一些不法分子可以比较容易的侵入到我们的系统中，对数据进行盗窃、毁坏甚至修改。因此，我们应当通过各种方式，尽可能的发挥出数字化管理档案的价值，同时尽可能的避免数字化管理带来的一些弊端，使得数字化技术更好的为我国的档案管理事业服务。

1 数字化技术在档案管理的应用价值解析

1.1 有利于提高档案信息的可靠性

各个单位的档案包含着事业单位大量人员的信息，单位的档案信息一旦出现偏差，那么我们在进行单位情况的了解和进行工作的安排时就可能会出现一些以来之外的情况，对我们的日常工作安排造成很大的阻碍作用。其实，这都是由于我们的工作方法不恰当导致的。如果我们能够广泛的采用数字化的档案管理方法，那么类似的问题就可以得到有效的避免。也就是说，实施档案的数字化管理，有利于提高档案信息的可靠性。从整个角度来看，数字化技术在档案管理事业当中的一个重要的价值，就是在于它可以提高我们档案当中包含信息的可靠性。

1.2 有利于提高档案信息的全面性

一般来说，许多档案单位收集的信息不能涵盖该单位发展所必需的所有信息。这些问题的出现是由于我们的档案管理战略没有得到足够的数字化。在现代社会中，对档案信息的处理对效率和准确性要求很高。然而，我的国家的档案管理仍然远远超出我们的需要。在许多情况下，我们的档案管理限于一个非常先进的阶段，并没有能够有效地收集档案信息，因此我们的档案信息自然很难实现。这对许多单位的发展非常不利。如果我们必须在没有相关文件的情况下进行项目，我们将花费更多功夫。采用传统方法进行的档案管理，我们就很难及时的进行档案的补充，档案的全面性也会降低。而如果我们能够实现档案的数字化管理，档案丰富和更新的速度就会有显著的提高，我们其他各项工作也会更顺利的开展下去。从这个角度来看，数字化技术在档案管理行业当中的另一个巨大价值，就在于它可以提高档案信息的全面性，为我们下一步工作的开展提供坚实的基础。

1.3 促进及时更新档案信息

在我的国家，这些文件包含了大量的信息，其中很多都是在一天之内完成的。例如，一个单位的人员流动，或者新的设施，经常移动。为了确保档案的有效性，我们必须及时更新档案，准备下一场战役。然而，由于他们在方法论上的拖延，我们国家的许多单位的档案信息往往不够快，这使得其他工作变得困难。这些信息不能及时更新，可能对高级工作检查或直接分配造成不利影响。从这个角度来看，为了确保每个单元的更新更新，企业的数字管理是必不可少的。

2 如何发挥出数字化技术在档案管理的应用价值

2.1 建立一个数字化的事业单位档案管理系统

从上文当中，我们已经了解到，数字化的技术在我国的档案管理事业发展过程当中具有重大的意义。现阶段我们可以从三个方面来进行工作：建立一个数字化的事业单位档案管理系统、培养和雇佣专业的档案数字化管理人才、为事业单位档案数字化管理提供资金支持。从数字化系统的角度来看，我们应当尽可能的建立一个完备的信息化管理系统，这个系统应当包括档案信息的收集、甄别、更新、录入等各个方面，全面的为我们进行档案管理服务。这是我们的数字化档案管理策略当中最重要的一条，能不能把这一点落到实处，决定了我们的档案数字化管理是不是真正的成功。做到了这一点，我们进行档案管理的效率就会大大的提高，节约大量的人力物力财力，并且会提高档案的可靠性和准确性，为事业单位的进一步发展打好了坚实的基础。

2.2 培养和雇佣专业的档案数字化管理人才

档案的数字化管理是一项十分繁琐的工作，工作量是很大的。并且，这项工作的难度也比较高，要想把这项工作干好，需要对单位的运行模式和工作条件等进行深入的了解，并且可以做到娴熟的利用档案管理方面的知识，最后，他还需要对数字化的解决问题方法有深入的了解。这样一来，这方面的人才就是十分难以得到的了，然而我们对于这种人才的需求确是十分大的。因此，我们应当采取各类有效的措施，培养和雇佣专业的档案数字化管理人才。具体来讲，我们应当首先对这类工作进行宣传，呼吁更多有此类意愿的年轻人投身数字化档案管理的工作当中。然后，我们应成立一个严格的人才培养流程，争取培养出全面的专业人才。最后，我们应当提高此类人才的待遇，雇佣更多的专业人才进行此类工作，争取提高数字化档案管理的效率和精度。

2.3 为事业单位档案数字化管理提供资金支持

档案数字化管理是一项复杂的工作，我们如果想要做好这项工作，我们就需要建立一个数字化的管理系统，并且培养和雇佣各种专业的人才。这些工作的进行都需要足够的资金作为支撑。如果我们不能够用足够的资金支持此项事业的发展，那么我们的档案管理工作就很难使用数字化的技术进行升级，难以提高工作的效率。因此，我们必须要对档案数字化管理提供足够的资金支持，尽可能的不要让资金问题成为至于我们事业单位进一步发展的障碍。这样一来，我们才可以更好的将人力资源等放到数字化管理系统建立和完善上，放到专业人才的培养和雇佣上。这样一来，数字化技术的价值才可以更好的在档案管理进程当中得到体现。

档案数字化管理是一项及其重要的工作。数字化是我们21世纪的一个主要的趋势，我们的档案管理也应当紧跟时代的潮流，及时的将数字化的技术应用到档案管理过程当中。进行档案数字化管理有着重大的意义，它有利于档案信息的全面化和精确化，也有利于档案信息的及时更新。我们需要先建立一个完备的数字化管理系统，需要进行专业人才的培養和雇佣，需要对这方面的工作提供足够的资金支持。这样一来，我们的事业单位发展之路才会更加的顺利。

参考文献：

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[2] 梁沙，史江.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策探

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