基于大数据档案管理工作中的思考

赵艳安

【摘 要】目前在我国经济现代化，文化现代化建设过程中，如何做好档案储存工作，以及实现对重要档案的有效管理，已经成为重中之重的事情。

【关键词】大数据时代；档案管理；思考

众所周知，在档案行业中，档案管理任务繁琐，不仅需要收集好、整理好、检索好档案，还需要管理好档案。多亏有了大数据，机关事业单位档案管理才有了省时省力的模式。虽然大数据时代档案管理电子化弥补了传统档案管理的诸多缺陷，但因为研究深度不够，电子档案也在实际应用过程中逐渐出现了一些问题。

大数据时代背景下，每一行每一业都面临着全新的挑战，如何充分利用大数据的潮流来解决问题，提高档案管理水平，这意义重大。

1 档案网络化的意义

1.1 扩大服务对象，充分利用资源

打破了时间与空间上的限制，有效地解決了档案信息利用率低的问题。互联网的出现加强了国家和地区之间的联系。让信息资源能够方便快件地走遍全世界，实现资源共享。应用于电子模式的档案管理，弥补了传统的档案存取方式的不足，在无形之中扩大了档案信息服务对象的范围，使档案资源越来越多的人使用起来，让档案资源重新焕发生机。

1.2 升级全国档案系统的组合及布局

由于我国各档案馆地域以及政策差异，有可能有大量相同的库存文件。这些档案最初是复杂的，中央政府机关的许多文件不仅在中央档案馆，而且在省、市、自治区甚至县（区、旗）的档案中也有。这样就浪费了大量的存储空间。同一个学校的学生档案，不仅教务处有，教育局也有，一个校长拥有它，一个教师也必须拥有它。因此，信息网络的建设有利于全面规划和明确分工。做到各司其职，避免在工作过程中做无用功。

2 档案管理工作的应用局限

2.1 缺乏标准化和规范化

尽管目前十有八九的机关事业单位用电子档案管理方式替代了传统管理方式，但是，各单位之间、各部门之间仍然缺乏规范的管理。具体地说，在某些情况下，不同的单位使用不同的文件管理系统，或者在文件管理系统内的一个单位，有一个漏洞或电子文件格式不统一的部门之间，没有统一的标准等等。其中许多操作不够严格，不够规范，无法有效实时共享文件信息，也给文件的传输和传输带来了诸多不便。最重要的是，一些单位的文件是电子管理的。但它们的方式缺少正确的管理规范和操作流程。除此之外，电子档案管理领域的法律法规也有待完善。

2.2 电子档案管理人员素质水平有待提高

目前从事档案管理工作的人员，大多是传统的档案管理人员，他们具有传统的档案工作相关概念，并具有丰富的工作经验，可以轻松控制传统的档案管理。然而，与纸质文件相比，电子文件需要更高的技术水平，尤其是计算机技术。许多单位对电子文件管理专业人才队伍建设不够重视，对电子文件管理岗位的匹配不够及时。有些员工在工作中没有积累扎实的理论知识和技术知识，在工作中经常犯错误。领域的员工缺乏相关的技能培训，使管理人员技术水平不能满足要求，无法准确的识别和选择适当的存储介质，是阅读的电子档案，恶意攻击和其他紧急情况，也不能发现和及时的故障诊断，从而降低工作效率。

2.3 电子档案信息依赖性和安全性堪忧

电子文件信息对纸质文件和计算机等其他媒体有很强的依赖性。这一特点对其安全性提出了较大的挑战。在电子档案信息转化过程中，很难避免人工或机器出现的误差，以至于最终形成的电子档案信息并没有原先档案那么完整。此外，很有可能出现同一档案资料的多次收集，做无用功，使工作人员的工作量不知不觉的增加，大劳动强度也大大增加。储存电子档案的磁盘、硬盘、光盘等特殊介质，因其制作材料较为特殊，具有不耐摔，不喜触摸，容易损坏等特点，一旦受到外部环境的影响而损坏，就会造成档案信息丢失甚至无法找回等严重后果。在病毒木马肆意横行的大数据时代，如果保护措施不得当，电子档案资料可能被恶意篡改，甚至被窃取。

3 大数据档案管理的战略思维

3.1 推动电子档案管理工作规范化、标准化

规范化管理是电子档案管理的长期解决方案。相关管理单位建立统一的电子档案管理系统，所有的档案管理工作都在统一的系统里开展，使各部门接受到相同的指令，避免各部门间信息沟通不顺畅问题的出现。在输入文件数据时，最好采用一般的文件格式，这样可以保证文件的兼容性，并且可以有效的读取和使用信息。资源共享是当今时代的一种潮流，可以使档案资料跨单位共享，性质相似的单位必要时可以使用同一标准的档案管理系统，是档案资源得到最大化的利用。此外，在各环节需要制定好分配好工作任务，使电子档案管理人员在工作时有章法可循。

3.2 提高管理工作人员专业水平

我国电子文档管理还处于不成熟阶段。各机关和单位要积极学习其他优秀的管理方案和技术。培养电子档案管理优秀人才充分跟上电子档案信息化潮流，管理人员也应当与时俱进，提高自身素质。依法治国是根本，依法管理电子档案也是这个时代的必然要求。为了响应国家号召，有必要电子档案管理人员进行法律培训，树立档案管理法律观念，切实保障电子档案严格、规范管理。年轻人是这个时代的支柱与希望，档案管理工作的人员结构也对档案管理工作有着一定的影响，鼓励和吸引更多的年轻人才参与到档案管理工作中，档案管理工作才会蒸蒸日上，朝气蓬勃。

3.3 转变档案管理方式

档案具有重要的历史文化意义，里面包含着丰富的知识。而如果把它当作公共服务，档案可以共享的资源向公众开放，可以最大限度地发挥档案的价值，发挥档案的作用，任何人都可以访问数据，它不再是在货架上，那就是，一些知识分子文学。这样可以促使人们更加关注和重视档案的管理工作。此外，档案管理理念上革新是转变档案管理方式首要任务。在全面依法治国的今天，像铁锁一样的法律是很有必要的，在档案管理工作中要积极响应国家依法治国的号召，充分发挥法律的震慑作用。特别是在保密级别很高的行业部门，许多文件都是企业机密，甚至是政府国家机密，除了加强保密和安保措施是最基本措施以外，还需要充分运用法律来守护档案，只有这样才能够真正地维护自身的利益。

4 结语

电子档案高效、快捷、便利的特点使其在现代化办公中很受欢迎，尽管在实际实施中出现了很多问题，也阻挡不了其越来越受重视的地位。面对档案管理工作过程中的问题，相关人员需要乐观地寻找解决方法。让电子档案管理的优势为档案管理提供更好的服务。只有充分利用大数据和信息技术，进行调整和创新，才能进一步发展，充分发挥档案管理的作用，为国家的发展做出贡献。

参考文献：

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[2] 施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商学

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