使用Word编辑工程机械零件图册的应用技巧

唐呈呈 广西柳工机械股份有限公司

0 前言

工程机械零件图册是售后技术资料中的重要组成部分，设备一旦发生零件损坏，客户及服务人员需要通过零件图册来查找配件并下达订单；因此，在新机型发布前，必须准确高效地完成零件图册的编制，以满足销售需求。

与普通文档相比，工程机械零件图册文档长、内容多，需要涵盖整机各系统的零部件爆炸图和销售零件清单，页数通常在几百页甚至一千多页以上。针对这一特点，编辑工作者不仅需要有熟练的操作和细致的耐心，也需要掌握一些编辑Word文档的技巧，以提高工作效率。本文中，笔者结合自身的实践经验，分享了Word样式及样式集、宏、域的一些应用技巧，以供探讨。

1 样式及样式集的应用

样式可以理解为多种格式的集合，一般所说的“格式”通常指某种单一的格式，比如字体的“字形”、“字号”，段落的“对齐方式”、“行距”等。每一次格式设置，都需要选择某一种对应的格式，在编辑需要多种格式的复杂文档时，这样的操作十分繁琐，且容易出错；此时，我们就可以采用样式来实现复杂格式的调整[2]。

作为格式的集合，样式可以实现Word中的所有格式，通过事先设置好的样式进行格式调整时，不仅可以减少大量的重复操作，减少工作量，还能够降低出错率，从而达到提升工作效率的目的。

下面，我通过一个简单案例来介绍如何创建新样式和样式集，并使用样式和样式集对零件图册进行快速格式调整。

1.1 创建需要的样式

通常，零件图册从系统中导出时（如SBOM），源文件已有固定的格式，但仍需要文件管理工程师进行大量的格式调整。例如，在图册中，柳工要求按照左爆炸图右零件清单的原则进行编辑，以方便用户查阅，如图1。但对于零件数量较少的爆炸图（一般少于13个），如图1的图和清单则需放在同一页，以利于减少文档页数，降低印刷成本。

图1 爆炸图和零件清单

此时，我们可以通过创建一个清单标题样式来实现这一要求。操作步骤如下：

(1) 在“开始”菜单中，点击“样式”菜单栏右下角的展开按钮；

(2) 在弹出窗口中，点击左下角的“新建样式”图标；

(3) 在弹出的窗口的“名称”栏中命名新建样式（本例中命名为“List清单”），并设置好需要的格式，点击“确定”按钮完成新样式的创建；

本例中的格式设置较为简单，仅需更改“段前分页”一种格式。

(4) 以此类推，创建其它需要的样式。

同时，为了方便操作，频繁使用的样式可以设置快捷键。

1.2 使用样式

当需要更改清单标题的格式时，只需要把鼠标放置在该行，然后敲击设置好的快捷键或者使用鼠标点击下“List清单”样式，即完成格式的修改。

此外，如需更改当前文档的排版格式时，只需要对相应的样式进行一次性修改即可，无需其他手动操作。

1.3 创建及使用样式集

以上设置好的样式不仅可供当前文档使用，新的Word文档也能够引用这些样式，实现样式的重复利用，这就需要用到样式集。

所谓样式集，其实就是多个样式的集合，创建样式集的步骤如下：

(1) 打开已创建好样式的Word文档，在“开始”菜单中，点击“样式”菜单栏的“更改样式”按钮；

(2) 在弹出窗口中，依次点击“样式集”、“另存为快速样式集”图标；

(3) 弹出的快速保存样式集窗口，输入名称(如保存为“我的图册样式集”)，选择保存按钮。

创建完样式集后，便可在其他文档中使用该样式集，步骤为：

打开需要编辑的新文档，在“开始”菜单的“样式”栏中，依次点击“样式集”、“我的图册样式集”，新文档的样式栏中即出现之前保存的样式，实现样式集的引用，引用样式集的前后对比如图2所示。

图2 新文档引用样式集前后对比

编辑每本图册中都需要使用这些样式，通过样式集的巧妙使用，操作简单，便可直接使用样式集里的所有样式，避免每次使用重新设置新样式的操作。

2 宏的应用

Word的宏是一个批处理程序的命令，通过一个简单的操作就可以同时完成多项任务，如能正确地运用，可以极大提高编辑零件图册的工作效率和质量。

下面，我通过一个简单案例来介绍宏的录制和使用。

在编辑一本图册时，通常需要对零件数量较少的图进行缩放或裁减处理，便于将图和清单放在同一页面，以减少文档的页数，而这样类型的图片在一本图册中有时可达数百张。此时，可以通过宏命令，实现图片裁剪或缩放的快速、精准操作，确保图幅大小一致，以及图片框大小的快速调整。

2.1 宏的录制

录制一个缩放图片及调整图片框大小同时进行的宏，操作步骤如下：

(1)选择一张图片，点击文件菜单的“视图”，点击“宏”的展开按钮，点击“录制宏”，输入“宏名”（如命名为“缩放图片”），并在“说明”栏简单描述下该宏的定义，以免遗忘，同时可定义一个未指定的快捷键，如缩放图指定快捷键“Alt+V”，最后点击“关闭”按钮。

(2) 设置图片格式，点击文件菜单的“格式”，然后点击“大小”展开按钮，设置需要缩放的大小；图册中零件较少的图一般选择缩放50%即可，然后点击“确定”按钮。

(3) 设置图片框的大小，让其匹配图片大小，点击“布局”—“选择”展开按钮，“选择单元格”—“单元格大小”展开按钮—弹出的“表格属性”的“行”设置需要的参数，图片缩放50%后图片框的“指定高度”可以设置11.3cm数值比较合适，“行高值是”栏建议选择“最小值”，以便于如需要放大图片，图片框随着图片变大而自动下移，不需要手动调整。

(4)点击文件菜单的“视图”，点击“宏”的展开按钮，最后点击“停止录制”，完成宏的定义及录制。

2.2 宏的运行

编辑过程中遇到需要缩放的图片，选择图片后，点击“视图”—“宏”—“查看宏”—选择宏“缩放图片”—“运行”，实现“缩放图片”宏的运行；更加快捷的方式是选择图片后，按下之前指定的快捷键“Alt+V”，便可完成缩放图片及图片框大小的调整，通过宏进行图片缩放，简短的击键便可实现目的，图3为运行宏后的结果。

图3 运行宏后

2.3 如何在新文档使用宏

除了本文档可以使用定义好的宏，新的Word文档需要使用之前录制好的宏，录制宏的过程中只需要“宏保存在”默认选择“所有文档（Normal.dotm）”其它Word文档都可以直接应用该宏，通用性非常强。

3 域的应用

Word域可以理解为范围，与数据库中的字段类似，实际上，Word域就是文档里的一些字段。每个Word域名具有唯一性，且取值不同。

在零件图册里，域应用非常广泛，如能巧妙应用域，能给编辑排版工作带来极大的方便。通常使用到域有时间域、样式域、页码域、目录域等。域的应用是实现图册准确、高效排版编辑的重要要素。

比如图4中页眉的样式域“章节名称”信息可以通过使用StyleRef样式域直接链接到文档中标题2“动力系统 POWER SYSTEM”。

图4 StyleRef样式域的应用

创建StyleRef样式域非常方便，通过点击“插入”—“文件部件”—“域”—“域名”选择“StyleRef” —“样式名”选择“标题2”，然后点击“确定”按钮即可完成。通过域的准确应用，可以方便准确地完成相应的设置，避免了人为输入错误发生的可能性，同时提高文档的编辑效率。

4 小结：

以上几点是笔者平时在图册编辑工作中的一些经验总结，通过巧妙使用样式、样式集、宏及域，可有效提高Word编辑图册的效率和质量。

实际应用中还有更多的应用技巧需要我们去掌握，通过和这些编辑技巧能使得编辑工作减少烦琐的重复操作，增强编辑的灵活程度，最终提高工作效率和文档质量，达到事半功倍的效果。