浅谈高校二级学院教学管理档案存在的问题与对策

白小柳　梁珂珂　杨乐

摘要：分析高校二级学院教学管理档案现状，针对存在的问题，提出了几点解决办法。

关键词：二级学院；教学管理档案；存在的问题；对策

一、教学管理与教学管理档案相关概念

教学管理是运用管理科学和教学论的原理与方法，充分发挥计划、组织、协调、控制等管理职能，对教学过程各要素加以统筹，使之有序运行，提高效能的过程。教育行政部门和学校共同承担教学管理工作。教学管理涉及培养方案的制度与执行、课程建设、教材建设、师资队伍及教学团队建设、教学改革与研究、教学质量与教学效果、教学管理制度等等一切与“教”、“学”相关的环节。

如上所述，所谓的教学管理档案，也就是将在教学管理过程中产生的相关文件材料按照规定整理而成的档案。教学管理档案来源于教学活动中的各个环节，主要包括：历年课表、试卷、成绩；毕业论文、实习；教学大纲、专业介绍、培养方案；学生学科竞赛、科研立项；教学检查、评估材料；规章制度等。

教学管理档案是教学管理过程中产生的真实记录，反映教学管理工作的真实面貌，是一项能够连接教学管理中的过去、现在和未来的重要工作，通过历史发展的研究和探讨，对于提高课堂教学质量、改革教学内容和教学方式方法、提高人才培养质量、促进学科发展有着重要的意义。

二、教学管理档案的现状

目前教学管理档案普遍实行“集中+分散制”保管方式。长期以来，大家都很注重校级教学档案的管理，对于重要的文件、材料都有严格的归档规定并进行集中统一管理，但对二级学院的教学管理档案却重视不够。目前，二级学院除了将学生的学籍卡片和毕业生的成绩单档案移交校档案馆集中保管外，其他材料均由学院自主保管，除了学校各类评估需要调用或检查外，基本无人过问。这样就造成了档案收集的内容不完整、归档不规范、查找困难、利用率不高的现象，更无法实现资源共享，与大数据环境的要求格格不入的现状：

1、档案内容不全面，不完整

二级学院的教学管理工作是很繁杂的，如果教学秘书没有足够的责任心和较强的档案意识，在工作过程中随时发现和收集有保存价值的资料，恐怕会有很多重要材料会被忽略，甚至丢失，等需要的时候不得不再去拼凑或者‘造假。

2、归档不规范，查找困难

教学管理环节多，内容复杂。大部分教学秘书没有经过专业培训，没能将收集的材料进行科学分类、归档，而是简单的装订保存，导致查询困难。

3、无法实现最大化的资源共享，利用率低

目前的教学管理档案主要是以传统的手工纸质档案为主，缺乏信息化，对进行横向、纵向分析与研究带来诸多困难，难以共享，利用率低。

三、加强教学管理档案工作的对策

二级学院的教学管理本身就是为教学服务的，教学管理档案来自于教学管理活动，理应反哺于教学活动，为学科发展提供参考与借鉴。针对以上现状，可以采取如下对策：

1、增强档案意识，提高档案管理水平

学校各级领导和工作人员要提高对教学管理档案的重要性的认识，认识到教学管理档案对于提高教学管理水平和学校综合实力的重要意义。学校档案部门和教学管理部门应举办有关的讲座和培训，使所有的教学管理人员进一步增强档案意识，掌握档案管理的专业知识，在日常教学管理过程中做好档案的收集、整理、归档、保存工作，确保教学管理档案的内容全面、完整。

2、建立和健全档案管理制度

学校档案部门和教学管理部门相互协作，根据本校自身特色以及教学管理工作流程建立合理有效的二级学院教学管理档案收集整理归档制度。做到专人负责、职责清楚；把档案工作纳入年度考核范围；明确日常收集教学管理档案的范围、方法；加强监督和管理，除了定期的检查，更需要日常工作中不定期的抽查和监督。只有明确清晰的档案管理制度，才能保证档案工作的进行。

3、合理分类、排序

关于教学管理档案的分类，不同的院校应根据各自院校的教学特点以及教学管理工作流程进行不同的划分。武汉大学坚持实行状态评估，形成了常态，大家都深知其中套路，对评估指标和要求已是烂熟于心，就算是教育部的合格评估与审核评估指标，也是万变不离其宗。因此，只要将平时收集的材料进行科学合理的分类，再按照“主题+年度+件号”的排序方式进行排序即可。另外，根据教学管理档案内容的不同，归档时间也应有所不同：涉及课堂教学、学生学习过程的。

4、纸质+电子双套制保存

一方面，新形成的文件不仅要保存纸质文件，还要留存有电子版本；另一方面，将已经有的档案信息数字化，尽把易损的、使用频繁的档案资料转化为电子信息数据，以确保档案的完整性，提升档案的多次使用率。加强教学档案的数字化存储管理，尽可能地将所有教学档案信息转为数字形式，再储存到硬盘或计算机设备中，提高教学管理档案的管理水平。通过教学档案管理的信息化建设，提高教学档案的信息化程度，方便教职工在线检索、查阅教学档案，提高查阅教学档案的便利程度。

5、建立教学管理信息化平台

相信绝大多数高校都拥有自己的教务管理系统，但能融合开发的综合系统并不多，而且面向全校的共性需求，对二级学院并不适用。如何开发一个综合教师教学、科研、评价、人才培养效果等等的信息管理系统平台，实现档案信息资源的共享，对档案数据进行有效的整合和管理，提高档案的管理水平和利用效率，为各类评估提供依据、为教师职称申报、绩效考核提供数据、为学科发展或者其他项目申报提供参考，已成为迫在眉睫的事情。利用计算机互联网技术，开发档案管理系统进行管理利用档案，一方面避免了以往手工查询档案容易出现差错减少漏检率；另一方面，也防止一些利用频繁的档案因翻阅次数过多造成破损。

作为一名高校教学管理人员，深深体会到教学管理档案的重要性。只有加强教学管理档案制度建设，提高工作人员档案意识以及专业素养，多与兄弟院校交流，学习先进经验，同时结合实际，不断改进和探索新的管理模式，促进档案管理的专业化，才能让收集归档的档案资源更好的服务教学、科研和人才培养，尽快实现双一流的建设目标。

参考文献：

[1] 李密.本科教学合格评估背景下的系级教学档案范式研究[J].黑龙江档案，2018.01：78-79.

[2] 師 莹.加强教学档案管理 促进高校教学评估[J].文学教育，2015.9.

[3] 刘丽.加强基层党校教学档案管理的思考[J].兰台内外，2017.02：72.

作者简介：

1.白小柳：1967.6—，广西宾阳，武汉大学信息管理学院，本科办主任，情报学硕士学位。

2.梁珂珂，武汉大学信息管理学院，2017级档案学专业研究生。

3.杨乐，武汉大学信息管理学院，教学秘书。