新形势下企业办公室工作的探索与实践

陈健

摘 要：本文阐述了企业办公室的基本职能，通过对目前企业办公室管理存在的问题进行分析，对如何改进企业办公室的管理进行了深入细致的探究，力求从根本上解决其所存在的问题与不足，提升办公室的工作质量，改进办公室的工作效率。

关键词：新形势；企业； 办公室工作； 探索； 实践

随着市场经济的不断发展，作为现代企业办公中的一个综合性部门，办公室成为企业管理工作的枢纽，具有综合协调，助手参谋和服务保障等功能。一个企业办公室工作的水平和质量直接反映出一个企业的整体实力和素质。所以，要提高企业的水平和形象，就要从加强对办公室的管理做起，充分调动工作人员的积极性，创新工作模式，转变工作作风，树立企业办公室新形象，助力企业发展。

一、企业办公室的基本特点

企业办公室作为一个综合性很强的部门，其负责的工作比较繁杂，涉及的范围也比较广，一般来说，有以下几个特点：

（一）办公室是枢纽部门

办公室工作是承上启下的工作，要搞好上下级之间、各部门之间的平衡和沟通。在一个单位里，领导与员工之间的交流渠道是否通畅，工作关系和人际关系是否和谐，很大程度上在于办公室这个“枢纽”是否通达通畅。办公室主要的沟通工作有：与领导沟通，以准确领会领导工作意图，把工作做到位；与上级部门沟通，以确保政策的上传下达；与各部门沟通，以保证及时有序地完成工作任务；与具体服务部门沟通，以保障工作部门顺畅地落实工作任务；与有关单位沟通，以借助外力强化自身工作。办公室工作人员只有把这些关系处理好、沟通好，真正使办公部门成为中心枢纽部门，才能在全局工作中起到重要作用。

（二）办公室是参谋助手

如果把办公室单纯地理解为后勤服务部门，而忽视参谋助手作用，办公室就会变成一个“勤杂部门”，工作人员则会陷进纷繁零碎的琐事当中，做一些无效工作，降低工作效率。办公室工作人员要有意识地握工作动态，尽最大的努力，把工作想到领导之前，做到及时提示领导，围绕工作进程做好准备工作，起到领导参谋助手的作用。凡是工作中能够涉及到的问题，都要做到心中有数，及时向领导汇报，这样才能减少管理环节中的疏漏。

（三）办公室是服务平台

服务是办公室重要工作之一，办公室的整体工作水平如何，体现在其服务水平上。第一要有服务意识。要彻底扭转身居中枢部门唯我独尊的不正确意识，深刻认识到只有靠自己的服务到位，才能提高本部门的工作质量。第二要有服务标准。服务要到位，但不能过度。服务不到位会达不到效果，服务过度会事与愿违。第三要有实际行动。有了服务意识和服务标准，没有实际行动，等于不作为。

（四）办公室是督办单位

督办检查是保证工作落实的前提。按照一年工作的整体目标和任务分解，办公室要负责各项工作进展情况的检查，适时把工作进程向上级汇报，对每个阶段的工作要做到心中有数。把各个工作环节发生的问题或将要发生的问题及时提出，做到防患于未然。

（五）办公室是协调机构

综合协调和后勤保障，都是办公室正常的工作内容。综合协调是保证决策执行的主要方法和手段，要搞好协调，成为一个单位有力的协调机构，工作人员就要有创造性的工作，既要当好参谋助手；又要当好勤务员。掌握原则，正确处理好上级与下级、各部门之间的关系是关键。

二、企业办公室管理存在的问题

（一）企业办公室的管理方式落后

在一些企业里，办公室的管理没有实现规范化和制度化，基本还是使用经验管理的办法，工作人员各自按照自己管理方法来进行管理，完全没有制度的约束和统一规范的工作方法，经常出现各种错误，影响到企业的整体工作。工作人员本身的规范化管理意识薄弱，专业素质不高，多是被动地接受工作，对人员和资源的配置不合理主观上阻碍了办公室的规范化发展。

（二）辅助决策职能履行不到为

办公室人员对一线的调研不够，时间多用在处理日常工作上，容易导致写出报告的深度和广度不够，不能反映真实情况。同时办公室人员存在只简单处理领导下达的任务的想法，把大量的精力和时间都用于处理日常事务，缺少参与辅助决策的热情，导致办公室工作效率低，也限制了办公室职能的发挥。

（三） 自我提升的意识不强

由于日常工作繁杂， 办公室职员通常没有时间参加各类培训，使办公室职员的学习主动性也渐渐降低，对于各类政治学习、业务培训也变得不热衷，开始满于现状，降低对自身的要求，这都阻碍了办公室工作水平的进一步提升。

三、新时期加强企业办公室管理的具体措施

（一）转变思想，树立服务观念

办公室的一个重要职能就是接待服务，接待各种等级领导和身份不同的人员。接待工作的水平和质量会给被接待人员带来最直接的感受，影响到他们对企业整体的看法，这将会决定一个企业今后的发展。所以，负责接待工作的办公室人员一定要转变旧的不好的思想，树立起服务的观念，既要为领导服务，也要为基层服务。要树立服务观念，就要学习关于服务的各种知识和技能，了解人际交往中人的心理状态和情感需求，认真研究上级的政策，科学搜集信息，为领导的决策提供支持。健全制度，规范办公室的工作，提高办公室的工作效率。科学管理办公室，接受新的思维方式和管理模式，不断发展办公室事业。

（二）完善办公室的各类规章制度

建立和健全办公室的规章制度是企业办公室走向规范化的重要一步，为的是明确办公室工作的职责、程序和标准等。首先要理清办公室人员岗位的具体职责，将办公室里每一层和每一个人的职责和权力都进行详细的确认并落实到个人。只有明白了个人的职责和权力，才知道怎么去履行和使用，才能更好地完成任务。其次是对工作的程序进行规定，一定要按程序办事，规范工作的过程。在繁重杂乱的办公室工作中找到规律，避免出现错误，提高工作效率。办公室制定的规章制度一定要保证其科学性、可行性和严肃性，能在办公室的实际工作中真正被执行，不能为了一时方便而违反。办公室的制度针对的对象要明确，但是相互之间也要能够融合，不能出现不同办公室之间相互合作时，因为各自办公室规章制度上的不同而产生冲突，影响工作的完成。

（三）优化办公室的职能和人员配置

在许多的企业办公室里，工作人员的工作繁重且涉及的范围广，他们经常被各种事务包围着。办公室既要听从领导的指挥，也要协调各个部门的工作，肩负着各种任務，行使了其他部门的一些职权，但自己本身的职能却未能得到发挥。因此，一定要对企业办公室的职能进行优化和明确，不是办公室该负责的任务和工作就要理清和脱离，把精力和时间放在处理办公室的本职工作来。另外就是要让办公室的职能比较均衡的发展，根据任务量的多少增强相应的办公室职能力量，合理安排办公室的人员构成，充分考虑到各个人员的能力和水平，优化办公室的人员结构，使之能够更好地完成任务。

（四）坚持正确的政治立场

企业办公室归根结底是为企业的发展服务的，所以要站在更高的角度以发展的眼光来看待问题，坚持大方向的绝对正确。企业办公室在处理事情的时候要坚持正确的政治方向和社会主义的根本原则，保持与企业的中心工作的一致性。要坚持党的基本方针，拥护国家的政策，抵制腐败行为，在个人利益与集体、国家利益发生冲突时，坚决维护全局利益。企业办公室只有坚持正确的政治立场，才能在工作中辨明是非，找对方向，符合社会和经济发展的规律，才能切实做好本职的工作，才能帮助企业获得更好的发展。

[参考文献]

[1]干好办公室工作必须增强五种意识[J].李选锋.领导科学，2016（ 05）.

[2]坚持“四重”创一流搞好办公室工作[J].程银阶.办公室业务，2017（ 04）.

[3]试论办公室管理的科学化[J].卓高鸿.经济与社会发展，2016（02）.

（作者单位：凯迈（洛阳）机电有限公司，河南 洛阳 471003）