高校学生个人档案材料收集规范

文/北京外国语大学 宋文超

学生档案是干部人事档案的原始材料，是不可再生的宝贵资源。收集工作则是档案管理工作的基础，九层之台起于累土，缺少这一环节，档案管理工作将成为无米之炊。学生档案材料收集工作，是保证学生档案真实、完整、全面、规范的关键，是学生档案管理的重要环节，也是干部人事档案管理的基础环节。在具体的收集工作中，因缺少相应法规指导遇到了种种问题，学生档案管理相关法律法规亟待完善。基于此，本文积极探索学生个人档案材料收集规范，为制定更为完善的高校学生档案管理办法抛砖引玉。

一、学生档案材料收集相关法律法规

2008年，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，即通常所指的27号令，第十五条规定了学生档案材料收集的范围：主要包括高中档案、高校入学登记表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、高校毕业生登记表等。且其中的“高中档案”没有明确是否必须包含成绩单等重要材料。

2009年7月颁布的新的《干部人事档案材料收集规定》（中组发〔2009〕12），以及2012年6月中共中央组织部印发的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》组通字〔2012〕28号，都对干部人事档案材料的收集范围作了规定。鉴于高校学生档案是干部人事档案的前身，在收集学生档案材料时，可援引以上两法规作为参考。

由此可见，对于学生档案材料收集，现有法律法规过于笼统，缺少标准化、规范化的指标体系，对具体操作的指导性不强。

二、收集工作中常见问题

（一）内容不完整。造成档案材料内容不完整的原因主要有：1.材料形成部门未按照规定制作相关材料，例如诸多高校本科毕业生无学士学位证明。2.归档部门不配合、不能及时向档案馆移交材料，例如学生毕业转档工作完成后院系或组织部门才将党、团组织建设工作中形成的材料移交档案馆，造成个人材料分离。3.学生本人对于应当归入个人档案的材料范围不明确，例如有些学生不清楚《教师资格认定申请表》需归档，一直自己保存。

（二）手续不完备。档案材料手续不完备，关系到其审批程序是否明确。学生个人档案中若存在手续不完备的材料，那么档案的质量、真实性及实用价值将会大打折扣。如毕业生登记表没有就业部门公章，那么学生的毕业状态就不明确；学生成绩单上无培养部门及教务处公章，其真实性也受质疑。

（三）格式不规范。由于在《高等学校档案管理办法》中没有具体说明学生档案材料表格设置、内容填写的具体要求，实际工作中经常发现表格设置不科学（如左边装订边预留过小），填写不规范（如字迹潦草、使用圆珠笔填写等）的现象，对于档案装订、长期保存以及查考利用造成严重影响。

三、规范学生档案材料收集的路径

（一）建立收集工作机制。1.建立收集网络，档案管理员主动向档案材料形成部门及学生个人收集档案材料。运用网络工具与招生就业处、教务处、学生处及学生所在院系等部门及时沟通，如建立微信群、公众号等，随时发布归档范围、归档时间、归档要求等信息。2.建立档案材料移交机制，明确责任和分工，加强监督和检查。集中定期收集的常规性档案材料，如新生档案、成绩单、入学登记表、毕业生登记表、党团材料等，由各部门在规定的时间内把档案材料向学校档案管理部门定时移交。零星临时收集的非常规性档案材料，如学籍变动证明、获奖登记表、教师资格认定申请表等，由档案管理员通过公众号或与院系辅导员联系，将散落在学生个人手中的有收藏价值的材料及时收集归档。3.建立档案材料审核登记制度，及时在材料登记本或档案管理系统中逐份登记。审核中发现的不符合归档要求的材料，需退回材料形成部门，完成补办手续后方可接收。对于填写不规范、手续不完备的，要求材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由组织人事部门审改（或出具说明）并加盖公章。

（二）规范归档范围。随意扩大归档范围，会造成档案庞杂，降低实用性，增加工作量；缩小收集范围，会导致材料缺失，影响完整性。1.必须归入个人档案中的材料。学历学位材料；党、团组织建设工作中形成的材料；中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。2.建议归入个人档案中的材料。对于需要归入学生个人档案的重要材料需要做出标注，诸如：“该材料办理完毕请归入个人档案”，避免重要档案材料遗落在个人手中。学生在学习过程中处于动态的变化过程中，例如学生在校期间调整专业、留级、跳级、休学、参军入伍等等原因中形成的档案材料，学生在重大活动、比赛中获得的省部级、国家级荣誉证书；学生考取资格证书的申请表等，都要求将其作为归档材料装入学生档案中。3.不建议归入个人档案的材料。具有短期时效性的材料，不适宜归入个人档案长期保存。例如思想汇报是有效地了解和掌握大学生的思想动态和心理变化，进而有针对性地进行个性化的入党动机教育活动的载体，不应归入个人档案保存，避免增加档案负担。

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（三）制定收集标准。1.必须是办理完毕的正式材料，正在办理阶段的材料不能进行归档处理。2.载体须采用国际标准A4纸型（297*210mm），按照装订档案保护要求材料左边应留有25mm的书写边。3.记录材料应当使用黑色墨水笔或签字笔，因其中主要含有碳元素，不易被氧化，利于长期保存。杜绝使用圆珠笔、铅笔等不符合要求的记录材料。4.归档材料的手续要完备。档案管理员需认真审核材料中应组织盖章、个人签字、粘贴照片的位置是否有组织公章、本人签字、照片。5.归档材料除以下特殊情况外不得使用复制件：各类证书、证件；全国统考科目成绩单；补充收集的历史久远的材料。复制件存档时必须在其上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或人事关系所在单位组织人事部门的印章，以便确保复制材料的真实有效。