企业档案信息化建设存在问题与对策

姜鹏

摘 要：随着社会主义市场经济的不断发展，信息化成为当代企业发展的一个重要方向，尤其是对于企业档案信息化的建设，企业信息化建设可以为企业信息档案提供有效的开发途径，并且提供足够的技术保障，但是与此相应的是，现代部分企业并未意识到信息化建设的重要性。本文主要讨论企业信息化建设的相关问题以及解决的途径，并针对其提出相应对策。

关键词：企业档案；信息化建设；信用体系

一、企业档案信息化建设的重要意义

现代企业在档案活动活动中，越来越需要现代信息技术的支持，不管是存储、调出或者是征用，因此实现企业档案管理信息化对于企业实现经济利益最大化拥有重要意义。

（一）企业档案信息化简化信息应用的程序

人类信息的采集与应用正处于数据库时代，而数据库的大数据分析成了信息应用的重要途径，尤其是现代大型企业，其档案建设更需要发达的信息系统，而利用互联网与数据库系统，对企业档案进行信息化建设，可以极大程度地节约企业人力资源，提升相关部门的办事效率。而相对于纸质的信息档案管理，在档案信息调集的时候，更加简化了档案调集人员的工作程序。运用信息化的档案管理程序，在优化档案管理的同时，同时促进企业档案管理人员的技术水平并且促进相关人员对于企业档案管理思想的发展，企业档案管理信息化的目的是提高企业档案管理的效率并且拥有足够的技术能力给予企业提供高价值的信息资源。

（二）提高企业信用体系的建设程度

建设现代化的企业档案管理系统可以将企业人员的各种信息纳入企业成员档案，同时可以将此与数据库系统以及互联网技术相结合，进而全面了解企业自身人员的信用级别，对不同信用级别的员工进行不同的工作安排。同时运用信息化系统将各企业的信用程度纳入社会征信体系，提高企业运行的透明度，倒逼企业强化自身信用程度，减少失信企业的产生。

（三）减少了企业档案的丢失

纸质化企业档案管理过程中不仅存储或者调集程序繁琐，并且纸质化企业档案可能存在纸质老化的问题，或者出现火灾、洪水、地震等自然灾害的时候，可能造成纸质档案的丢失以至不可还原，企业可能丢失重要档案，还原企业档案需要极大的人力、物力，造成了企业自身资源的极大浪费。管理人员的错误操作也可能导致企业信息的丢失，或者商业战争中商业间谍的存在更容易导致企业重要档案信息的错误或者丢失。利用信息化的企业档案管理系统可以对相关重要企业档案进行备份，并且可以减少企业档案的丢失，减少存储所需资源，同时可以利用信息加密技术减少其他对手对于自身企业档案的窃取，并且信息化系统可以对丢失资源进行还原，强化了档案系统的管理。

二、企业档案信息化建设存在的问题

（一）信息化建设发展不均衡

目前，社会主义市场经济深度发展，大多数企业进行了企业档案管理信息化建设，但是仅仅部分大型企业进行了深度的档案管理信息建设，大部分企业对于企业管理信息化建设依旧处于层次前、范围窄、角度少的局面，企业档案信息化程度不高，实质上并未进行足够的信息化处理，仅仅是形式化的存在。

部分企业对于企业档案管理信息化建设理解出现偏差，以为就是简单的将企业相关资料或者相关资源纳入企业档案，并且使用信息化的技术进行管理，并未与现代计算机技术以及数据库系统相结合，导致企业信息建设的部分资源开发不足，功能不健全甚至出现档案管理建设停滞不前的问题。

中小型企业对于档案管理信息化建设没有具体方案，对于大型企业想干方案进行盲目模仿，导致其方案并不能适应自身发展，没有合理规划，导致建设出现阻碍，进而企业档案信息化建设程度低。与此相对应的是，规模越大的企业越拥有足够的资金来支持档案管理系统建设，其档案管理系统信息化建设程度越高，越容易成为小型企业争相模仿的对象，但是大型企业毕竟与小型企业实际情况不同，所以小型企业的盲目模仿不但没有使其档案管理系统的信息化程度提高，反而使得其信息化的档案管理系统建设找不到合适的途径，误入歧途，丧失档案管理系统信息化发展的黄金时期。

（二）基础设施建设条件差

小型企业不比大型企业，资金缺乏，管理人员意识不足，导致企业档案管理信息化建设的基础物质条件和观念差，一旦出现资金投入过量，则可能导致企业资金链运行中断，投入过少，则无法达到效果，因而缺少专业人员对企业进行信息化建设所需资金的合理评估。大多数小型企业缺乏资金来招聘优秀的人才，导致其缺乏专业人员对档案管理系统进行信息化升级。

传统档案管理人员由于对于信息化建设不甚了解，并且信息化建设损害了他们的既得利益，或者是说造成了他们工作岗位的调动或者下岗失业，因而对于档案信息化建设态度相对抵触，导致前期档案管理系統信息化建设时期的资料录入以及后期资料管理以及调动产生阻碍。由于管理人员的抵触情绪，前期建设基础没有打好，后期的管理将具有更大的阻碍，加上小型企业资金和人员、技术的缺乏，以及没有先进的管理经验，及其容易导致企业档案管理信息化建设出现南辕北辙的现象。

（三）缺乏统一管理，各自为政

不管是大型企业还是小型企业，都容易出现企业内部各部门相互踢皮球的现象，对于信息化建设问题上，也容易出现各自为政的现象。企业档案管理建设缺乏统筹全局的规划，导致建设过程中各部门只顾自身利益而忽略了企业整体利益，对于利益分毫必得，因而打乱整体档案管理系统信息化建设的规划。

企业缺乏统一的规划，导致无法有序合理地开展企业档案信息化假设工作，工作流程和工作原则混乱，工作人员在工作时对于档案管理随意规划，过程不严谨，容易导致未来的档案信息存储出现信息不对称的现象，并且后期的信息查询以及档案调集出现互相矛盾以及相互扯皮的现象，影响档案信息化建设的水平。企业应当根据自身的实际情况，借鉴大型企业的相关经验，对自身的档案管理信息化建设做出合乎实际的规划方案，避免过量的资金投入导致企业资金链运转中断或者资金投入过少不足以支撑信息化建设。

（四）没有与社会信息系统实现有效对接

大部分企业对于档案信息化建设仅仅停留在自身内部的信息化建设，而忽略了与大数据系统以及社会信息系统的对接，导致自身仅能利用自身的资源，缺乏从外界获取高价值信息资源的能力。企业自身档案应公开部分未公开，不利于企业信誉形象的塑造，进而影响企业的经营能力。

企业档案管理信息化建设与其他企业的档案系统缺乏相应互动，导致自身的有效档案资源开发程度低，其效果未能很好地发挥。企业档案信息化建设程度低，导致管理体制出现问题，未与社会征信系统做对接，导致其信息共享能力低，不能做到企业运行的透明化，不利于企业树立良好的信誉。企业无法将档案信息系统与计算机网络技术做对接，导致从外界获取资源的能力偏低，无法为企业发展提供有效信息，导致即使有了档案管理系统也无法发挥其作用，从而导致相关人员形成一种企业档案管理系统信息化建设没啥用，浪费企业资源的思想，以至于形成恶性循环，更不容易引导企业进行档案管理的信息化建设。

三、强化档案系统信息化建设的对策

企业档案信息建设对于企业自身发展的重要性不言而喻，它可以为企业档案信息的充分利用提供有效的技术支持，提升企业的生存能力，因而必须对企业档案管理系统信息化建设中出现的问题加以重视，并提出相应解决途径。

（一）以实用为原则，以服务为宗旨

企业档案管理信息化建设必须以服务企业发展为宗旨，以起到实际作用，建立起实用性的原则。以提升服务效率为目标，以实用性作为原则指导，才能建设良好的档案管理系统。以实用作为原则，可以提升企业档案的利用率，改变传统工作人员对于企业档案信息化建设的抵触情绪，推进档案管理的信息化建设进程。

企业档案的信息化建设还应遵循循序渐进的原则，任何事情都不是一蹴而就的，而由于企业档案信息化建设过程更是阻碍重重，因此必须对于企业檔案系统信息化建设加以坚定不移的支持，必须对其拥有耐心，对于其中出现的问题不畏缩、不逃避，在各个步骤中，做好当前人物，按照统一规划和全局计划建立起信息化的企业档案管理系统。

（二）转变观念，加大重视

企业领导者以及管理者必须对档案信息化建设加大重视程度，这样才能引起相应员工的积极性，对于自身的档案信息化建设持积极态度，给予企业相关部门一定权力，明确企业档案管理信息化建设的规定，以此提升信息化建设水平，发挥原有档案系统的充分优势。

（三）引进人才，学习先进经验

小型企业学习大型企业对于信息化建设的管理经验，再根据自身实际制定出切合实际的档案管理信息化建设规划。大型企业之间可以相互借鉴，相互学习，取长补短，提升自身对于档案管理系统的信息化建设水平。

企业可以加大资金投入，以股权激励等措施，提高相关工作人员待遇，从而吸引优秀人才的加入，更新人力资源。企业对于自身拥有的人才进行全方位的培训，组织定期的学习活动，为企业信息化建设提供强力支持，规范企业档案信息化建设的制度，优化档案信息化建设流程。

（四）重视基础工作，做好员工思想工作

思想是变革的先驱，员工思想不变革，档案的信息化建设过程永远不会顺利，因此企业应当组织定期的全体员工学习活动，改变员工传统意识，从思想上进行变革，以思想变革引导制度变革，进而促进档案系统信息化建设。

档案信息化建设最重要的还是资金问题，企业可以进行合理的资金评估，合理增加对于企业档案信息化建设的资金投入，加强对于相关工作人员的管理，从而使得资金达到利用最大化和效益最大化。

四、小结

市场经济深入发展，但是现代企业对于档案信息化建设的程度并不高，且发展极不均衡，针对以上情况，企业必须提高自身管理人员素质，与时俱进，学习先进经验，顺应社会发展，认识到企业档案信息化建设是个任重道远的过程，对此充满信心，以此促成企业档案信息化建设过程的顺利进行。

参考文献：

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