办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性分析

王征

摘 要：随着科技不断发展，这样的社会背景下对人们的生活产生重要的影响。办公自动化环境是加快工作效率，方便于人们的生活。对于医院档案管理，这是繁琐又需要耐心的工作事务，需要谨慎核对每位患者的情况及时反馈，做到工作认真负责，坚持以人为本的工作理念。那么，深究办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性，这是医院档案管理工作中的关键之处。

关键词：办公室自动化；医院档案管理；必要性；可行性；管理措施

随着医疗体系不断完善，我国医院管理水平也随之进步，办公自动化的管理方式在医院档案管理工作中起到至关重要的作用。办公自动化环境下的医院档案管理工作，不仅改变传统模式下工作流程和文件存储、查阅，进一步使医院档案管理规范化、标准化、科学化，档案管理自动化加大信息共享的范围，提高工作效率。现阶段，办公自动化模式下医院档案管理工作虽然有着存在的必要性，但仍面临着网络安全管理、制定精细的档案管理标准、注重专业人才的培养等诸多问题。以此作为解决问题的标杆，要不断地在工作中积累经验，找到办公自动化环境下医院档案管理的可行性管理措施，提高医院管理水平，进而满足医疗事业的需求。

一、办公自动化环境下医院档案管理的必要性

医院档案管理本身是需要整合大量信息，对记载的资料进行录入要求准确度的严谨性，办公自动化模式的加入，利用计算机信息技术操作工作流程，进行信息交流、数据传输，提高医院管理工作的精准性和可靠性，这是一种科技化交流管理方式。办公自动化环境下医院档案管理工作的开展，改善以往传统模式依靠人工操作的繁琐和失误，不断提高工作效率，可以缩短时间检索查阅。[1]办公自动化利用互联网信息共享系统，共享信息使医院档案管理科学化，促进各个部门工作沟通合理化，加大工作步伐。这种数字化管理档案模式，将信息变成电子文档，随之添加文字和影像信息，不仅可以节省时间帮助患者检索资料，还可以为医生提供可靠信息作为依据来诊断患者病情。办公自动化的启动，是坚持以人为本的服务模式，自动化存储医疗资料较人工加工的流程便利、利用率高、信息精准度强，这样便于医院资料长时间保存。所以，办公自动化环境下医院档案管理是必要存在的，它是促进医疗事业管理工作发展的根基。

二、医院档案办公自动化管理的不足之处

办公自动化是利用计算机互联网传递信息，整个过程中避免不了存在网络安全问题，会涉及到自身的安全隐患。对于办公自动化环境下医院档案管理，都是计算机操作，不涉及特殊情况的本人签名，就会削弱个人的权威性。办公自动化档案管理如果遭到病毒的侵入，会对医疗资料造成破坏，同时也有可能泄露患者的信息资料，可能对患者的人身安全造成危害。对于这种数字化信息的保存的隐秘性和安全性，是需要医院管理工作人员特别要关注的。

在医院档案管理的标准化要求上，还存在一些不足之处。比如，管理系统水平不过关、可持续应用的软件数量限制、操作管理系统的人员专业性，等等。自动化文件的录入要具有连贯性，中间环节出现任何阻碍都会对管理工作造成影响。数字化的管理模式带来极大方便的同时，也会有相对应的问题体现出来，文档存储只是保留当前文件，直接更换原始文件，存储的形式的统一性，容易影响检索信息参考资料。[2]

现阶段，我国医院档案管理人员的操作系统技术有待提升，精准度不断提高。互联网下的管理工作是随着科技和社会需求不断变化而变化，要时时更新自身的工作理念，补缺现代化档案管理专业知识和操作技能，造成这样的情况就是缺少专业知识的培训，医院档案管理工作能力低，不能完全掌握这项工作的核心内容。

三、办公自动化环境下医院档案管理的可行性管理措施

为了更好地服务于人民，更加人性化，尽量满足患者的就医需求，医院在开展人力资源管理工作中，创新新型档案管理理念首当其冲。要不断完善创新式管理理念，加强管理工作的时效性，避免不必要的医疗管理风险。在整个管理过程中，要不断总结摸索完整的管理模式，以提高医疗档案管理质量。在加强管理模式的基础上，同时要加大管理力度。对办公自动化环境下医院档案管理人员的人选是需要不断培养和精选，要不断提高管理人员处理综合事件的应变能力，组建相对专业化的团队，更好地为医疗事业的发展服务。医院应该加强档案管理人员的业务培训，为档案管理人员加强坚实的理论业务知识并合理运用到实践当中，为管理人员创造学习的机会，在学习中产生对工作的热情，更好地胜任本职工作。[3]

医院档案管理工作需要制定管理制度，制度一旦形成，在符合国家相关要求的基础上，要保证其标准化、规范化、合理化。可以结合本医院的实际情况和人员分配比例，来进行工作安排。要限制检索资料的权限，根据职位级别的区分查阅的权限，使档案管理制度规范化，医院要要求档案管理人员严格按照管理制度的标准进行工作操作，可以列出赏罚标准激励管理人员工作动力。

医院要加强对自动化信息管理的安全问题，要使患者对医院保密性充分信任。健全网络安全系统，也是医院建设可靠性的有效途径。通过对自动化信息系统设置密保、设置权限、设置计算机硬件保护措施来加强档案管理工作网络安全，医院要加强监督工作。因为医院自动化管理信息安全情况直接影响到患者的信息是否泄露，所以加强监管网络安全是至关重要的。计算机病毒的入侵会破坏医院原始信息资料，这对医疗事业可靠性造成极大的阻碍，医院档案管理人员要重视并采取对应措施加強管理。[4]

通过医院HIS、PACS、LIS系统的融合互通，可以从各个系统中大量获取医疗卫生日常业务工作中的重要数据，同时通过对这些海量数据进行有效整合，提取其中有用的信息，挖掘其中新的信息。这种系统的融合交互包括病人信息、检查信息、申请单状态，等等。在这看病过程中病人全借助就诊卡或住院号进行开单、交费、登记排队、自助打印结果，实现电子信息化，优化患者看病流程，节省人力物力，缩短看病的时间。

办公自动化医院档案管理工作中，要保证系统的高效、精准运转，更好地为管理系统服务。在建设强大专业技术团队的同时，要注重人才培养，使管理人员对档案资料的保密工作清晰认识到，防止信息不完善或泄露对个人造成不必要的伤害。要保证信息的可靠性、真实性、完整性，档案管理人员要重视对信息录入的精准度，在检索资料信息时能够及时处理各种突发状况。

四、结论

档案管理工作在医院建设中起到至关重要的作用，相对管理水平有待提高。随着现代化建设的医疗政策不断完善，管理制度也要根据医院自身的实际情况随之调整健全。我们要针对现阶段自动化环境下档案管理存在的诸多不足，结合实际采取完备的措施加以改善，要不断提高医院档案管理人员的职业技能，要注重培养专业技术人才。在实际工作中，要制定合理的管理制度，对于管理工作流程、管理人员的素质、管理的绩效有所要求，按照一定的标准进行科学化操作。制定的管理制度要根据国家政策不断完善，创新式工作理念掌控整合医院的建设。加强网络安全监管，对于安全问题不容忽视，保证患者的信息真实、可靠，医院有责任保护患者的信息完整性。对办公自动化信息系统的维护和开发，医院要安排专业技术人员进行操作，要对计算机软件和硬件深入了解，在保证信息不被破损的情况下，来解决系统产生的各种问题，这也是在我国社会经济发展进程向前推进的过程做出贡献。

参考文献：

[1]李建勋.关于医院后勤人力资源管理创新探究[J].港澳经济.2015（7）：141-142.

[2]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘.2015（78）：174-178.

[3]房建玲.办公自动化环境下的医院档案管理探讨[J].管理观察.2017（03）：113-115.

[4]王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业.2016（24）：148-149.