浅议费用报销常见问题及内部控制措施

陈雪梅

[摘 要] 企业作为市场经济中主要的经济主体，其在一定会计期内各项资源的主要衡量指标就是费用，会计人员对于公司的每项费用支出通过分类列示在各项会计科目中。由于费用的多少直接影响到公司利润的大小，与公司的绩效考核以及社会影响程度有很大的关联。因此，各项费用开支在企业经营中都有着重要的影响。自然而然，费用报销的内部审计也非常重要。

[关键词]费用报销；审计；内部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.28.133

1 引 言

通过对需要报销票据是否合法、是否合规的审查核实来保证一个企业财务对费用的管控力，能够报销的票据必须是通过审核合规的部分。而需要报销的多种费用票据，会计审核时要抓住关键控制点的关键部分，谨防不符合法律、不符合规定的违规发票报销或者入账。总的说来，符合市场规律的单价、明确的单价、清单、事由，都是各种费用报销时需要的数据。相比较而言，数额大的费用在报销时还需要提供翔实的预算规划、必要的会议纪要、文件或者相关活动的通告等具有支撑力的真实资料，要求这些资料的真实性必须能够证明报销费用的客观性、真实性。考虑到内部费用审计的重要性，文章以对某公司内部审计为例，就费用报销常见的问题提出相应的内部控制管理措施。

2 案例简介

2.1 问题综述

某集团公司在对其下属地区子公司进行内部审计时，发现其在费用支出方面存在以下问题：①三大可控费用（业务费、差旅费、营销费）占收入有上升趋势。经过检查审计期间费用预算情况，营销费用有每月上报费用预算并遵照执行，其他费用未见类似预算的问题。②审计检查发现有以定额费用报销变相提高工资收入情况的问题。③出现部分费用列支审批手续不合规，付款审批不完善的问题。④高管费用列支不清晰，有较多非正常工作费用支出的问题。⑤员工通过修改报销单据金额，虚报费用支出的问题。

2.2 50万元以下费用支出抽查情况

共计抽查下属地区子公司50万元以下费用凭证137笔，共计金额184.71万元，具体的审计情况如下：①检查中发现中高层管理人员每月都有固定金额的费用报销，通过向该公司相关人员了解，该报销实质为允许部门负责人每月报销定额费用，以增加工资收入。即以费用报销名义增加中层管理人员薪金；②抽查出六笔费用列支没有明细内容说明，不能充分有效地证明业务的真实内容；③抽查四笔报销单据中存在总经理、执行董事费用互相审批，且未见财务经理审批的情况；④抽查有三笔业务报销金额大于实际发生金额。

2.3 50万元以上支出及付款检查情况

审计期间共发生50万元以上付款支出112笔，共计金额23948.74万元。其中内部往来、支付工程款未见董事长审批；针对高层管理人员费用列支检查，费用报销情况统计如下：抽查了三位管理人员在任期间费用报销情况，发现部分费用列支发生在非业务地，费用内容与工作无关。

高层管理人员存在非本人报销的情况，由司机、其他行政员工或其他经手人代为报销，实际报销人自行审批。该操作造成检查统计中无法正确划分高层管理人员报销金额，也造成管理中的漏洞。

2.4 针对以上事项，对该子公司的处理意见

（1）擅自以报销费用方式变相增加员工薪金。经查发现在上级公司2015年6月已核定公司职工薪酬标准后又自2015年7月起，以费用报销名义变相增加中层管理人员收入，共计金额98525.90元，涉及管理人员共六人。该操作经总经理及执行董事口头批准同意，执行时未见书面通知。

審计意见：公司领导未经总公司批准，自行制定部分员工补贴标准，并允许以定额报销方式提高工资总额，属于违反人事行政审批权限事项。应立即停止该违规操作，行政部副经理、总经理、执行董事应对此事负责，已超工资标准发放的98525.90元应从三人工资中扣回，具体执行由股份公司督办。

（2）经济事项的发生，很难说明它的真实性。经抽查出开发公司六笔费用列支没有明细内容说明，不能充分证明其业务的真实性。

审计意见：对于上述经济业务事项，公司应组织相关部门、相关人员对其真实性进行核查和确认。如果是公司真实存在的经济事项，应将手续补齐，否则，要追究相关人员的责任。今后要加强此方面的管理，在购买办公用品等用品时，必须要有完整的商品清单，以保证报销单据的完整性和真实性。

（3）领导层级人员费用报销，主要财务负责人审核手续缺失。抽查开发公司四笔报销单据中存在总经理、执行董事费用互相审批，且未见财务经理审批的情况。审计意见：上述经济业务事项，如果是与工作有关的应按规定办理审核手续，否则，不得报销。

（4）50万元以上大额付款，未有董事长批准字样的问题。本次审计共抽查10笔50万元以上付款事项，共涉及金额8483万元未见董事长审批字样，财务反映已短信请示董事长。

审计意见：按现行财务管理办法规定，50万元以上付款时，“以手机短信回复方式审批同意的应在15天内补书面或传真审批手续。以传真或手机短信方式报批及补书面手续的责任人为各个公司财务负责人”，财务部应在短信请示相关管理人员后，定期补齐书面凭据，完善审批手续。

（5）部门及高管业务、差旅费用未实行预算控制且报销的部分费用与工作无关。本次审计，共计抽查了四位领导人员在任期间费用报销情况，发现部分费用列支发生在非业务地且费用内容与工作无关。总经理报销的费用中有70721.84元，从票据内容反映来看，审计认为不能说明与工作有关。

审计意见：今后管理人员（执行董事、总经理及部门负责人）在报销特批费用时除应事先得到董事长批准外，应向财务部门说明费用实际内容，财务部门用台账登记，记载特批费用支出限额、报销人、报销金额、是否超限额报销等，并妥善保管备查。对于总经理报销的与工作无关的相关费用，应当按规定退回。

3 案例分析

该公司作为上市公司，费用报销的具体流程如下：所有的费用支出，都需要经办人根据业务实际发生情况如实申报、部门领导审核业务事项的真实性，财务再次复核业务票据的真实性、合理合法性及票据报销单填写的规范性，总经理、执行董事审批（50万元以上或特殊支出需董事长审批），财务总监审批，出纳支付。1000元以上的支出直接汇款到客户账户。总体来讲，管理制度相对比较完善。虽然流程设计合理，审核、审批人员职责分离，但由于在一些环节，审核人员工作不仔细、不认真，并且有上下串通舞弊的现象，也会导致内控出现问题。

4 加强内控管理的措施

针对以上的舞弊手段，费用报销中暴露出来的问题，企业可以具体通过以下几种方式进行控制：①健全管理制度及费用支付流程，明确各岗位的责任清单和权力清单，以确保审批范围责任明确，严格按照合法程序办事。案例所在的公司制度完善，报销流程设计合理，但由于相关人员责任不明确或是由于牵涉到自身利益，视制度为虚设，没有按照制度流程办事，舞弊照常发生；②不相容职位分离，审核人员、审批人员、付款人员、审计人员职责分离，避免串通监守自盗，串通舞弊；③建立签字样本制度，相关管理人员的签字样本在财务备案，付款特别是大额付款时，付款人员一定要对比签字，防止伪造审批签名；④多人进行业务共同发生的费用，由级别最高的人员来报销，高层管理人员禁止由司机、其他行政员工或其他经手人代为报销费用，实际报销人自行审批。在本案例中，该操作造成检查统计中无法正确划分高层管理人员报销金额，也造成管理中的漏洞。

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