事业单位档案管理信息化建设探讨

郑惠中

【摘要】在我国市场经济体制改革过程中，事业单位档案数量越来越多，对档案管理工作提出了更高要求。信息化是事业单位档案管理的必然发展趋势，是提升档案管理水平、保证档案价值充分体现的关键。对此，事业单位应高度重视信息化建设，为档案管理工作创造更加有利的条件。本文将简述事业单位档案管理的现状，并探讨了档案管理信息化建设的策略。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

在信息时代背景下，科学技术发展速度日益加快，社会各个领域都提升了信息化建设速度。档案管理作为事业单位管理工作中的一项重要内容，也要提高对信息化建设的重视程度，充分发挥出信息技术在档案管理中的作用，确保档案开发利用工作顺利进行。这样才能实现档案信息的共享，最大限度发挥档案的价值，为事业单位各项工作提供可靠依据。

一、事业单位档案管理的现状

在全球信息化快速发展过程中，很多事业单位都在加速推进档案管理信息化建设，但是在此过程中也遇到了很多问题。第一，事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，随着事业单位的运行，档案管理的作用越来越明显，通过做到档案的收集、整理、保存和利用工作，能够使事业单位工作更为清晰，让资源得以共享。而当前事业单位个别领导未意识到档案管理工作的重要性，忽视了档案管理信息化建设，投入的资金较少，无法有效提升档案管理软硬件水平，且档案管理人员综合素质也不高。第二，我国档案信息资源开发不到位，缺乏有效的供给，在采集、加工信息资源时，经常发生重复劳动的情况。尤其是现阶段我国档案开放比例不高，数据库容量不大，大量信息资源未获得有效利用。第三，当前事业单位每天都会产生很多有价值的信息资源，但是软硬件设备更新缓慢，不能满足实际档案管理工作要求。

二、事业单位档案管理信息化建设策略

（一）不断完善档案管理制度。完善的制度是推进事业单位档案管理信息化建设的关键，对此要将相关领导和档案管理人员职责明确下来，形成事业单位档案管理信息化合力，促使档案管理效率不断提升。第一，结合事业单位档案管理工作现状，科学合理制定相应的档案管理信息化制度，并保证其具备较强的安全性、实践性和可操作性。第二，加强对档案管理信息化制度落实状况的监督与管理，确保在严格执行制度的基础上，与档案管理信息化需求相结合，有针对性地作出整改，让制度的作用真正得以体现。第三，坚持“一岗双责”的原则，将档案管理人员具体工作职责确定下来，督促其认真工作，减少失误，为档案信息的完整性、可靠性提供保障。

（二）加强档案管理信息化软件建设。在事业单位档案管理过程中，要结合其需求与行业发展总体进程，开发相应的答案管理软件系统，这是档案管理信息化建设中的关键内容，关系着事业单位档案管理工作效率的提升。第一，结合事业单位各项工作实际需求，打造具备互联互通、共享信息服务和无障碍数据传播的信息系统。第二，事業单位要加快综合性服务网站建设步伐，促使档案管理信息化建设服务水平进一步提升，从有效综合性平台出发，逐步对事业单位档案管理信息化网站建设进行拓展。第三，事业单位要狠抓数据信息保护系统开发与升级，逐步增强数据档案抵抗病毒的能力，防止其受到恶意攻击，让档案数据资料在网络中的传递更加安全。同时还要重视对档案数据资料进行备份，提升档案数据安全性的基础上，保证档案信息服务工作顺利开展。

（三）提升档案信息化、标准化和规范化水平。在事业单位档案管理信息化建设中，需要注重提升规范化和标准化水平，这能够将档案管理工作现代化水平反映出来。事业单位开展档案管理信息化工作过程中，要根据国家规定的信息化管理标准，同时结合实际发展需求与特点，形成适宜自身的内部管理标准体系，并在实践时予以完善。对档案目录数据库来说，除了要与国家标准相符以外，还要保证具备较强的可操作性。对各立档单位文件和档案内容、著录项目、数据库结构及格式等，需要制定统一的规定，并提升档案数据库管理软硬件文档格式、数据指标等规范性。这样今后电子目录进入档案馆时可以让数据得以共享，解决因为软件不一样造成不能转换、读取数据等情况。

（四）提升档案管理人员专业素质。在事业单位档案管理信息化、电子化和网络化发展过程中，要想进一步提升档案管理信息化建设成效，需要切实增强档案管理人员的思想意识，提升其文化程度与专业素养。第一，档案管理人员要尽快转变思想观念，逐步形成较强的社会意识。第二，事业单位要定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们学习信息化知识，掌握更多的专业技能，能够熟练运用各种计算机软件，从而真正满足时代发展需求。第三，事业单位应该为档案管理人员提供更多业务学习机会，从他们的实际工作状况出发，科学合理进行定岗定位，充分发挥出其在工作中的优势，促使档案管理信息化建设顺利进行。

三、结语

总之，信息化是事业单位档案事业发展的必然趋势，这既是档案管理工作的需求，也是新时期对档案工作的要求。对此事业单位相关领导要在思想上引起高度重视，做好档案管理信息化建设规划工作，将各种先进的技术与设备利用起来，确保档案管理工作效率不断提升，为事业单位的快速发展保驾护航。

【参考文献】

[1]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016（13）：138-139.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.