为合并邮件自动添加称谓

王志军

实际工作中，我们经常会利用邮件合并的功能批量生成邀请函或通知，但如果只是得到类似于如图1所示的邮件效果，显然是不太礼貌，那么能否在姓名的后面添加“先生”或“女士”的称谓呢？

这当然可以实现，首先请保证源数据已经包括“性别”的信息。仍然按照普通的步骤开始邮件合并，如图2所示，当完成“姓名”合并域的添加之后，将光标定位在“姓名”合并域的后面，在“编写和插入域”功能组依次选择“规则→如果…那么…否则”。此时会弹出“插入Word域：如果”对话框，域名选择“性别”，比较对象输入“男”，如图3所示，在下面的“则插入此文字”文本框输入“先生”，“否则插入此文字”文本框输入“女士”，检查无误之后确定并关闭对话框。

完成上述设置之后，我们已经可以在“姓名”合并域的后面看到相应的称谓，但字体、字号与其他文本有一定的区别，请使用格式刷进行操作，预览信函就可以看到类似于图4所示的称谓效果了，是不是很有人情味？

补充：上述的规则其实就是Word的IF域，类似于Excel的IF函数，我们可以按下“Shift+F9”組合键切换到域代码模式，如图5所示，可以查看到这里的IF域实际仁是嵌套域，引用的是“性别”字段，感兴趣的朋友可以自行研究。