对人事档案管理工作改进的一点思考

王雅男

摘 要：近年来，我国企业对于认识档案管理越爱越重视。人事档案真实地记录了干部的工作经历、思想历程、品德作风以及业务能力，是单位党组织考察干部的重要依据。因此，规范和加强档案管理工作的意义重大，单位需重视并加强对人事档案管理工作的督导，切实培养和提高档案管理人员的素质，并积极向先进单位学习，不断改进和创新管理模式，更科学、高效地管理档案，真正发挥人事档案的意义和作用。

关键词：人事档案管理 意义 现状

引 言

人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。它是个人成长的真实写照，也是考察能力的重要依据。因此，人事档案具有不可替代的重要作用。近年来，不断深化的人事制度改革，对人事档案工作产生了深远的影响，同时也暴露出目前我国人事档案管理工作存在的诸多问题。

1人事档案管理存在的主要问题

1.1人事档案管理不严谨

摒弃了古代统治阶级对信息的垄断方式，依靠现代网络的便利，档案很容易被泄露。首先是档案管理关系混乱。主要是在编人员与非在编人员的问题。在编人员的档案主要在机关、事业单位、国企单位等的人事部门。而非在编人员的档案则分布在不同部门，有的在人事部门的人才交流中心，有的在单位主管部门，有的在社会保险部门，有的在个人手中，致使这部分人群的档案得不到严谨的管理，更严重的会造成档案流失，使一些不法分子使用这部分资料谋不义之财。除了档案的存储，档案的交接转移中也存在一些问题，人员流动中，除了在编人员的档案，其他非在编人员的档案得不到及时有效的转移，造成人事档案不连续、环节脱档，致使后来单位无法及时对人员的档案进行补充，造成弃档、空档。也有不少企业单位在招聘人才时，没有把人事档案交由职能部门保存，很容易出现管理盲区。

1.2档案管理人员专业水平不高，缺乏先进的管理方法

长期以来，大多单位的档案管理以纸质资料为主，档案管理人员的技术能力不受重视，许多档案管理人员都是零培训上岗，极不熟悉业务，也缺乏档案材料基本的业务整理能力，在归档、收集、整理时不免会出现纰漏。同时，大多档案管理人员对新兴的规范化、现代化的管理无从下手，有些老的档案管理员甚至不会使用计算机，所以，导致管档人员工作频繁变动，精力更是无法集中在档案管理之上。

1.3档案材料缺乏收集力度

许多单位在档案管理时只存不收，归档制度不健全，即便发现材料不全，亦不能及时收集材料，而是依旧不完整入档，甚至有些职工临时借出的档案长久没有归档，后期管理员亦不知从何查找。调查中，我们还发现有的单位的档案材料存在明显的拼凑痕迹，致使档案材料的价值大打折扣。

2对人事档案管理的几点建议

2.1加大宣传培训力度，重视人事档案管理工作

领导干部要重视档案管理工作。要对档案管理人员进行专业、系统培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》《保密法》《人事档案管理工作细则》《档案工作条例》《任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，熟悉计算机操作，并掌握档案管理方面的相关软件应用技术。通过培训，不断提高人事档案管理人员的工作能力和专业素质。同时，要向广大企事业单位积极宣传档案的重要作用；督促其及时更新、收集员工的档案材料，保持档案材料的连续性。

2.2探索人事档案管理新模式，实行集中与分散相结合的方式

人事档案管理权上，应明确所有社会组织都具有建立、收集和管理本单位职工人事档案的权力和义务。在此基础上探索和建立人事档案管理新模式，实行集中与分散相结合的管理模式。机关人事档案由组织部门统一管理；企事业单位和非公社会组织负责本组织内职工的人事档案的收集和管理。为了保障职工权益和各单位的知识产权，在职工调离或退休后，其人事档案由原单位保留若干年后再统一送交人才交流服务机构统一保管。职工个人就职或服务新单位后，再由新单位重新为其建立人事档案。这样既能保证人事档案的完整性和连续性，同时不同单位间的人事档案可以相互鉴证，也有利于维护人事档案的真实性和权威性。

2.3培养专业的管理人员

配备专人专职负责人事档案管理工作，不再使用兼职或临时人员。专业化从业人员入岗流程，严格筛查从业人员能力。到岗后，切实做好人员的专业培训工作。使工作人员树立牢固的责任意识，从讲政治的高度，认识档案管理工作的重要性，养成对事业高度负责的良好习惯，坚守职业道德，严格守住档案信息真实、可靠关，严格把住档案信息管理的安全关。

2.4拓宽档案的开放对象

对于未就业人员尤其是应往届大学毕業生的人事档案，留存在不同部门，人才信息没有得到充分的利用，千里马遇不到伯乐，而伯乐也找不到千里马。因此扩宽档案开放对象势在必行。例如：未就业人员人事档案适当对具备资质的“猎头公司”开放，通过“猎头公司”为用人单位寻找人才，让人才找到适合自己的岗位，带动人才流动和就业，为地方经济社会发展提供人才支持。

2.5规范档案的转移，更新流程

随着人员的调动，个人档案也需要及时转移，避免出现空档、缺档现象。人员到岗后，其个人档案也应当随之转移到新的工作单位，交由相关人事部门管理。借助于现代化的网络系统，及时更新政府主管部门的备份文件，做到两方面齐头并进，确保信息的准确、有效。

结 语

随着信息化时代的发展，个人信息肯定会得到更合理的存储，信息的价值肯定也会得到更加合理的应用。建立健全人事档案管理制度，不断完善档案信息管理体系，就能为优化人力资源配置、提高事业发展水平起到积极的推动作用。总的来说，人事档案管理体系的日益完善，对于社会各阶层人员来说，都是有益无害的，使个人信息安全得到了保障，适度的信息公开能为人才就业提供适合的岗位，让人才发挥专业技能价值，为社会主义的建设提供强大动力。

参考文献：

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