浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略

何婷婷

摘 要：随着我国企业信息化建设的不断完善，无纸化办公已经逐渐成为一种新型的企业办公方式了，其不仅能够提高企业管理的效率，同时还能够在一定程度上提高企业答案管理的科学性，无纸化办公不仅在一定程度上完善了我国企业现有的档案管理体系，同时也在一定程度上提高了档案资源整合质量。本文就无纸化办公下档案资源整合构建的策略进行研究，希望能够在一定程度上提高企业档案资源的利用效率。

关键词：无纸化；办公自动化；档案资源；整合

作为现代企业发展了一个非常重要的方向，无纸化办公现在我国很多企业中都得到了广泛的应用，其不仅能够给企业档案资源整合带来非常大的便利，同时还让办公人员保存和查阅资料变得更加便利。无纸化办公主要是利用电子文件的形式来提高企业员工的办公效率，员工可以利用电子设备来对资料进行网络传送，这样不仅提高了企业档案资源整合构建的水平，同时也在一定程度上提高了企业的市场竞争力。

1无纸化办公

无纸化办公体系主要是利用信息化网络技术来进行企业工作的办公，无纸化办公采用的通信，技术和办公设备都是非常先进的，其不仅可以快速、全面的收集的企业管理人员所需要的信息，同时还能够对这些信息进行储存和数据处理，让管理人员可以更加高效的进行数据信息共享。无纸化办公体系不仅可以给企业管理者提供快速的信息处理和全面的数据处理，其还可以简化企业的工作流程、提高企业办公的工作效率、增强企业员工的协同工作能力，因此企业必须要不断加强对无纸化办公的重视度，这样企业的行业竞争力才能够得到提高。

办公自动化系统发展至今，技术越来越先进，自动化程度越来越高，涌现出一些新的技术特征：跨平台，支持Windows、Linux等操作系统；个性化，支持单位和用户界面可自定义配置；集团化，支持多层级分支机构的集团化管理，各单位之间既统一又相对独立；移动审批，支持手机、平板电脑等移动终端审批；平台性，提供标准的插件规范、应用开发接口和数据交换接口，支持快速的应用开发。而且，办公自动化系统的平台性为与档案管理系统实现无缝对接提供了契机。

2当前档案资源整合过程中出现的问题

随着企业档案整合工作量的不断增加，我国企业档案整合工作的效率也开始出现了不断下降的情况，针对这种现象我们必须要不断加强对无纸化办公的应用，只有这样企业档案工作的处理速度才能够得到提升。现在我国很多企业在进行档案资源整合的过程中，并设立专门的岗位来对档案资源进行整合，企业档案的管理和运行仍旧是两个独立的部门，两者之间的联系并不是非常紧密，这种情况也在一定程度上降低了企业对档案资源的利用效率，造成了企业档案资源严重浪费的情况，针对这种现象我们必须要不断完善无纸化办公体系，不断加大对无纸化办公的研究力度，只有这样档案资源在进行收集的过程中才不会出现重复的现象。

3无纸化办公下档案资源整合构建的策略探析

考虑到上述的几个问题，下面详细阐述了无纸化办公下档案资源整合构建的策略，尤其是办公自动化体系和档案管理体系之间的对接。作为档案资源整合的一个非常重要的环节，档案资源开发在档案管理过程中发挥的作用是非常重要的，企业在对答案资源进行整合的过程中，必须要不断提高档案信息的检索速度和准确性，只有这样档案信息共享工作的水平才能够得到提高，同时也能够在一定程度上改善我国企业档案资源分散和封闭的问题，无纸化办公座位办公自动化体系中的一个非常重要的部分，其不仅能夠在一定程度上提高企业档案信息电子文件资源的处理速度，也能够在一定程度上提升档案资源目录的检索效率。

在档案信息资源中，办公自动化体系里的目录与电子文件信息属于一个关键的组成要素。它主要是借助相关数据，加以处理、整合后，可以添加到档案管理体系中。在实际工作中，办公自动化体系与档案管理体系之间是独立的。因此，对于数据的处理工作需要人为进行。数据处理的过程有：1）需要把办公自动化体系中的目录、相关文件等下载下来，进行有效的储存。2）在目录数据中，展开对数据的处理与整合工作。其中有数据的选择，以及转换格式的过程中。这项工作的目的在于保证数据信息达到档案管理体系对于使用数据的标准。3）需要保证每个目录与电子数据形成相对的关系。在此过程中，工作人员需要把文件的原件、附件全部上传在档案管理体系中。这项工作会花费很多人力与时间，而且具有重复性的特点。同时，极有可能出现漏洞或者不在不足。

办公自动化体系和档案管理系统之间的无缝对接，是在全面了解两个体系中的底层协议与数据结构的前提下，利用数据接口程序，而形成的一个虚拟型的数据通道，它可以保证两个系统中数据的相通性。也就是说，数据接口程序可以进行对电子数据的归档工作，这个过程不需要人员操作，就可以保证归档工作的智能化，以及档案数据的标准化。

3.2目录数据对接

档案管理系统和办公自动化系统之间连接的关键点就是目录数据，档案管理系统的目录类型是非常多样的，因此为了提高管理者查询资料的效率，我们必须要应用办公自动化系统来对档案资源的目录进行数据项筛选，对每一个数据项的类型和长度都必须要进行严格地匹配，只有这样档案资源目录才不会因为类型不匹配、容量不足等原因产生数据项丢失的现象。

3.3电子文件数据挂接

在目录数据导入完成的基础上，需将电子文件挂接到对应的目录数据中，电子文件包含正文、附件和其他相关文件等，每条目录对应的电子文件使用单独的文件夹存放，以方便管理人员从后台直接调出。数据接口所要达到的目标，一是确保数据完整性，办公自动化系统中的公文数据，包括目录、正文、附件等数据能完整地传输到档案管理系统中；二是确保数据规范性，办公自动化系统中各种公文数据根据不同的档案类型，导入档案管理系统对应的档案门类中；三是确保数据安全性，由于数据是通过网络传输的，在办公自动化系统和档案管理系统设置防火墙的基础上，数据接口程序对数据进行加密后再传输，避免数据在传输过程中被窃取。

4总结

通过上述文章，我们可以知道无纸化办公在企业档案管理过程中发挥的作用是非常大的，其不仅可以和档案资源管理体系进行无缝对接，同时也在一定程度上促进了企业档案的发展。让档案管理变得更加智能化。在进行档案资源整合构建的过程中，无纸化办公可以进一步提高企业档案资源管理的水平，因此企业必须要不断加强对物质文化办公的重视度，只有这样档案资源整合构建的标准化才能做得到增强。

参考文献：

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