浅析档案管理信息化发展趋势

王桂婷

档案是各单位必不可少的信息资源，在人类社会发展史上，档案起着查考利用、科学研究和历史凭证的作用。因此，做好档案管理工作就显得尤为重要。随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络信息化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。

1.档案管理信息化的含义

档案工作反映的是一个单位的历史面貌，档案管理信息化建设是时代赋予档案管理部门新的任务和使命，档案管理信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。

2.档案管理信息化发展的必然性

档案管理信息化具有软硬件基础当前，我国各单位档案 管理部门基本上都配备了各式各样的打印机、复印机、扫描仪，数码相机等，管理人员也达到了人手一台计算机的配置，这样就为实现档案管理的信息化提供了硬件设备基础，此外软件建设方面，各单位几乎都配有档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基础上，档案管理向信息化发展就有了充足的、完善的条件，完善的法律法规，规范的管理机制，统一的管理标准是档案管理信息化的保证标准规范化也是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

3.档案管理信息化的必然要求

首先，档案部门正在或者即将面临档案的自然老化和人为损害的难题，档案信息资源的数字化可以保护档案原件，延长档案原件保管寿命，降低档案原件丢失或损坏的风险，受到损伤的档案原件，可通过数字化过程恢复丢失的信息，其数字拷贝也有补偿原件的作用，还可以解决因纸张老化、脆裂等原因造成的查询利用不便的问题。其次，档案信息资源数字化可以优化馆藏，进一步改变馆藏档案结构，节省存储空间。馆藏档案信息量得以不断增长。随着档案的不断增加，沉重的库房压力使传统的档案管理模式亟需变革，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盤存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。档案管理也应适应这一趋势，选用规范化、通用化及稳定性和安全性有保证的档案管理系统。以实现档案信息的传输、交换和资源共享。

4.档案管理信息化建设的措施。

一是增强档案管理人员素质建设和能力建设这里的素质建设是思想素质和心理素质，档案管理人员要有高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。以贡献求支持，以效率求发展，努力在默默无闻的平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。能力建设是指档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案 的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。所以，档案管理人员 应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

二是积极开展各项业务培训。还可创造条件邀请档案学专家学者来本地讲解新的或重点档案业务知识。安排专职档案干部定期或不定期上门进行业务指导，在具体的工作中要注重收集、整理、保管等方面的 分类指导，同时接受档案员的业务咨询。积极组织与其他单位的档案员相互交流工作方法和经验，取长补短，共同提高。

三是配备统一、专业的软硬件设备各单位各部门各自为政，信 息化手段、设备不统一，造成了很多数据不兼容，给档案管理信息化过程设置了障碍，所以，我们应配备统一的、专业的数宇化设备和专业的统一的档案管理系统，利用这些设备可实现字符识别，自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载，计算机辅助立卷。档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此。只有实现统一型号，统一规格的计算机软硬件设备。才能为档案管理信息化的实现提供 保障。

四是进一步规范管理机制。统一管理标准在各大档案管理机构中。各种档案信息资源都存在着一致的逻辑关系，其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据与运行程序之间相互依存的逻辑关系，从而共同组成计算机档案管理网络化的依据，其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性，因此，规范的管理机制和统一的管理标准就成为必不可少的要求，这样档案信息化管理为利用服务提供了方便。否则，如果各单位档案 部门没有规范的制度.不按统一的标准去处理，各搞一套。白成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也难以实现。