信息时代档案管理工作面临的问题和对策

李洪飙

摘要：随着社会的发展和进步，以及科学技术水平的提升，促进了各个领域的发展和进步。网络信息化技术的诞生标志着信息时代的到来，档案管理作为企业、事业单位、政府部门等的重点工作，应用以往的管理方式已无法满足新时期的要求。档案管理工作应做到与时俱进、顺应时代的发展趋势，充分利用网络信息化带来的便利，进而提高档案管理的质量和工作效率。促进企业的管理水平，并为信息的规划提供支持。但是部分企业在进行档案现代化管理的过程中仍旧存在部分问题，需要采取一系列有效的措施改进这些问题。

关键词：电子档案；病毒入侵；定期培训

一、档案管理信息化的概念

档案的管理即按照一定的规律对相关部门的档案进行组织并有效规划。当前阶段各个事业单位、企业、政府、学校等采用现代化的管理手段进行档案信息的收集、整理、保存和有效管理，使档案信息的作用得以有效发挥。在进行档案信息的有效管理时，主要需要将以往的纸质档案转化为电子档案，将纸质信息转化为电子信息，存储在计算机或相应的硬盘中。有利于对这部分信息的长久保存，并且方便搜索查询。对档案进行数字化的管理当前尚处于技术不完善阶段，因此在日常管理中会存在部分问题，需要工作人员采取相应的一系列措施解决。

二、信息时代档案管理工作的重要性

以往在进行档案管理时，通常需要管理的是纸质档案，管理方式相对落后，并且工作具有一定的复杂性且工作量较大，加大了档案管理人员的工作难度。在进行档案的日常管理时，为避免纸质档案受火灾、虫害、水泡、潮湿发霉等的影响，需要投入大量的人力、财力，从而保障纸质档案的安全。还需制定一系列的预防措施和应急措施，需要专门的地方进行纸质档案的存放，避免纸质档案被损毁。并且以往的纸质档案需要人工的方式进行分类整理，在进行查阅时，也需要耗费大量的时间进行搜索、调取，并且纸质档案无法尽心有效的备份。随着网络信息技术的发展和广泛应用，促进了档案管理工作的改革。应用计算机技术和网络信息化技术，将以往的纸质档案逐渐转化为电子档案，通过计算机或硬盘进行档案信息的存储。通过信息化的管理，有利于提高管理的质量和效率，降低了投入的人力和财力，无需专门的空间进行档案存储。电子档案不受火灾、虫害的影响延长了档案保存的寿命。通过计算机技术在进行档案查阅时，可以快速的进行检索和调取，大大节约了时间。通过信息化的管理方式，无需过多的人员进行档案管理工作，避免人员冗杂，出现不必要的浪费，并减少工作出错的几率。

三、信息时代档案管理工作所面临的问题

1.管理软件缺乏普遍通用性

当前阶段，虽然各事业单位、企业、政府部门等应用计算机开展档案的日常管理工作，并应用信息化的管理手段。但是受地域限制，各个企业所使用的计算机型号、管理软件的系统等均不相同，缺少具有统一性的档案管理软件。不利于档案管理工作的信息沟通和共享，并且加大了相关的档案管理软件的开发工作的难度。不利于档案信息充分发挥其资源的作用，对档案信息化管理的进一步发展造成严重不良影响，不利于档案管理的现代化发展。

2.档案管理工作的安全性保密性存在隐患

在信息化时代的大背景下，各企事业单位应用计算机进行档案管理工作，并通过信息化的管理手段进行管理。虽然在一定程度上降低了工作难度并减少了工作量，减少人力、物力、财力的投入，提高的管理的质量和管理的效率。但是互联网具有一定的开放性和共享性，在方便资源共享的同时，也使得计算机易遭受病毒的侵害、黑客的恶意攻击。致使档案信息受到破坏，遭到篡改、删除、外泄等，并且导致计算机系统崩溃，无法正常使用等，为档案管理工作带来巨大的损失。若不采取有效的预防措施和应急措施，则电子档案的保密性、安全性无法得到有效的保障。

3.专业的信息化档案管理人员的缺乏

档案管理者是开展档案管理信息化的核心力量，随着信息时代的高速发展，我们对这方面的人才需求也是愈加强烈，目前，我国既懂技术又懂管理的人才尤为稀缺，规划信息中心档案管理人员并不能完全适应现代化档案管理要求，虽然多数档案管理工作人员都具备相应的专业管理知识，但时代变了，仅凭原有的知识和经验来完成工作并不能跟上当今社会日新月异发展的潮流，加上对人员培训知识的不到位，导致人员缺乏对档案进行管理的专业能力，也对档案管理信息化的建设与发展造成一定影响。此外，档案管理人员在互联网和计算机方面知识的欠缺，也妨碍就了档案管理水平的提高。

四、应对档案管理工作问题得策略

1.开展并加强信息化建设

在目前这个信息时代的背景之下，档案信息化管理的最终目的是为了使档案资源能够得到最大程度的共同分享，最大程度的发挥其价值。首先，应由相关部门牵头来开发适应现代化信息档案管理的系统软件，然后在规划信息中心乃至全国范围内推广使用，以此来提高我国信息化档案管理的水平。其次，充分应用现代化信息技术开实现规划信息中心档案管理工作的自动化，在档案分类时，可为管理软件进行编程，以便自动识别不同类型的档案资源，来实现对资源分类的高效统计、整理和分析。再次，可以利用计算机网络来实施远程操作和相互交流。

2.建立健全的档案信息安全保障体系

档案管理信息化作为规划信息中心一种新发展起来的档案管理手段，其安全和保密工作是相当重要的工作。为了更全面的提高规划信息中心档案管理的安全性和保密性，有必要對档案管理的安全系统进行全面的升级和改造，来保障档案信息资源不外泄以及安全性。一是档案信息的存储安全，二是档案信息的使用安全。存储安全和使用应该加强网络监管，需要技术人员在系统设计时加强防止入侵的安全系数，对于一些机密的档案管理，需要对相关计算机使用的网络进行限制，以防病毒的入侵，同时对接触档案资源的工作人员进行严格审查，并在登录系统的时候采取身份认证、实名制、密钥管理、录入指纹等安全手段来提高信息系统的安全和保密性。

3.加强信息化档案管理专业人才的培养和培训工作

随着信息化时代得到来，电子文件也是突飞猛进，计算机网络技术也广泛应用于规划信息中心档案管理工作中，当前，各个规划信息中心都极度缺乏具备信息化档案管理能力的人员，所以，培养和锻造一批精通信息技术、电子技术、懂得档案管理的人员成为当务之急。首先，应充分利用好招聘方式来引进专业的管理和技术人员。其次，对现有工作人员进行培训，尤其要加大对现代信息技术和科技知识的培训工作。只有掌握了技术技能和管理知识并提高自身的业务素质之后，才能确保档案管理人员能够胜任信息时代规划信息中心的档案管理工作，推动信息时代档案管理工作的发展。

五、结语

信息化的档案管理手段，在一定程度上提高了档案管理的质量和管理效率，降低了档案管理的工作难度，并减少了工作人员的日常工作量，减少了人力、物力、财力的投入。但是互联网所具有的开放性易使计算机遭受黑客的恶意攻击和病毒的入侵。因此应通过电脑杀毒、防火墙等有效措施进行预防。并且应对既有的档案管理人员进行定期的培训，从而提高其计算机操作能力，获取更多和计算机有关的知识，提高其专业性，进而提高管理的质量和效率。促进我国档案的现代化管理水平的提升。

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