论述档案管理中的电子档案关系作用

王屿平

摘 要：电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

关键词： 档案管理；电子档案电子档案管理

1 档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。

2 电子档案的要点

一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。

二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。

三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

3 电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：

第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。

第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。

第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存紙质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。

第四，电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好。传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

4 电子信息化管理模式在档案管理工作中的作用

4.1 有利于实现资源共享

在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式，有利于充分发挥信息网络技术的作用，在一定程度上能推动档案管理的体制化与信息化，促进资源的合理共享。与此同时，也能够促进档案翻阅、档案查找以及档案编码等档案相关工作便利性的增强。而随着信息网络以及科学技术更深层次的改革与推进，电子档案管理逐渐从不同的角度出发，严格依照不同的档案管理情况进行档案查阅、档案资料分类、档案优化等。

4.2 电子信息化管理模式可以确保档案检索的准确性以及有效性

过去的档案管理工作都是采取传统的手工管理模式，档案管理人员对于档案查阅、档案分类与整理等相关的档案管理工作都是通过人工的方式进行的，因此工作效率非常低，并且工作中出现的误差也特别多。而现在，通过采取各种先进的相关网络技术设备，将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术，在档案管理工作中采取了电子信息化的管理模式，促进了档案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且数字化的网络管理系统，具有比较完善的检索方式，不仅有高级检索还有专业检索等，并且对于广大档案管理人员而言，在一定程度上，减轻了档案管理工作的压力，推动相关档案管理工作水平更深层次的提高。

4.3 电子信息化管理模式可以确保档案的时效性

过去的档案管理工作由于相关技术不发达，管理思路也不清晰，相关的档案管理人员缺乏相应的档案管理知识，庞大繁琐的档案管理工作需要耗费档案管理人员大量的时间与精力。而在档案管理工作中运用了电子信息化管理模式，在一定程度上缓解了档案工作人员的工作负担，与此同时，信息化的电子计算机管理模式也能确保档案管理工作的有效完成，具有一定的时效性。

5 结语

综上所述， 随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。档案管理一般包括传统档案管理的方式和电子档案管理的方式。目前，随着电子信息技术的发展，电子档案管理正在逐渐取代传统的档案管理。电子档案管理是一种更加高效的档案管理方法。

参考文献：

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