试析新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策

张泽宇 张泽永 王红

摘 要：社会养老保险业务档案影响社会保险经办部门内部的工作效率，也关系了一个参保职工的切身保障，能够为经办工作提供准确的参考依据。因此，当前的档案管理模式必须要顺应时代的发展，对管理方式进行不断调整。本文介绍了社会养老保险业务档案管理工作的重要性，分析了这项工作存在的问题，然后，提出了做好这项工作的有效对策。

关键词：社会养老保险；档案管理；对策

目前，我国社会养老保险制度正在不断完善，依然存在诸多问题，这些问题将会对养老保险业务档案管理工作造成一定影响，据此，相关部门应对档案管理加以规范，提高档案的完整性、安全性。笔者将分别从：社会养老保险档案管理实施的意义、社会养老保险业务档案管理现状、新形势下社会养老保险业务档案管理对策研究等方面来阐述。

1 社会养老保险档案管理工作的特点

1.1 涉及面广。我国是一个人口大国，且有2/3的人口分布在农村区域，同时我国城镇居民也有较大的数量，因而社会养老保险的对象数量远远超于其他同类型的保险。同时，社会养老保险在工作内容上也呈现步骤繁琐、流程较长的态势，包括居民保险登记、保险费用的收取、个人账户的转接等多个工作流程。因此，我国的社会养老保险势必会涉及诸多的内容，需要社会各职能单位共同参与，才能更好地服务社會与广大人民群众。

1.2 变动性大。社会养老保险的受众对象以农村居民和城镇居民为主，而其拥有一类共性即没有固定的工作岗位，其户籍的流动性也较大，这一现象在女性居民因结婚而导致的户口迁移尤为突出。尤其是近年来农村的青壮年劳动力大规模地向城市迁移工作，并较长时间不归家乡，导致其社会养老保险始终处于流动状态，其保险方法与缴纳征收工作也因此难度较大，故而其连带的档案管理工作也较难良好展开。

2 新形势下做好社会养老保险业务档案管理的重要性

在改革开放后，我国十分重视社会养老保险业务，对其档案管理工作进行了不断的完善，根据档案，可以体现每一个参保群从养老保险工作账户的变化过程，对养老保险的未来发展提供了重要参考依据，而且，对养老保险的保障功能具有关键的作用，因此，养老保险业务档案管理工作一定要进一步完善，加大重视。为了使养老保险的档案管理工作稳健的发展，且符合现代社会的发展趋势，一定要打破传统的管理理念，对档案管理制度进行改革和创新。养老保险业务档案管理水平的高低直接反应了一个经办机构的管理能力，不仅决定了整个社会保险经办机构的资源配置，还影响了本社会保险经办机构的工作效率。所以，从宏观的层面来分析，实现养老保险业务档案科学的管理，可以提升本社会保险经办机构的核心竞争力，尤其是网络化的时代，必须调整社会养老保险的档案管理工作，适应时代发展，做好这项工作具有重要的意义。

3 社会养老保险业务档案管理存在的问题

3.1 参保人员建立的业务档案资料不健全。现阶段，社会养老保险业务档案管理中还存在诸多问题，主要表现在参保人员建立的业务档案资料不健全方面，这一问题通常表现在参保人员材料身份证、户口等证件的缺失，另外参保人员提供的参保资料中未为填写姓名、时间以及单位名称，且资料中没有相关责任人签字，基于这种情况下极易发生争议事件，使养老保险真实性有效性大大降低。

3.2 档案管理制度不规范。社会养老保险档案管理工作还在起步阶段，虽然在推进社会养老保险工作中，按照上级有关要求建立了业务档案管理办法，但由于业务档案管理工作政策性强、涉及面广、变动性大，标准要求高，现有的管理制度和管理程序的标准化、规范化和细致度还不够，使得在业务档案管理中，对材料的归档选择、分级、分类管理及销毁没有统一的标准可以遵循。

3.3 缺少专业的档案管理人员。根据目前的管理现状而言，相关工作人员的综合素质偏低，掌握的专业知识十分有限，而且有的人员身兼数职，档案管理只是一个兼职工作，不仅专业水平较低，且管理的能力也不高，长此以往，这项档案管理的工作效率一定会有所下降，进而制约了社会保险经办机构中各项工作的正常运行。

4 做好社会养老保险业务档案管理的策略

4.1 强化社会养老保险档案管理意识。通过强化社会养老保险档案管理意识，有利于进一步提高社会养老保险档案管理质量。这就需要在实际工作加大对社会养老保险档案工作的宣传力度，提高档案管理人员和相关领导的社会保障意识，从而加大对社会养老保险档案管理工作的重视，给予资金上的支持，全面提升社会养老保险档案基础设施建设，为档案管理信息化和网络化的实现创造良好的条件。在日常工作中需要重视档案管理人员档案意识的培养，提高其工作中的责任心，为社会养老保险档案管理水平的提升奠定良好的基础。

4.2 创新工作方法，提高档案工作效率。在我国信息化科技力量不断发展的形势下，传统的只采用纸质化档案和手工操作的方式已经不能适应与满足我国档案管理工作的发展需求。只有切实利用好信息力量，才能更好保证档案管理工作的高效率与高质量。相关职能部门可设立电子信息库，将纸质化的档案录入至计算机系统中，实现信息的高度整合与共享，以供各工作人员与参保居民的调度使用。

4.3 完善制度，实行档案规范化管理。档案管理工作时间跨度长，是一项繁杂、严谨、细致的工作，建立健全业务档案管理一系列合理性、科学性、可操作的制度，才能实现业务档案管理工作的规范化，一方面要根据城乡居民保工作实际情况，建立健全业务档案保管、整理、资料收集等一系列制度，并下达档案管理目标任务，制定奖惩办法，加大考核力度；同时要依据《社会保险法》和《档案法》等相关政策法规，制定出社会养老保险档案分类大纲及各类档案保管期限，针对每一类档案制定不同的管理制度，将各个子制度构建成一个完整的制度体系，使档案管理工作有章可循、规范操作，确保档案管理工作的法制化、制度化、规范化。

4.4 引进专业的管理人才。专业的管理人才对于企业的未来，优秀的员工、以及专业的管理人员必不可少。不仅能提升社会保险经办机构的竞争实力，还能营造良好的学习环境。因此，要加大资源的投入，招聘更出色的管理人才，从而为做好这项工作做好铺垫。例如：通过校园途径来招聘，给优秀的大学生提供就业的机会，这样会获得良好的创新效果，而且，营造一个良好的氛围，不仅影响员工的工作环境，也影响组织的正常运行。

4.5 提高信息化档案管理水平。随着时代的发展，信息技术得到了有效优化，并在各行业中得到普遍运用，档案管理工作也不例外。与传统档案管理相比，利用信息技术促进档案管理效率的提升，传统下档案管理是以纸质书面为主，致使工作量剧增。基于这种情况下，将信息技术应用到档案管理中能大大缩短工作时间，提高了工作效率。据此，单位领导应加强对档案管理的重视，对档案管理现状加以改善，为档案室购置各种电子管理软件，从而提高档案管理效率。

5 结语

根据对社会养老保险业务档案管理的全面阐述，认识到了社会养老保险业务档案管理存在的问题，对档案管理部门的积极影响，以及消极的影响，然后，分析了如何才能做好社会养老保险业务的档案管理工作。为了将这项工作进行有效的落实，促进组织的良好发展，所以，提出了相应的管理策略，这对有利于促进社会养老保险业务档案管理的长久发展，在竞争中能具有核心竞争力，由此可见，必须要制定符合社会保险经办机构实际情况的管理制度，从而在根本上对管理谁水平进行综合的提高。

参考文献

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