计算机办公系统常见问题和解决对策

刘璇

摘 要：随着我国信息技术和经济的发展，计算机操作系统广泛应用于社会各个方面，但由于操作者非计算机专业人士，计算机办公系统又存在一定的复杂性，所以在应用计算机办公系统中会出现各种各样的问题，这些问题会影响办公程序，甚至对办公资源造成伤害。本文分析计算机办公系统常见问题并提出相应的解决对策。

关键词：计算机技术 办公系统 解决策略

计算机作为高科技产物，具有强大的信息搜集、处理和分析能力，引进计算机办公系统可以节约人力，优化办公流程，实施“无纸化”办公也响应了国家绿色环保的理念。但在应用计算机办公系统中还存在一些问题，只有解决这些问题，才能更好地推动办公信息化。

一、计算机办公系统常见问题

1.办公人员的计算机水平不高

随着计算机办公系统的不断普及，这对于办公人员的计算机水平提出了更高的要求。计算机办公系统是以计算机的应用为基础，要求熟练掌握办公软件，且不同行业有着不同的特点，操作系统也不一样，具有一定的复杂性，要求使用者具备一定基础的计算机水平，然而，每个办公人员的计算水平高低不一，年龄较大的办公人员由于身体的限制对计算机的接受能力比较薄弱，这就导致了办公效率的低下。

2.操作失误导致资料的丢失

由于办公人员的计算机水平不高，在操作时难免会出现失误，例如运用Excel处理数据时出现错误、退出时没有保存文档等情况，这会导致办公出现差错，资料遗失。在计算机办公系统出现死机的情况或操作失误时，办公人员可能由于紧张等身体情绪，从而采取进一步的错误行为或者不知道如何操作，这有可能造成办公资料的遗失或者损害办公计算机设备。

3.计算机系统的维护更新不当

计算机的办公系统属于长时间使用的系统，系统会依照这个行业的专业发展水平进行持续的变化以及发展，更新系统的内容是为了适应新的和复杂的操作要求。一般来说，计算机系统的维护和更新应该由专业的技术人员来做，但由于非计算机行业技术人员较少，很多企业都是让员工来对办公系统进行维护更新，这很容易出现由于操作不当而损害办公系统的情况。没有计算机办公系统实行良好的维护更新，也不能发挥计算机的效用。

4.防御意识薄弱引起病毒感染

病毒是计算机最大的敌人，同样也是计算机办公系统最大的敌人。由于办公者的计算机专业技术薄弱，所以他们在防御意识上也存在误区，这就给他们的办公操作带来了极大的安全隐患。在日常使用计算机办公系统时，没有安全防御的警惕意识，一旦操作不当不仅会导致整个系统的瘫痪，还会泄漏行业机密，其对于办公单位的打击无疑是巨大的。在病毒入侵时，办公人员由于自身技术的限制不能采取有效的措施抵御病毒的入侵，也不能及时地保存资料，挽回办公单位的损失。

二、计算机办公系统常见问题的解决对策

1.大力提高办公人员的计算机水平

办公人员是计算机办公系统的使用主体，要想有效提高计算机办公系统的使用效率，必须提高办公人员的计算机水平。单位必须对办公人员进行计算机水平培训，在认真的学习计算机办公系统的基础上，持续的强化计算机的办公系统平常的练习，定期对办公人员的计算机水平进行考核，发现其中的问题，并有针对性地解决，强化自身对计算机的办公系统精确使用。在使用计算机的办公系统中，对于操作失误的发生是不可避免的。我們如果真的不小心操作失误，需要进行合理的补救操作，正确的操作后大部分的资料是可以进行还原的。所以广大的办公者一定要去努力的学习办公系统还原技术，确保出现了操作失误后可以将资料找回来。

2.健全信息安全的制度和体系

办公人员在操作计算机办公系统时，必须对重要的资料和数据进行备份处理，及时丢失，也能够找回，同时也要完善续完善办公系统数据库的保护与预写功能，避免系统出现故障时，不能及时找到故障源头并及时处理和解决。单位还应该普及办公人员的信息安全观念，及时升级系统中的防火墙和杀毒软程序，同时下载和安装程序补丁，保证数据的使用和存储不会被更改和窃取。单位在应用计算机办公系统时，可以建设安全网络对系统中的数据进行加密，避免重要数据被窃而导致重大损失的情况。

3.引进完善的计算机办公系统

一个完善的计算办公系统应该包括档案管理、会议管理、公文管理、日程事项、计划安排等多项部分，企业在开发计算机办公系统时往往不够重视，开发较为仓促，系统存在着很多问题，办公人员使用不畅会影响办公效率。因此，企业在开发办公系统时，应该结合行业特点，完善办公流程，使得操作更为流畅，加强信息安全建设，避免资料的流失。

4.加快计算机办公系统的人才培养工作

办公系统要想高效稳定地运行，办公自动化的建设过程与办公资料“纸质化”、数据分析处理离不开高素质的计算机人才，系统的日常养护和升级也必须依赖他们。针对已经应用了办公系统的公司，要积极组织办公人员进行培训和教育，办公系统的建成并不是简单的依靠计算机服务人员，个人能力再强也不能做到面面俱到，保证办公系统的全面推行。因此，每一个办公系统的使用者都要熟练掌握办公系统的基本知识和一些操作技巧。

三、总结

办公信息化技术化是当前办公的趋势，计算机办公系统可以有效提高办公效率，优化办公流程，节约企业的成本，我们必须积极解决计算机办公系统应用中的问题，提高办公人员的计算机水平和信息安全意识，从而促进其更广泛的

应用。

参考文献：

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[2] 杨良刚.计算机办公系统常见问题及解决策略[J].黑龙江科学，2016，7（14）：50-51.

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