医院档案管理问题与对策研究

华明秀

摘 要：档案在现代医院发展过程中发挥了重要作用，所以应采用现代化的手段，对档案进行有效管理，注重档案的安全防护，确保档案资源的全面性以及真实性，充分发挥档案的有效作用，为医院各项工作的开展提供更加便利的条件，促进医院工作的顺利进行。本文首先阐述了档案管理的概念，进而分析了当前办公自动化背景下的医院档案管理的特点，在此基础上，论文分析了当前档案管理中存在的问题，以及后续加强档案管理工作的对策，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。

关键词：医院 档案管理 问题 对策

中图分类号：R197.32 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）03（c）-0140-02

1 档案管理的概念

1.1 档案的定义

档案的学术概念，以国家行业标准《档案工作基本术语》关于档案的表述为代表：即档案是国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案的法律概念，以《中华人民共和国档案法》第二条关于档案的表述为代表：即本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化以及宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表以及声像等不同形式的历史记录。

1.2 档案管理的定义

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。

1.3 档案管理工作的内容

檔案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

医院档案管理记录的内容对医院基础设施正常运转、医院的科学研究、医疗技术的进步都有重要的参考价值，在一定程度上能推动医疗事业的发展，是医院管理工作的重要组成部分。在现今的信息化时代，档案管理工作也呈现出自动化、现代化，档案工作的新理念、新思想也随之产生，准确的办公自动化代替了繁琐的人工操作。办公自动化是高科技产物，是复杂的系统工程，是以计算机和网络为基础的先进科学技术，由办公业务与办公人员构成的人机信息系统。办公自动化环境下医院档案管理需要先进的计算机技术、网络安全、规章制度、标准化归档方案、人员培训等多方面的协调合作。因此档案管理部门应以办公自动化为基础，采取科学的档案管理办法，提高医院档案管理水平，挖掘档案信息，以满足医院各方面的需求，更好地为医院发展服务。

2 办公自动化后医院档案管理存在的问题

2.1 存储文件的保密性存在隐患

随着网络的普及和盗密技术的发展，存储文件的保密性成为关键。电子文件没有固定的形式，也不再具有特定的字迹、签名等特殊标记，易于修改，保密性弱，修改的可能性比纸质文件要大。医院的电子病历是能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，包含文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息。电子病历的安全涉及到医院的医疗安全和患者的隐私，安全性、保密性尤为重要。

2.2 档案管理人员综合能力不强

多种存储形式的文件归档及档案管理，与纸质档案管理的方法、原则、技术不同。传统的档案管理人员知识面窄、学历偏低，缺乏系统的档案知识培训，管理水平和技术进步跟不上形势的发展，现代化的档案设备，不能充分发挥作用。仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员，缺少了档案管理的理论和原则也是不能胜任的。所以既懂得现代档案管理知识又熟悉计算机及网络技术的复合型发展是当今档案管理人员的新课题。

2.3 档案管理缺乏标准

办公自动化使用的先进设备方便、快捷，但给档案存档带来了很多问题。办公自动化后，一般只有正式文件存档，无原始底稿存档现象。打印机的打印材料、传真机接收的文件、复印件作底稿归档的现象也普遍存在。档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后。办公自动化势必要把库存档案数字化以便为办公提供更方便快捷的检索利用，这就要求对已归档的档案和现行文件提出一个统一的现实可行的标准。

2.4 办公自动化系统

办公自动化系统目前存在水平低、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等特点，严重影响了系统整体水平的提高。系统开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发经验等，使部分软件产品质量不高，系统与其他系统集成度差，为用户考虑的实际功能较少。系统中将电子公文运转与电子档案管理的工作贯通在一起的档案管理子系统更是缺乏。例如医院公文管理的 OA 系统与档案管理软件之间、库与库之间的关联、对接就存在着对文件流程不能全程监控、管理的弊端。

4 加强档案管理工作的对策研究

4.1 加强管理人员队伍建设

要搞好管理队伍建设，队伍结构优化非常重要。当前，要提高疾控档案管理队伍建设质量，就必须要加大投入力度，多途径、多方法地培养创新型、应用性、复合型疾控档案管理人才，坚持外引、内训相结合，提升疾控档案管理队伍质量。同时还要适当地引入竞争机制，突出工作人员与疾控档案管理部门之间的双向选择性。基于对每名工作人员个体之间差异的考虑，其在很多方面都可以进行互补，比如性格、知识结构等等。

所以要从工作人员的年龄、性别、文化水平、性格特征等进行科学的队伍配置，最大限度合理、有效地优化管理队伍结构，争取能够将每名工作人员的个体优势都发挥出来，保证疾控档案管理工作的高效、有序开展。

4.2 大力推进档案信息化建设

（1）加快基础设施建设。一是对“档案工作目标管理标准”认真学习和讨论研究，提出标準和目标，对基础性工作进行梳理和完善。二是加强了硬件建设，购置快速扫描仪、复印、打印一体机、装钉机，更换计算机、购置安装阅览桌、书柜、电脑桌等，为档案转型打下坚实基础。三是深层次开发档案管理软件，对室藏永久和部分长期保存的档案进行扫描挂接，真正意义上实现了数字图像与相关联目录数据的挂接，达到了在目录级下进行全文检索、查阅、浏览。

（2）创建《图片档案系统》。为加强图片档案管理，更好地完整保存图片，使各科室在日常工作中形成的图片及时上传该系统归档，这样就可以做到图片、文字、排序自动生成，操作简单、使用便捷，设计科学合理，结束了图片档案刻制光盘的保存方法，大大提高了图片档案的归档率、完整率和利用率。

（3）加快档案数字化转型的意义

第一保护了纸质档案的载体及信息安全。档案多为纸质档案，类型多样，时间跨度比较大，有些形成时间较长的纸质档案面临着纸质老化的问题，如不及时对其信息内容进行转移，一旦纸质发黄发脆，存储信息极易丢失，本着对原件的保护和历史负责的态度，加快纸质档案信息内容转移至电子设备储存势在必行。对纸质档案进行数字化储备具有极大地优势：一方面，储存所占的空间小；另一方面，便于维护和利用。

第二提高了利用率。目前，档案仍然是“你查我调”的传统利用方式，纸质档案进行数字化扫描后，工作人员在接待查档时，就不必调取纸质载体，直接从数据库中调取扫描件再打印即可，这种方式大大节省了查档时间，提高了档案的服务效率，同时，也避免了纸质载体因反复利用而产生的损耗，可谓是一举两得。

第三便于异地备份的开展。异地备份主要是为了避免因自然灾害等不可预知因素对档案室室藏档案的损坏，2008 年的汶川地震对北川档案馆馆藏档案的严重破坏令人痛心疾首，也因此，异地备份也成为近几年档案学术界的一个研究热点。纸质档案具有载体和信息不可分开的特征，如果采用复制的方式储存在其他档案保管机构，少量的珍贵档案可以如此，数量多了，保管成本也不断提高。如果采取数字化存储的方式进行异地备份，对承担备份任务单位而言，无疑可以大大降低管理成本。

总之，通过数字化扫描，加强对纸质档案的数字化建设是各级各类档案馆面临的共同任务。

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