提高办公室档案管理工作效率的思考

孟慧萍　王欢

摘 要：随着经济社会不断发展，作为重要档案资料的办公室档案，被充分运用网络信息技术管理行业，因此慢慢的得到人们的重视。在办公室档案管理工作中引进网络信息化技术，有利于资料保存管理，并且能够推动业务部门的工作。文章就是针对提高办公室档案管理工作效率展开论述。

关键词：档案管理 办公室 效率

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）10-00-01

前言

信息化时代的到来，推动了办公室自动化的应用，并广泛的运用于社会的各行各业中。将网络信息化技术运用在档案管理中，能够充分发挥电子信息化管理的优势，这也符合经济社会迅速发展的要求。因此要积极调整办公室管理策略，优化创新服务理念，促进工作高效进行。

一、认识办公室管理的重要性

不同的办公室档案管理内容对应着不同的档案管理性质，由于档案性质的不同以及秘密程度有所差别，所以影響着单位业务工作能否顺利进行。也正由于此档案管理人员的责任就更重，在工作中虽然有些档案的机密程度不高，但也要妥善保管，加强档案保密工作，预防发生档案资料丢失或者泄露的情况，从而给办公室档案管理工作增加阻力。例如，由员工生平所在单位开身份证明是办公室人事档案的工作内容，记录着各个时期这个员工的经历。因此要保证个人在工作岗位的发展以及将来在办理手续时能够顺利进行，就要重视个人档案的有效管理。同时应该将档案管理的保密工作纳入到管理的范畴内，优化档案管理的工作内容。换个角度讲办公室档案资料是单位业务工作的指令性文件以及工作指导，为各个部门的业务提供工作方案以及工作思路，并指导着部门业务[1]。

同时加强办公室档案资料管理，能够为日后工作人员查阅档案资料提供便利，并提升其工作效率。在办公室档案管理中引进网络电子信息化技术应用，能够提高资料查找的速度。在进行资料查阅时利用网络管理系统查询新闻资料，为异地资料查询提供便利，档案作用最大化的方式是设置权限，从而管理网络电子信息化档案，分级管理阅读和使用档案的级别，有利于记录调用、查阅档案资料，进而增强对办公室档案资料的保护力度。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

1.建立健全的办公室档案管理制度

单位主要领导对档案管理工作给予高度重视，是档案管理工作高效进行的关键，构建完善的办公室档案管理机制，进而推动档案管理工作环节的顺利开展。档案资料室是整个办公室档案管理中最重要的组成部分，应该单独建立一个资料室。在档案资料盒上写明资料的内容制作标签，对其分门别类的放置，方便日后查阅。重要的档案资料一定不能放在楼层较低的资料室内，楼层低的资料室人员流动性高，难免会有资料流失的现象，将重要资料放置在二楼以上的资料室，同时再次处理门窗，加固门窗结构围栏，提升档案存放的安全性。

针对单位内部的重要文件要单独存放，及时更新档案的保密期限。在对档案进行升高密级以及降低密级处理的时候，要严格根据档案存放时间的推移对档案进行相应的处理。失去密级的文件要及时筛选出来，同时做好标记和记录其存放时间。档案处理的过程中应该有两名以上的工作人员同时工作，相互之间互相监督管理，当发生相关事件的时候方便进行调查。

2.提高办公室档案管理人员的技术水平

档案管理工作也要跟上时代发展的潮流，单位内部经常进行内部员工档案管理工作的培训，提升管理员的档案管理意识以及工作水平，尤其要增强管理员的保密意识，让管理员明白档案管理工作的重要性。管理员还应该具备良好的法律意识，并充分认识档案管理工作的艰难性、复杂性，协调档案管理与保密工作之间的关系。树立管理人员的法律意识同时还要增强其档案保密工作的责任意识。针对档案管理工作的核心思想以及主要档案管理操作技能方面对员工进行培养，在增强档案管理工作人员专业能力的同时，培养其独立工作的水平。

3.在办公室档案管理中运用网络电子信息化技术

由集中立卷发展成日常新闻档案文件的处理过程是电子化的处理方式，将其应用于档案管理中，能够把单位内部的各种档案资料按照不同类别进行分类管理，对比较复杂的方案资料进行有针对性的处理，弥补办公室档案资料工作中的漏洞，减少办公室资料长期积压的情况，大大提升办公室档案管理的工作效率，及时归类整理文档，极大的便利了资料检索过程，减少档案管理工作复杂性。极大便利了档案管理人员将原有文件插入新文件的过程，相比于单位人事档案管理和纸质文件档案管理引进网络电子信息化应用，具有更高效的工作优势，使档案管理工作过程更加便利，能够保障办公室档案管理工作的准确高效。

4.构建办公室档案管理责任意识

增强岗位工作人员的责任制是当前我国倡导的新目标，将档案管理工作每个环节的保密工作落实到个人身上，单位主管增强对档案管理工作的关注度，每一位员工都有自己负责的环节，提升员工的岗位意识，培养其工作责任感。在这个过程中每一位工作人员都应该严格遵守岗位制度，对严重失职以及工作失误的现象，直接领导应该负主要监管不利的责任。档案管理工作涉及国家机密，相关工作人员一定要有所意识，其能够认真工作、贯彻落实国家的保密文件，将直接关系到国家的安全。在工作中表现优秀的员工，领导应该适当的给予奖励，奖励应该是精神激励与物质奖励相结合的形式。在一系列措施实行之后，能够有效激励员工的工作积极性，深入挖掘员工的工作潜质，保障办公室档案管理工作的稳定运行[2]。

加强办公室档案管理工作文化事业功能，是单位转型以及体制改革的重点内容，在改革的过程中办公室档案管理工作效率已经得到稳步提升，同时也发现了较多的问题，新形势中要加强办公室档案管理系统的完善，明确档案管理在经济社会发展中的地位，针对档案管理发展过程中出现的问题，制定相关解决方案，档案管理与单位经济是相辅相成的关系，如果档案管理发展跟不上时代的步伐，那么将制约单位经济的进步，因此，单位应不断地优化档案管理体系。

结论

新时代的背景下各行各业都在高速发展，促进了单位内部管理体系的进步，办公室档案管理作为其管理工作的核心，优化办公室管理的工作效率就显得尤为重要，所以要增强档案管理的责任意识，引进新型管理模式运用到办公室档案管理中，保障各项工作的顺利进行。

参考文献

[1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J]山东档案经济，2017，13（36）：12-19.

[2]李慧敏.浅谈档案管理的网络信息化[J]现代农业，2016，10（96）：45-35