Excel中index函数调用照片的应用

蔡小艳 高婕 孟宪宇 曾垂振

摘 要：针对学生对查找和引用函数学习、理解较难的状况，笔者从学生证的制作这个任务出发，融合index和match函数及Excel的名称定义，引导学生对任务进行分析、讨论和操作实现，通过具体任务帮助学生理解所学函数参数的实际意义，激发学生学习兴趣，提高教学效果。

关键词：Excel；index函数；match函数

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.18.105

Excel的函数众多，根据来源的不同可以分为内置函数、扩展函数、自定义函数和宏表函数四类，熟练掌握函数能使日常办公变得简单有序。在日常生活中，我们经常会遇到根据指定条件查询与之匹配的多条记录的情况，例如，查询学号对应的姓名、性别、籍贯、出生年月等文字信息，以及照片等图片信息，Excel内置函数中的查找和引用函数可以便捷地解决这些问题。查找和引用函数可在数据清单或数据表中查找特定的数值，或者查找某一个单元格的引用[1]。Vlookup、index、match、offset等查找与引用函数在查找匹配数据等日常工作中应用十分普遍，常作为教学的重点函数。本文结合学生证的制作，详细讲解index和match两个函数的使用方法和过程，引导学生自主学习、独立思考，从而实现Excel中照片的动态调用。

1 任务分析

目前在Excel中有两张表，一张表是学生信息表，包括了学生的学号、姓名、性别、籍贯、出生年月、入学年月、院系、专业、班级、培养层次等信息，如图1所示，学生的文字信息放在A4至I11单元格中，照片信息放在K4至K11单元格中。另一张表是学生证模板，如图2所示。学生证模板中文字信息的自动填充需要依据学号，在学生信息表中找到对应的文字信息并提取出来，这个功能可以使用Vlookup函数实现。

本任务需要解决的问题：在学生证模板中如何根据学号调用学生信息表中对应学生的照片，并在学生证模板中显示出来。

Match函数可以用于查找数据的位置，而index函数可以根据查找到的位置返回为实际的单元格引用。因此，在本任务中可以将match和index函数两者结合，先使用match函数找到学生证模板中指定学号在学生信息表中的行号，再使用index函数返回指定行和列所在单元格中的照片。

2 技术要点

2.1 Index函数

INDEX（array，row_num，column_num），返回表或区域中的值或值的引用[2]，即根据用户在一个范围中指定的行号和列号来返回一个值。

Array：单元格区域或数组常量。本例中的单元格区域为学生信息表中照片所在的单元格区域，即学生信息表！$k$4：$k$11。

Row_num：数组中某行的行号，函数从该行返回数值。本例是根据学生证模板中的学号在学生信息表中确定对应照片所在的行号，在此需要引入match函数。

Column_num：数组中某列的列标，函数从该列返回数值。本例中照片单元格区域为10行1列，Column_num的取值为1。

注意：Row_num和column_num必须指向数组中的一个单元格；否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF！。

2.2 Match函数

MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type），返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置[3]。

Lookup_value：需要在数据表中查找的数值。本例中学生证模板中的学号为匹配目标，即C8是要引用的单元格。

Lookup_array：可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，为数组或数组引用。本例中的查找区域为学生信息表！$A$4：$J$11。

Match_type：指明如何在lookup_array中查找lookup_value，为数字 -1、0 或 1。如果省略，则假设为1。本例学生信息表中学号已按升序排列，Match_type的值可以省略。

3 实现步骤

本任务中学生证模板调用学生信息表中照片采取的方法：先引用index函数定义照片名称，然后在学生证模板中添加图像控件，通过引用照片名称来动态调用照片，使数据处理和分析更加快捷和高效。

3.1 定义名称

在Excel中，名称是一种特殊的公式，多数由用户自行定义。普通公式保存在单元格中，名称保存在工作簿中，并在程序运行时存在于Excel的内存中，并通过其唯一标识（即名称的命名）进行调用。名称可与图形对象配合调用单元格中的图片。

在Excel中选择公式选项卡→定义名称，弹出如图3所示的新建名称窗口。

名称：名称的第一个字符必须是字母、下划线（_）、反斜杠（＼）或汉字，不能使用单元格地址、阿拉伯数字，名称的长度不能超过255个字符，名称不能含有空格。本例在名称中输入“photo”。

范围：指定该名称的适用范围，即名称的级别，包括工作簿和工作表，本例范围选择“工作簿”。

引用位置：包括单元格引用、常量、公式或函数。本例在引用位置中输入index函数：

=Index （学生信息表！$K$4：$K$11， match （学生证模板！$C$8，学生信息表！$A$4：$A$11），1）

说明：match （学生证模板！$C$8，学生信息表！$A$4：$A$11）返回学生证模板中学号单元格$C$8的值在学生信息表学号区域$A$4：$A$11的相应位置，match函数的值确定了调用照片所在的行，index函数返回学生信息表照片区域$K$4：$K$11中确定行和列的某一张照片。

如果需要为该名称添加一些说明信息，还可以在“备注”文本框中输入说明文字，便于后续了解该名称的用途、使用方法等。

3.2 添加图像控件调用照片

在学生证模板中的照片单元格添加图像控件，具体操作为：

（1）点击Excel选项，选择“常用”→在功能区显示“开发工具”选项卡；

（2）在Excel中选择开发工具→插入ActiveX控件→图像控件，鼠标变成十字型，在照片单元格拖动鼠标添加图像控件，同时在编辑栏中将“EMBED（"Forms.Image.1"，""）”修改为“photo”。

（3）在学生证模板的学号单元格输入不同学号，照片自动更新，如图4所示。

4 小结

本文通过实例分析、实例讨论和操作实现三个环节，将Excel中名称的定义、图像控件、Index和match函数的使用方法和操作要点糅合在具体任务中，实现了学生证照片的动态调用。通过本实例的学习实践，既锻炼了学生应用Excel查找和引用函数解决实际问题的能力，又提高了学生分析简化问题的能力和探索实践能力，激发了学生的学习兴趣。

参考文献：

[1]蔡小艳，曾垂振，卢莉娜，潘鲁萍.案例教学在Excel查找和引用函数中的應用[J].福建电脑，2016（09）：136-137.

[2]焦妍.Excel中INDEX（）和VLOOKUP（）的应用实例[J].信息与电脑，2016（18）：129-130.

[3]梁建凤.MATCH、INDEX函数在高校学生信息管理中的应用[J].科教导刊，2011（15）：81-83.

作者简介：蔡小艳（1984-），女，湖北京山人，讲师，硕士，主要研究方向：计算机网络、信息化等。