在线文件管理技巧

在线创建新文件

成功完成了SharePoint Server 2013与Office Web Apps 2013的连接之后，接下来我们可以来试试直接在文档库中，来添加一份Office文件，并且直接在与Office Web Apps Server集成的网站上来进行编辑。

请在文档库的左上角中点击“新文件”超连接继续。接着会开启“创建新的文件”页面，请输入一个新文件文件的名称，点击“确定”。以PowerPoint简报文件为例，可以先选取所要使用的主题，其中不同的主题项目，还可以进一步选取不同的样式。

接下来便可以进行简报内容的设计了。在此可以像我们在使用单机版的PowerPoint 2013一样，来快速插入选定的SmartArt，然后进行样式的预览与选择以及编辑文字内容。

完成在线Office文件的内容编辑之后如何保存呢？系统将会提示我们，对于云端的Office应用程序是没有提供“存储”按钮的，因为它将会在我们编辑内容的过程中自动进行保存。

接下来我们可以把页面切换到“信息”页面，在此您可以决定是否要使用本地计算机中的PowerPoint程序来开启此文件，毕竟仍有一些更多的功能，需要在单机的Office应用程序中才能够使用。在“打印”页面中，可以允许我们点击“打印至 PDF”，也就是将目前的Word文件文件转存成一份PDF文件。

在“共享”页面中，则可以选择是否要让此文件，来与他人共享或是取得内嵌信息。其中取得内嵌信息的目的地，便是为了将此文件的预览画面，可以嵌入在SharePoint网站的任一页面中来进行显示。

针对与其他用户共享的设置，在此您可以直接输入准备邀请的人员名称，输入过程中，系统会自动快速识别。接着，再从下拉选单中选取所要赋予给这些人员的权限，目前有“可以编辑”与“可以查看”两种。点击“共享”。

此外，当我们在Office Web Apps的连接中阅读文件时，以Word文件为例还可以在“编辑文件”的下拉选单中，来决定要使用单机的Word还是Word Web App来进行内容编辑。

图2 完成PPT文档内嵌

当我们选择以单机的Word来进行文件编辑时，这时SharePoint便会自动开启系统信息提示，在此您可以选择关闭目前的Word Web App，或是继续在Word Web App中编辑。

将Office文件内嵌于网站中

在前面有关Office Web App文件的编辑示范中，我们有提到可以通过“共享”页面，来取得文件的内嵌信息。其实这项操作需求，也同样可以在Office文件预览页面中，通过功能选单中的“内嵌信息”点击来取得。开启一个PowerPoint文件内嵌信息页面后，您可以将它先复制，过一会儿再将它嵌入到选定的网页内容中。

请开启任一SharePoint网页并进入到“编辑”模式，然后点击位于“插入”功能列中的“视频和音频→内嵌”继续。紧接着，请将前面所复制的内嵌信息，粘贴到内嵌程序码的区域中。粘贴之后，将可以立即看到预览画面，确认无误之后点击“插入”即可。

如图2所示，便是在一个小组网站的页面中，所放置的一个PowerPoint文件内嵌信息，在这个预览页面中，我们可以进行文件的翻页、全屏幕显示、打印成PDF等操作。

在线共同编辑Office文件

实际上在线共同编辑功能，早在前一版SharePoint Server 2010就已提供了，不过当时还无法在网站上进行共同编辑，仅能够使用单机Office应用程序的方式，在多人在线开启文件时来进行共同编辑。

当我们由Microsoft Word Web App开启多人编辑中的Word文件后，便可以从页面右下方的状态栏之中，看到目前正在进行编辑的人员名单。而当多位人员在进行共同编辑一份文件时，这时候如果有某一个段落或表格的内容正被另一位人员修改中，在鼠标光标移过时将会出现正在编辑人员的提示信息。此外，如果该区域的内容已经被更新，也会出现“有可用的更新，请保存您的文件以重新整理此区域”的提示信息。

请注意，关于多人共同编辑Office文件的用户连接，其连接方式可以是从Office Web Apps或是单机版本的Office应用程序来完成。

当发生多人共同修改了文件中某一区域的内容时，如果任一方人员进行保存，将会出现提示信息，来告知我们的变更已发生冲突，请点击“解决冲突”按钮继续。在“解决冲突”的页面中，您可以选择“保留其他作者的变更”或是“保留我的变更”。确认后点击“送出”即可。

善用在线查看器功能

Office Web Apps Server 2013中所提供的在线查看器程序，可以让用户通过网页浏览器的连接，来查看存储在企业网页服务器（URL）或文件共享文档夹（UNC）中的 Word、Excel、PowerPoint三种文件。查看不同的Office文件内容时，Word文件中的格式与版面配置会被保留，而Excel中的数据可提供筛选和排序功能，PowerPoint简报也可以播放所设置的动画。

图3 阅读PPT文件

注意，在线查看器程序并不能对开启的Office文件进行编辑，也不能开启任何需要验证身份的文件。

想要使用这项在线查看器程序功能，首先必须在Office Web Apps Server 2013主机上，开启Windows PowerShell命令界面，然后执行命令Set-OfficeWebAppsFarm-OpenFromUrlEnabled:$true，来完成此功能的启用。

成功启用了在线查看器功能之后，请开启浏览器并输入连接网址（http://OfficeWebAppsServername/op/generate.aspx），来开启网页程序页面。在此首先您可以在第一个字段中，以URL或UNC表示方式来输入文件的地址。完成输入之后再点击“Create Link”按钮，便会产生开启此文件的网址与内嵌信息，在下方的两个字段中。针对所产生的网址部分，您可以点击“This this link”来进行开启测试。

当我们所要开启的文件大于Office Web Apps Server 2013所支持的大小时，将会出现“文件太大”的错误信息。如图3所示，是成功经由在线查看器所开启的PowerPoint文件，在此的操作方式，和我们在SharePoint Server 2013所连接开启的操作方式是雷同的。

您也可以尝试通过在线查看器，来开启Excel电子表格，查看内容的呈现是否正常。关于Office Web Apps Server 2013对于Office文件大小的相关限制，您可以通过Set-OfficeWebAppsFarm命 令与相关参数来进行修改。以Excel工作表的大小限制来说，您可以通过执行Set-OfficeWebAppsFarm-ExcelWorkbookSizeMax 20，来限制其大小值。