基于办公自动化环境下医院档案管理初探

摘 要：随着我国经济和科技的快速发展，办公自动化已经被愈加广泛的应用到各个企事业单位中。其中，对医院档案的自动管理就是办公自动化应用的表现形式之一。这种新型办公方式的使用，不仅优化了管理理念，而且还提高了管理的工作效率。基于此，本文主要探讨在自动化环境下医院对档案管理的优化措施。

关键词：办公自动化；医院；管理；优化措施

现阶段，随着物资和信息管理对办公自动化技术的广泛运用，使得办公管理的效率进一步提高，同时这种技术的使用还在很大程度上节省了对人力、物力使用和时间的浪费。而办公自动化档案管理方式的使用，还改变了传统的档案管理方式，使医院的管理工作方式发生了变革，对医院的经营发展有着促进作用。

一、办公自动化概述

办公自动化，是指使用计算机等工具、设备来进行办公室工作处理，实现对信息的传输、接收和存储的办公方式。在使用办公自动化时，加快了信息的流动速度和传输的真实性，对提高管理的效率有着重要的帮助。另外，辦公自动化在使用中不仅可以将计算机使用者与计算机设备联系起来，而且还可以通过计算机技术实现多种形式的交流，极大地优化了管理的模式。

二、用办公自动化管理医院档案的作用

（一）提升了档案的效率

在对医院的档案进行管理时，将其与计算机电子信息技术有效结合，可以实现文件处理和档案管理关系的有效统一。在使用办公自动化技术时，医院的工作人员定时对文件材料分类整理，并将其录入到计算机系统中，可以生成电子档案，而这种利用计算机技术进行档案管理的方式，可以有效减少档案资料的遗失问题，提高了档案文件保存的完整性和真实性。另外，在对病历档案进行管理时，使用办公自动化的形式，可以客观、完整和连续记录患者治疗和病情变化的全部过程，确保医护人员可以及时、准确掌握患者病情。

（二）加强了管理的安全稳定性[1]

对医院的纸质档案进行管理和存储时，由于其材质的问题很容易使用受外界环境影响而导致损坏，不利于长时间的保存和管理，对档案管理的真实性和完整性都有着重要的影响。与传统的纸质档案管理相比，使用电子档案的方式存储记录数据信息，不仅可以提高档案保存的时间，而且还有助于保证档案的完整性，提高今后对档案使用的真实性。同时，在使用电子档案时，还可以通过快速的备份方式，避免档案丢失和失真带来的影响。另外，使用办公自动化档案管理措施，还可以增强管理档案可读性与存储性，甚至还可以提高档案的保密性。

三、医院档案管理的优化措施

（一）科学制定完善的档案管理制度

对于医院档案管理而言，这项工作不仅内容复杂，而且工作量极大。因此，医院为了提高管理的效率和管理的便捷性，就在办公自动化环境下使用先进的管理措施，对档案进行统一管理，并根据需要建立了较为完善的医院档案管理制度，为开展档案管理工作提供了管理的依据，同时还提高了制度管理的规范性和权威性。而在进行科学完善的档案管理制度时，首先，需要保证档案管理制度的简明性和实用性，这样可以提高档案管理人员对制度的理解，进而加强制度在医院档案管理工作中对从事档案管理工作人员行为的规范性和约束性，确保管理工作的顺利进行，有助于减少档案管理的失误。其次，需要在医院办公自动化系统中建立相应的电子档案管理子系统，实现电子管理与电子文件的有效结合，这种方式在使用中，还可以方便自动生成、归档电子文件，并完善办公自动化。

（二）提高管理人员的专业素质

由于医院在进行档案管理工作时，存在一定的专业性和机密性，因此，对从事医院档案管理工作的人员有着很高的要求，管理人员必须具有相应的专业技能和综合职业素质。对此，就需要医院重视对管理人员技能和综合素质的培养，提高其思想觉悟和责任感，使其可以在管理工作中严守机密，切实做好在档案管理中保密性的工作；同时为了进一步提高管理的效率，医院还需要对实施档案管理的相关人员进行职业培训，先建立适宜的培训体系，然后按照岗位需求使用不同的培训方式来进行管理人员培养。在进行人员培养的过程中，还需要注意对医院档案管理专业知识方面内容的培训，提高其对档案电脑认知程度，进而提高档案处理的效率。另外，还需要适当进行部分相关学科的培训，如管理学、计算机技术和信息整理等方面的培训，全方面的提高医院档案管理人员的综合素质，进而促进管理效果的提升。

（三）建立完善的档案管理系统和子系统

在进行医院档案管理时，为了保证其办公自动化水平，还需要建立相应的医院电子档案管理系统和子系统。自动化办公管理技术的使用，可以使对档案管理的信息化和数字化水平更高，在很大程度上提高利润管理的效率。在进行医院档案的管理过程中，依托于局域网和自动化办公网络建立电子档案管理系统，可以推动医院在管理方面的网络化进程。另外，医院加强档案管理子系统的办公自动化，并在原有的系统中，合理的添加新内容，可以不断促进完善子系统档案管理工作的功能，对提高信息存储的完整性有重要的帮助[2]。

四、结论

总而言之，随着计算机技术和设备的广泛应用，办公自动化技术越来越受到更多的关注。而在办公自动化环境下，进行医院的档案管理工作，不仅有助于提高档案管理的规范化水平，而且还有助于提高对档案的利用率。这就需要医院提高对办公自动化电子档案管理的重视，提升档案管理效率，促进医院全面发展。

参考文献

[1]吕琳琳.基于办公自动化环境下医院档案管理的研究[J].办公室业务，2018（06）：162.

[2]王晓帆，刘惠，杨翠平.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国管理信息化，2017，20（06）：162-163.

作者简介

王昱皓（1992-），男，山东烟台人，汉族，本科，研究方向：档案。