流动人员人事档案材料收集归档工作

罗小华

摘 要：流动人员人事档案对于个人是非常重要的，伴随终身，随着我国改革开放政策的推行，使得人员的流动性加强，传统的人事档案收集方法以及范围已经无法满足实际需求，急需进行改进。本文主要对当前我国流动人员档案收集存在的问题进行简要的分析，并提出了一些改进的方法，以供参考。

关键词：流动人员；人事档案；材料收集；归档工作

流动人事档案主要包括以下几类：离职的机关工作人员、企业的管理人员以及技术人员的人事档案；非国有企业的管理人员以及技术人员的人事档案；包分配的非国企企业的毕业生档案；大学毕业后待就业的毕业生档案；自费或者公费出国人员的人事档案；外企中中方的常驻代表人员的人事档案；其他流动人员的人事档案等。随着我国劳动制度的深化改革，企业和个人之间的选择逐渐增多，这在一定程度上增加了流动人员人事档案收集归档工作的难度。现阶段流动人员人事档案收集困难和归档混乱的问题日益严重，成为了人事档案管理工作中亟需解决的一个问题。

1 流动人员人事档案材料收集的特点

人事档案是按照一定的方法对个人的工作经历、学历等信息进行收集整理，并由指定的部门进行管理。人事档案的突出特点就是流动性极强。由于个人的就业选择较多，所以个人就业单位的变动比较大，这就导致档案的流动频繁，档案收集和归档工作的任务量大而且复杂，但是相关的工作人员却比较缺乏。近期全国最火热的抢人才战略，长沙、武汉、西安等地方利用各种手段吸纳人才，这势必会造成人才的大批量大范围流动。

2 流动人员人事档案材料收集归档工作中的问题

在我国现阶段的经济形势下，流動人员的人事档案成为了各级组织人事部门关注的焦点。为了让流动人员人事档案收集归档工作得到改善，各级组织人事部门积极响应国家政策，逐渐的积累许多这方面的经验，对于改善流动人员人事档案材料收集归档工作是极为有利的。但由于流动人员覆盖面极广、数量多，在实际进行人事档案材料收集归档时出现了档案收集利用率和更新率低等问题，这些问题要求我们必须对现有的人事档案材料收集方式进行改善，从而提高工作效率，实现对档案规范、合理的管理，接下来将对档案材料收集过程中碰到的问题进行说明。

2.1 流动人员人事档案收集难的问题

我国对于流动人员人事档案的收集和归档工作都有着明确的规定：流动人员的人事档案应由县级以上（含县级）的人事部门以及人力资源保障部门进行管理；对于跨地区的流动人员的人事档案，应由户籍所在地或者工作单位所在地的人事部门进行管理。这个规定让我国流动人员人事档案的流动性大大的增强，因为各级各地的档案管理部门的标准不同，而且会受到管辖范围的限制，这种规定在一定程度上增加了人事档案收集归档工作的难度，降低了工作效率，尤其是在档案保管服务取消收费纳入公共服务范围后，各地的档案管理部门甚至出现了互相推脱，不予保管的现象。

2.2 流动人员人事档案收集方式的问题

人才服务部门对流动人员的档案材料的收集和归档，使用的都是干部档案收集方式，这不仅限制了流动人员个人信息的收集与整理工作，也限制了工作人员的思维方式，无法正确判断档案材料的类型，对于档案移交是否需要形成单位密封也无法进行正确判断。

2.3 流动人员人事档案管理混乱的问题

2.3.1 人事档案管理部门混乱

为了对流动人员的人事档案形成有效的管理，完善人才流动服务制度，促进人才的合理流动，我国对人事档案的管理提出了以下规定：对流动人员人事档案进行集中管理，并受同级的组织部门的监督。但目前流动人员的档案收集与管理都是由不具备独立管理权限的部分民办公司、人才培养中心等单位进行的，这些单位受到利益的蒙蔽擅自管理流动人员的人事档案，极大的破坏了流动人员人事档案管理的秩序。

2.3.2 部分档案管理人员的素质低下

部分档案管理人员在社会上不良风气的影响下，为了自身的利益违背职业道德，在档案管理过程中不遵守相关规定，无原则的出具证明材料，有的甚至对档案进行肆意更改，伪造档案，这在很大程度上增加了了流动人员档案管理的难度。

2.3.3 流动人员档案材料收集和管理混乱

部分单位为了引进优秀的人才不择手段，忽略了档案的限制，甚至为这些人重新进行档案建立，出现了一人多档的情况。

2.4 流动人员档案复杂的问题

流动人员档案的复杂在很大程度上制约着档案材料收集归档工作。由于每个人的档案都有其特点，再加上行业对档案材料的收集归档要求也不同，这就对档案收集工作造成了很大的阻力。有的流动人员档案涉及到企业的商业机密或者专利情况，那么企业对于档案的转递就会出现不愿移交的情况，在一定程度上增加了档案收集的难度。

2.5 档案内容真实性的问题

随着我国市场经济体制的发展，人事制度也在逐步进行改革，每个人在升学、就业、离职等过程都会产生大量的档案。在流动人员的档案中出现了虚假不实的问题，比较常见的有年龄越来越小、学历越来越高，导致档案的真假难辨。向这些不完整、不真实的人事档案给后续的流动人员管理带来了很大的难度。特别是在档案中缺少反映本人能力、学历水平的信息时，档案作为考察本人能力依据的作用受到了很大的影响，也增加了人事档案材料收集归档工作的难度。

3 流动人员人事档案材料收集归档工作的改进方法

3.1 对档案进行统一管理，整合各处资源

通过将人事档案管理部门进行功能划分来进行改善。资源较多的部门对档案进行管理，提供存储库、人员以及场地，建立统一的管理制度，提供档案查询以及档案电子化管理；资源相对匮乏的部门提供档案递交等基础公共服务平台，对所在地的流动人员进行引导，由管理部门统一进行档案的管理，分批处理档案的归档，从而让流动人员人事档案材料收集归档工作更加有序和高效。

3.2 将互联网应用到档案收集工作中

要将流动人员的人事档案进行电子化、数字化，建立全国性的流动人员人事档案基础数据库，方便档案信息的查询，真正实现信息互通，让流动人员能够随时随地将档案上传至数据库，从而防止出现人档失联的情况。

3.3 增加流动人员人事档案材料收集的范围

在现有的人事档案收集范围之上，将流动人员个人的健康情况、诚信情况等进行记录，比如个人贷款情况、体检记录等，并将这些档案进行分类，指定相应的记录方案。

3.4 加强各个单位之间的合作

首先提高企业对及时补充档案重要性的认识，将用人单位和用档企业紧密联系起来，人事单位应当转变工作方式，由被动接受转变为主动出击，积极进行档案收集工作。

3.5 对企业进采取相应的强制措施

档案管理部门应当采取相应的强制措施，让企业及时将流动人员的档案材料以及数据进行递交，对于递交的方式、数据的记录等，这仍然需要一定的资金来维持，这依然是一个问题，需要后续的机制来进完善。

4 结束语

流动人员人事档案材料收集归档工作虽然面临着诸多问题，但在进行档案收集归档工作的过程中对这些问题加以注意，采用合理的解决方法，那么这些问题就会迎刃而解。

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