浅析知识管理在档案工作中的应用

闫倩

摘 要：知识管理环境给传统档案工作带来诸多冲击，档案工作环境、档案成分及档案工作内容都发生了一些新的变化，新环境与新变化促使档案工作面临思维、管理、体制、技术层面的“瓶颈”问题。档案作为重要的显性知识资源，在知识管理中发挥着举足轻重的作用，档案工作应及时适应管理环境的变化，完成自身工作的创新。笔者尝试引入协同理论，提出档案工作应与知识管理环境相协同的观点。本文具体论证了协同的必要性及协同的内容，并在此基础上从思维、管理、体制、技术层面提出了协同策略。

关键词：档案管理；知识管理；应用

档案管理发挥着重要的作用，因此在实际发展过程中应该保存各项信息，周围有那个才能方便及时的查阅以及相关提取等，这样能够在真正意义上促进企事业单位的良好发展。

1 知识管理的含义与建设内容

知识管理的要素包括人、组织、技术、流程四项；知识管理的内容是建立支持各种知识管理活动的技术和组织体系；知识管理的主要活动包括知识的定义、获取、存储、分享、转移、利用和评估等；知识管理的目的是提高组织的生存能力和竞争优势；知识管理的目标是确保组织成员能够随时、随地获取正确的知识，以便采取正确的行动。（1）组织体系建设。建立项目领导小组、专家团队和工作机构，对项目进行统筹规划并将责任分配到个人，支撑项目的有效开展。（2）管理制度体系建设。制定知识管理流程、评价、考核、激励、人才队伍等系列制度，逐步形成一批知识管理的标准规范，推进知识管理的有效实施。（3）知识资产库建设。对内外部、显性与隐性知识进行收集、归类并进入知识资产库，并对知识资产库中的知识进行深度挖掘实现关联共享。（4）知识管理平台建设。通过信息技术手段搭建知识管理平台，将知识融入到科研工作过程中，实现人与知识的交流，提高工作效率。

2 知识管理在档案工作中的具体应用范围

2.1 完善档案分类体系

现行的档案分类方法主要依照来源原则，以件（卷）为单位对档案实体进行分类。这样进行分类有利于保持档案之间的有机联系，但一定程度上忽略了档案信息内容的分类，也会造成档案利用者检索、利用档案的不便。因为档案利用者进行档案利用时，往往是内容、主题式的查档需求，着重信息内容的查找，而目前的档案分类方法在进行内容查找时会存在较大难度。档案工作员一般是通过档号、题名、关键词等内容进行检索，利用者未必能准确定位这类检索条目，这会增加检索的用时，并降低检索的准确性。相反，知识管理的分类体系是建立在内容、主题信息为主的分类方法，即以知识单元为基础进行分类。针对以上情况，可以尝试在原有档案分类体系上，补充建立知识分类体系，即以信息内容为模块的分类方式。

2.2 提高档案服务水平

一是开展针对用户需求的调研工作。要转变传统档案服务的被动方式，首先要清楚地了解用户需要什么。这就要求档案室及时地与生产部门进行沟通，明确现阶段的经营重点，由此优先地开发某些方面的档案信息资源，为管理决策服务。二是强调以“知识服务”的方式来开发档案资源。知识服务的开发对象是信息内容，而不是传统的档案原始记录，这要求档案室对现有档案信息资源进行深度开发，实现档案信息的增值，如产品介绍、项目简介、专利技术汇编、专题报告等。三是开发用户自助式的服务。档案室通过建立档案知识数据库，并设置查阅权限，用户可以自行登录档案利用服务系统按需开展利用。这种利用方式要求要建立较为完善的档案知识数据库，并且以用户为中心设置檢索目录。

2.3 提升档案工作者素质

一是要熟悉馆藏。这种熟悉程度不只是停留在了解馆藏信息量、保存位置等这类表面信息上，而是要对馆藏的信息内容有相当程度的熟悉，在此基础上能够开展专题性的信息开发工作。二是要以档案知识服务为导向开展档案管理工作。在具体的档案收集、整理、保存、开发等工作中，要适时根据用户需求开展工作，以最终实现档案信息内容的价值。三是档案工作者要开展广泛的合作。要实现档案知识服务开发，单纯依靠档案员个人的力量是有限的，毕竟开发工作的深度受开发者个人专业知识广度的影响。这要求档案工作者要加强与生产部门和外部合作机构的联系，以提高档案产品的开发质量。

3 结束语

在档案管理中引入知识管理，需要事业单位档案管理者明确自身职能，树立知识管理意识，看清当前紧迫的形势，能够借助知识管理的优势，转变传统管理观念，将档案管理各项要求和原则落实到位，在实现事业单位档案管理现代化的同时，促进档案管理的规范化，使其更好的为社会服务。

参考文献

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