加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略

韩广生

摘 要：现阶段，市场经济和科学技术得到了大力发展，事业单位传统的档案管理工作已和现阶段社会的发展远远不符。为了提高事业单位档案管理的利用效率，事业单位必须对思路予以转变，在档案管理中引入现代信息技术，加强档案管理信息化建设，进而促进事业单位整体发展。对此，本文笔者结合自身工作实践经验，阐述了现阶段事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并对相应解决措施进行了探讨，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

当前，我国社会和经济的发展速度越来越快，在此形势下，我国事业单位档案管理方面的任务和数量不断增多，工作人员的工作压力极大。而在事業单位档案管理中应用管理信息化的意义十分重大，现阶段我国事业单位的档案管理中让有诸多问题存在，相关工作人员务必要高度重视这些问题，从而促进解决问题效率的提高，以便于实现我国事业单位档案管理效率的最佳化，同时也能使我国事业单位得到良好发展。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

在信息技术的快速发展下，档案管理工作不仅迎来了更好的发展机遇，同时也面临着诸多挑战[1]。在事业单位中档案占据着极为重要的位置，其囊括了单位建设、事业单位发展历程、工作流程和单位员工身份背景的详细记录等信息，由此可以看出，在事业单位的整个发展中档案管理发挥着极为重要的作用。所以要加大单位档案管理信息化建设既可以为事业单位的良好发展提供保障，同时还能使社会主义现代化建设顺利实现，这符合事业单位基本的工作需求。加大事业单位档案管理信息化建设力度，可以将最有效、最真实的数据提供给各部门工作人员，以便于充分发挥档案资料的作用，促进档案资源利用效率的提高。

2 事业单位档案管理信息化建设的问题

2.1 我国事业单位的领导对档案管理工作的重视度不足

现阶段，针对档案管理工作，事业单位的一些领导并未引起高度重视，这就直接造成档案管理制度存在很多问题，片面的认为引进和培养人才是事业单位的重点工作内容，和档案管理的关系不大，档案管理工作由档案管理人员全权负责，忽视了档案管理工作和其他各个员工、各个部门之间的联系。其实，档案管理可以体现出所有员工的切身利益，甚至和国家经济发展程度息息相关，所以，我国事业单位的领导必须对档案管理工作引起高度重视，尽量为国家创造最大化的价值，为员工争取更多利益。

2.2 缺乏专业的档案管理人才

档案管理人员是档案管理工作的主要负责人，其整体素质直接决定了其工作水平和质量[2]。现阶段在我国诸多事业单位中，负责档案管理的工作人员专业知识较为缺乏，同时诸多档案工作人员的年龄较大，专业水平的档案管理知识和技能培训较为缺乏，特别是面临着现代化档案管理逐渐朝着信息化管理方向发展的趋势，在这种现代化的环境中传统的档案管理人员已经感到无从适从，也不能使社会经济发展的需求得到满足。此外，当期诸多的档案管理人员的工作态度较为散漫，对待工作不追求精益求精，未将应尽的工作职责落到实处，对自身工作存在不足的地方进行完善，使我国事业单位档案管理工作的效率和秩序受到了严重影响。

2.3 档案管理信息化制度缺乏完善性

因为事业单位的档案管理工作长时间运用的都是最传统的管理方法，所以，在开展档案管理信息化建设后，诸多制度都没有得到完善和建立，对档案管理工作的进行造成了严重影响。档案管理工作者在开展信息化管理的过程中没有一点可以借鉴的东西，只是根据以往的制度进行管理，这样势必就会引发诸多问题，造成不能充分利用大部分档案资源，也不能充分发挥档案资料的价值，使事业单位档案管理工作的进行受到了严重影响。

2.4 档案的信息化管理安全系数较低

从现阶段来看，相较于普通档案管理方式，我国事业单位的重要档案管理方式有所区别，甚至和我国的国际机密有关，因此这就对我国档案信息化管理的安全水平提出了较高的要求，重要资料只要外泄将造成严重的后果。但就当前的形势来说，我国的档案管理工作并不重视其安全系数的重要性，严重威胁了一些重要信息。在调取资料的时候身份严重验证并不严格进而泄露资料，还有一些事业单位并未明确规定只能用内网登录，这就给不法分子提供了机会。所以，相关事业单位必须对内部网络的监管力度予以严格控制，把档案的信息化管理安全性当作现阶段的工作重点。

3 事业单位档案管理信息化建设的有效策略

3.1 高度重视档案管理信息化建设

管理人员的重视程度和档案管理信息化建设的质量有着极为密切的联系，在工作中，管理者应充分分析事业单位建设和发展的内外部环境，将信息化建设是社会发展的大势所趋充分认识到，并高度重视档案管理工作。管理者应了解到档案信息资源为单位制定决策和开展活动提供了重要依据，其尽管对单位的收益不会产生直接影响，但是和事业单位的各项活动有十分紧密的联系。管理者要加大人员、设备和资金方面的投入力度，以此提高档案管理信息化水平。

3.2 建立健全档案管理制度

俗话说：“无规矩不成方圆”，要想确保档案管理信息化建设工作的良好开展，就要将行之有效的档案管理制度制定出来。事业单位应以本单位的实际情况为基础，对合理的档案管理制度予以制定，并把其对档案管理工作的指导作用充分发挥出来，可以把档案管理信息化的内容当作指标，以供责任最久、绩效考核、职称评定等参考，这样就能充分调动员工工作的积极主动性，也可以保持耐心，认真对待档案管理工作，促进档案管理信息化建设的顺利开展。

3.3 提高档案管理工作人员素质

在档案管理信息化建设中，人才的培养是极为关键的。引进专业的计算机和档案管理人才，可以确保档案管理工作效果的最佳化[3]。同时加大培训现有档案管理人员的力度，立足于个人特点开展分类培训：针对计算机技术水平较低的，加大计算机知识方面的培训力度；针对档案管理水平较低的，要加大业务培训力度。同时还要重视员工责任义务观念和道德思想水平的提高，让其在工作中具有高度的自觉性和责任感，不断努力，开拓创新，将本职工作顺利完成，把档案管理的信息化建设落到实处。

3.4 加大信息安全管理

事业单位要将档案信息安全意识增强，具体可从以下几点入手：首先，防止因为档案管理人员操作失误、设备故障、网络病毒和造成的安全隐患发生；其次，事业单位档案信息保密上的问题，需要根据档案对应的保密等级，将相应的防护措施制定出来，要想加大档案信息安全管理力度，事业单位需要对档案管理软硬件功能进行完善，借助各种各样的信息技术使档案管理系统更为稳定和安全；最后，事业单位还应促进档案管理人员安全意识的提高，加大档案安全意识的宣传教育力度，给予档案管理人员指导，确保其操作的规范性，尽量将人为因素导致的安全隐患发生率减少。此外，事业单位还应隔离内网和外网，以路由器和认证机制为基础，对双层防护机制予以设立，以此增强档案管理工作的安全性。

4 结语

总之，在事业单位中档案管理占据着极为重要的位置，其和事业单位的发展息息相关，在信息化时代，事业单位应积极更新观念，创新档案管理制度，运用多元化的档案管理手段，同时事业单位其他部门也要充分理解和支持档案信息化建设，加大资金投入力度，促进档案管理信息化建设的顺利开展。

参考文献

[1]徐超臣. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2016（14）.

[2]闫静静. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 科研， 2016（8）：00222-00222.

[3]苏继红. 事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J]. 江西建材， 2017（15）：262-263.