信息时代档案管理工作面临的问题及对策

邓虹

摘 要：在信息化以及科技化时代之下，人们之间的交流以及互动越来越频繁，在与他人进行沟通以及互动的过程之中，公众会积极的利用不同的互联网络平台与主动的与他人建立良好的互动关系，在这样的现实条件之下信息的数量呈现着不断上升的趋势，其中信息管理也受到了社会各界的广泛关注。许多档案管理工作人员开始结合信息时代发展的现实条件，积极的采取创造性的管理策略以及管理手段，明确信息技术以及网络技术的实质要求，更好的突破传统管理手段所存在的各类不足。因此本文立足于我国档案管理的现实条件以及具体情，深入分析信息条件之下，档案管理工作所存在的各类不足，结合问题产生的根源提出相应的解决对策。

关键词：信息时代；档案管理；问题及对策

1 引言

与其他的管理工作相比，档案管理工作所涉及的内容及环节相对比较复杂，工作人员的工作量以及工作难度相对较大，因此，在落实相关管理工作时操作人员必须要积极的利用信息技术，以此来保障整个管理效率以及水平的总体提升。信息安全化是整个档案管理的核心以及基础，工作人员必须要明确档案管理的实质要求，结合信息化应用的具体情况积极的加强不同管理手段之间的联系，但是从目前来看，在实践应用过程中的管理工作对工作人员提出了较高的要求，许多工作人员难以采取有效的解决策略，积极的寻求合理化的解决方案，最终导致现有的管理效率以及质量不容乐观，大部分的管理资源被浪费。

2 信息时代档案管理中的问题

2.1 管理软件缺乏系统性

从另一个层面上来看，在落实档案管理的过程之中，大部分工作人员所采取的管理软件在本质上并不存在一定的区分，管理软件的内容以及形式相似度相对比较高，每一个部门会结合不同管理工作的实施要求积极的选择针对性的管理软件。如果站在更加微观的角度进行分析，那么不同部门以及行业所采取的管理软件还存在一定的差异度，在这样的现实条件之下，档案管理软件的研发所面临的环境相对比较复杂，同时研发难度较高。除此之外，档案管理所涉及的各类系统也存在许多的不一致性，因此难以在实现办公自动化以及电子政务化的过程之中进行统一的研究以及开发，由于软件管理不统一所带来的各类问题严重影响了我国信息时代档案管理效率及质量和水平的提升，难以真正的实现档案管理过程中相关管理信息的优化利用以及共享，最终导致档案信息化管理水平较差，无法促进档案信息化的稳定运作以及发展。

2.2 统一管理水平相对较低

结合相关的实践调查可以看出，不同地区在落实档案网站管理工作的过程之中，还没有在统一管理目标的指导之下明确答案管理的具體要求以及相关的内容，最终导致现有的档案管理网站建设不符合时代发展的要求，同时各地区以及部门所建立起来的档案网站管理，在内容及形式上存在许多的差异性，无法在同一目标以及统一策略的引导之下不断的促进档案管理效率及质量的提升。因此许多的档案管理工作人员在加强档案管理工作的过程之中所采取的标准以及要求比较低，同时所涉及的管理标准差异较大，难以从根源上改善目前的档案管理现状，实际的档案管理效率以及质量不容乐观。

2.3 档案管理保密性相对比较差

信息时代之下的档案管理所涉及的内容以及形式越来越复杂，同时对档案管理工作人员提出了更高的要求，为了能够更好的实现档案管理效率以及质量的提升，许多的档案管理者主要采取信息化的管理手段进行落实日常的管理工作，尽管现代化的档案管理手段以及工具的应用能够促进实际工作量的有效减少，保障工作效率的提升。但是在实践工作的过程之中，许多工作人员难以积极的结合不同设施、设备的具体运作要求进行有效的控制以及监督，最终导致各种网络黑客侵入现有的档案管理计算机，同时还出现了病毒植入等现象，许多重要的档案资料丢失，严重甚至会产生档案管理系统瘫痪的现象，实际的损失不容估量。因此在信息化时代之下，档案管理工作及受到外部不确定性因素的影响，实际的档案管理保密性不断降低。

3 信息时代的管理的对策分析

3.1 注重软件的兼容性

在现代化的档案管理之中档案管理软件的应用十分的普遍，各类现代化管理软件以及管理设备的应用能够有效的实现档案管理资源的合理配置，同时作为信息化建设中的重要组成部分，软件的应用能够真正的提高整个档案管理的专业度。从目前来看，档案管理的信息化以实现档案资源的合理共享为基础和最终的目的充分的，充分的发挥档案资源的作用以及价值，因此相关工作人员必须要将档案管理与资源的共享商机和积极的引进新的技术设备，不断的创新现有的管理模式，真正的实现自动化的处理，更好的提高最终的档案检索效率。在档案管理的过程中，相关的管理部门能够立足于目前的信息管理系统，通过软件编程来积极的发挥图像档案自动化识别以及文字档案高效存储的作用，真正的实现软件的兼容以及同时处理，保障资料档案的有效传输。

3.2 合理规范管理标准

作为档案管理信息化水平得以提升的基础和前提，一个科学合理的答案管理规范标准对规范工作人员的言行举止意义重大，随着科学技术水平的不断提升，在提升档案管理质量时，工作人员必须要积极的结合目前的档案管理情况制定科学合理的管理体系以及管理标准，保障档案管理细则的合理化，严格落实相关的管理制度。其次，在档案管理的过程之中，相关的管理层还需要在管理标准的指导之下明确各岗位的职责以及任务，实现不同载体档案的统一化管理，更好的保障档案管理的同步发展以及同步考核。

3.3 增强档案管理的保密性

现代信息技术的快速发展一方面能够有效的促进党员管理工作水平的提升，另一个方面上实现了信息竞争的不断激烈化，许多档案管理资料存在诸多的安全隐患。对此，档案管理工作人员需要以提高档案管理的安全性以及保密性为切入点，保障参与工作者都能够树立良好的网络安全意识，采取科学合理的策略积极的应对不法分子的入侵，保障整个档案信息的完整度，禁止不法分子窃取重要的档案信息，只有这样才能够更好的实现档案管理工作的高效落实，有效的突破传统档案管理模式所存在的电力不足。除此之外，上级管理层还需要继续的加强对档案管理工作人员的培训以及教育，促进管理工作人员管理水平的提升，保障现有的档案管理既能够符合信息化管理的实质需求，还能够更好的满足社会各界的个性化需求。

4 结语

信息时代之下的档案管理工作不仅涉及许多的档案管理设备以及工艺，还对工作人员提出了较高的要求，因此档案管理工作面临的外部环境更为复杂，上级管理层必须要结合各类问题产生的根源采取有效的解决对策，更好地促进档案管理现代化水平的提升。

参考文献

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