浅谈档案电子化管理存在的问题和解决方法

李佩瑜

摘 要：档案信息化建设是档案事业发展的必由之路，档案电子化管理的兴起顺应了时代和社会的发展要求，同时也是提高档案现代化管理水平的客观要求。随着网络媒体的兴起和办公自动化的普及，档案工作模式受到了不同程度的冲击，无论是档案信息资源的开发利用，还是档案的基础设施建设都出现了一系列问题。本文从档案电子化管理目前存在的问题及其解决措施两方面入手，对电子化管理进行阐述，并针对电子化管理提出个人的些许看法。

关键词：档案；电子化管理；问题；措施

檔案电子化管理在各个的渗入程度不尽相同，有些已做到名副其实的电子信息化管理，这种无论是在档案录入、档案保存、档案保密等方面都已完全做到电子化管理，但更多的只是做到了部分电子化管理，就如电子录入，纸质归档还较为常见，这种不全面的档案电子化管理是存在不少问题的，档案电子信息化管理的全面落实任重道远。

1 档案电子化管理的含义

档案信息电子化管理，是顺应信息时代的发展，优化档案资源管理工作的必然选择，信息保管、整理和利用难等传统档案管理问题，在电子化的档案管理下得到了有效的解决。档案的电子化管理，充分利用计算机资源，大大提高了档案信息管理的效率，“二次文献信息”的形成在时间上受到传统手工信息加工工作模式的影响，出现了一系列的问题，采取有效措施解决存在的问题，将进一步优化档案信息的电子化管理。

2 档案电子化管理的解决策略

2.1 提高电子化档案管理的真实性和有效性

目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入的网络系统，篡改的档案信息，严重影响到档案的真实性和有效性。如何保证电子档案的真实性和有效性是档案电子化管理中的重要问题，也是档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要能够加强对档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，还要求能够实行双轨制档案管理，即在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有

效性。

2.2 加大对电子化档案管理的投入

1）加大技术投入。档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证档案电子化管理的工作质量和效率，防止电子档案受到网络不法分子的侵袭，必须要加强对电子档案管理的科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对电子档案的安全保护。还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后而给不法分子以可乘之机。2）加大人才投入。档案电子化管理必须要求加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，如岗位应该包括办公室文员、档案接收员、档案输入员等。每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进电子档案管理的有序发展。

2.3 提升电子化档案的法律效力

若要真正提高电子化档案的法律效力需要一个非常漫长的过程。在当代背景下，档案管理部门应当重视不断改变管理人员的认识理念，正确看待电子化档案。同时也要要求档案管理部门能够改变传统的管理理念，尽可能地提高电子化档案的认识，并进一步提升相关部门的认可度。就目前而言，虽然我国并没有明确指出电子化档案的法律效力。但是档案管理部门可以尽量借鉴国外的先进经验，正确定位电子化档案的法律效力。况且电子化档案的发展趋势是无法阻挡的，只有不断适应它才能推动我国档案管理事业的发展。其次，我国相关法律部门应当尽可能地出台有关电子化档案的法律效力保证方案，增强档案管理部门继续推进档案电子化管理的信心。最后，档案管理人员应当在实际的管理工作中，根据相关制度做好电子化档案的管理，并不断创新纸质档案和电子化档案的融合，为提升电子化档案的法律效力奠定基础。

3 结束语

档案电子化管理是信息化发展在档案管理的应用，同样也是未来必然的发展趋势。档案电子化管理在发展的同时也显露出诸多问题，总而言之，档案电子化管理的全面应用任重而道远。

参考文献

[1]陈淑荣.档案电子化管理之我见[J].兰台内外，2016（05）：57.

[2]洪云鹏.档案电子化管理的可依赖程度[J].中国新通信，2016，18（16）：62.

[3]高丹.档案管理电子化的思路分析[J].中国培训，2016（10）：80.