探究新形势下人事档案管理信息化建设

庄静

摘 要：当今时代是一个信息化的时代，档案是一个企业的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一，而企业的档案管理信息化能切实提高企业档案管理效率，因此，在新形势下企业档案管理实践中，应制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。

关键词：企业；人事档案；信息化管理

跟上信息技术发展的步伐，推进人事档案管理工作的信息化发展，促进人事档案资源价值的开发，才能提高档案资源的利用率。

1 人事档案管理信息化建设的意义

1.1 利于人事档案的现代化管理

当前我国正处于与信息化的社会，信息化和数字化成为了社会的主要趋势，所以人事档案管理工作，也需要遵循社会发展的规律，必须向着信息化的方向发展，再加上现在我国社会的信息呈现爆炸式增长的趋势，要求我国人事档案管理工作必须要进行创新，而信息化管理是现代人事档案管理的有效发展方向，档案的信息化管理，能够促进人事档案管理工作效率的提高，对我国的人事档案管理工作有十分重要的意义。

1.2 能够实现人事档案信息资源的共享

在现代信息社会中，信息资源是一种重要的社会性资源，所以在现代社会的发展中，信息资源的共享是一项十分重要的工作，人事档案信息作为一种重要的社会资源，其共享对于社会发展和员工的发展都有很重要的意义。人事档案信息资源的共享，能够最大限度地发挥人才的价值，为企业的发展和员工的发展提供更多的依据，并且信息化的管理和建设，能够提高档案管理的质量和效率，促进档案资源得到最大限度的应用。

1.3 能够实现对人事档案信息的有效查询

在传统的人事档案管理工作中，纸质的档案资料在查询方面，会花费较长的时间，这对于档案信息资料的利用来说是十分不利的。但是档案资源进行了信息化管理建设之后，档案信息资源的管理只需要通过计算机进行，对于复杂的、繁多的人事档案信息来说，查阅工作更加便利和有效，能够大大节约查阅的时间，简化查阅程序。在对人事档案管理工作进行了信息化建设之后，档案查阅工作已经呈现出数字化的特点，档案查阅工作更加便捷，给人们提供了极大的便利，可以充分发挥出档案的使用价值。

2 新形势下人事档案管理信息化建设策略

2.1 促进人事档案一体化与共享化管理

在全新的人事档案管理发展形势下，要提高人事档案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建设的过程中逐渐践行一体化管理原则。利用现代化的管理手段，将纸质档案转变成为电子档案。通过有效的方式管理单位内部的人事电子档案建立，完整且安全的人事档案资源体系。这不仅能够保证单位内部能够有效调取档案资源，保护档案资源，还能在最短的时间内，以最便捷的方式实现人事档案资源的共享。借助计算机设备以及互联网技术，将人事档案管理工作的所有业务全部转变成为信息化操作，无论是人事档案的建档工作，归档工作档案，综合查询工作，档案借阅工作档案，借出、盘点、处理、转出等业务都可以通过计算机设备与网络技术完成。让人事档案信息的接收、传送、保存、使用与管理有机结合在一起，实现一体化管理，才能提高人事档案管理工作的效率，让信息技术为人事档案管理工作服务。

人事档案资源属于档案主人，也属于单位。在做好人事档案管理信息化建设的过程中，要关注信息的沟通。促进人事档案资源价值的开发与利用，是档案管理部门的基本职责，但也与单位内部的其他部门有着密切关系。各个部门之间应当针对人事档案管理工作建立有效的协调机制，通过各个部门之间信息有效沟通，促进档案管理工作更加规范，更加成熟。单位应当提高人事档案管理工作的地位，在人事档案管理信息化建设的过程中，集中各部门管理力量促进人事档案信息的完整化，加强数据库的建设。以此来保证人事档案信息的完整与安全，在单位需要人事档案资源时，能够在第一时间获取最有效的信息。

2.2 建设完善的信息管理安全系统

由于信息化档案存在着网络共享性的特点，因此存在着一定的安全隐患，这就需要档案管理人员不仅在工作过程中要严格按照规章制度执行，同时要加强自身的网络安全意识，防止病毒侵害或其他意外发生导致信息被破坏，甚至丢失。第一，在建立管理机制时，需要从现实的角度出发，将相关责任明确，以此保证档案管理工作能够安全正常地运行。第二，档案管理的整个操作流程需要作出规范并进行细化，对于流程中的每个环节、步骤必须作出安全措施，以此保证档案信息的完整性。

2.3 建设专业化的档案管理队伍

信息化档案建设对工作人员作出新的要求，由于信息化档案涉及档案管理、计算机应用等多方面技术，因此，各单位必须加强提高档案管理工作人员技能水平的工作，比如，定期为档案管理人员安排培训，主要以在信息化时代档案管理工作的制度和标准内容进行学习，也可以与其他单位进行沟通，为工作人员提供对外学习交流的条件。只有基础设施和人员水平共同提升，才能够促进信息化档案管理工作的发展。作为新时代的档案管理工作人员，必须改变传统的工作理念，加强对新时代工作要求的认识，多学习与工作相关的知识，提高自己的专业技能，具有爱岗敬业、与时俱进的精神。

2.4 完善人事档案信息化管理制度

健全的人事档案管理制度，能够为企业的人事档案管理工作提供有效的制度保障，所以企业必须要完善人事档案管理相关制度，对人事档案管理工作进行规范化和科学化的要求，对于档案信息的真实性、档案管理工作的规范性以及档案保存方式等进行统一的要求，防止档案在管理和使用中出现问题，影响档案的利用效率。企业也要根据实际的人事档案管理工作进行制度完善，要保障人事档案管理工作有章可循，在工作中确保其规范性和制度化，保证企业的人事档案管理工作顺利进行。

2.5 营造人事档案管理信息化建设的精神氛围

营造良好的精神氛围，让每一位人事档案管理工作者都认识到信息化建设的意义，并建立以人事档案管理信息化建设为核心的指导思想，才能促进实际工作的落实。其一，引导人事档案管理者建立积极的学习态度。在实际工作中不断学习，乐于创新，能够在工作环境与条件发生改变的情况下积极学习先进的信息技术，并在实际工作中加以利用。其二，强化档案管理者的档案意识。在过去的档案管理工作中，很多管理人员没有认识到个人工作的重要性，以“当一天和尚撞一天钟”的理念参与工作。关注人事档案管理工作的系统性与全面性，建立以人为本的工作理念，学会从大局出发，在管理工作中做到统筹兼顾，组织安排好工作中的各个事项，才能让人事档案管理者的热情得以调动。其三，管理者要建立实际化的工作理念。人事档案管理工作的系统性强，工作量大，从实际情况出发，鼓励档案管理者循序渐进地做好每一项工作，有工作中研究信息化系統的应用方法，提高应用水平，才能让信息技术为人事档案管理的信息化建设而服务。

3 结束语

新形势下企业档案管理的信息化不仅在一定程度上提高了资源利用效率，节省了诸多的人力物力，而且有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。在最新的历史形势下，只有探索更多的利于企业档案信息化得以更大程度上进步的良好建设方式，才能为企业的长足发展提供更多的活力。

参考文献

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[3]李锐.谈谈新时期人事档案管理的信息化建设[J].科技资讯.2015（05）.