新环境下图书档案的数字化管理

张文利

摘 要：伴随着我国经济的发展和科学技术水平的不断提高，我国图书档案管理工作也较传统有了比较明显的变化。借助迅猛发展信息网络与计算机有关技术，对图书档案的数字化体系予以构建，可以促进资源信息共享、服务水平的提高。尤其是在新的发展环境下，可以说做好图书档案数字化管理工作是所有相关管理人员的重要职责，而且因为当前网络信息逐步扩大覆盖范围，各图书服务机构针对图书档案管理相关人员能力与素质也提出了更高要求，旨在确保档案内容更为精准与真实，最终以此推动社会文化事业的健康持续发展。

关键词：新环境；图书档案；数字化管理

当前信息化、数字化融入深入到了社会生活的方方面面，而且人们对信息时代下各种服务的要求也越来越高，而这样信息社会的新环境下，图书档案的管理模式也在日新月异变化着，为此应当紧密结合创新的数字化管理模式从事管理工作，以此提升图书档案综合管理水平与质量，确保图书档案有效信息资源的安全性，进一步为社会公共文化事业发展做好基础工作，而这也是实现图书档案数字化管理的直接彰显。所以，本文接下来就将着重探讨新的发展环境下，图书档案数字化管理相关内容，而且联系实际提出一些建设性的发展建议，希望可以对相关人员与事业发展有所贡献。

1 新环境下图书档案进行数字化管理准则

在当前国际经济发展与信息化时代发展的趋势下，图书档案工作的规范化、法制化与制度化是实现数字化管理的前提，而《檔案法》等法规条令，又是做好图书档案管理理当遵守的准则。为此在图书档案信息采集、制作、保存、利用等所有环节当中，都应当严格遵守相应制度与法规条令。不论档案馆规模如何，均会生成信息文件等载体，而且通常是随机与渐进式产生的，或是没有任何规律可言的，需要经过漫长积累过程，数字化客观取舍计算，通过数字化管理使原始记录过渡到纸质及电子的形式，给未来实际应用奠定可靠保障[1]。而当中，整理图书档案作为图书档案管理的着手点，就更应把相关工作做好。针对不同形式及性质的图书档案，应当严格依据国家有关规定进行，要一个萝卜一个坑，做好细节工作，确保图书档案资料信息的安全与规范。

2 新环境下图书档案进行数字化管理发展建议

2.1 做好图书档案的一体化管理工作

一体化图书档案管理即将传统管理模式中档案室独立分散图书档案信息资料，形成一个有机整体，从而达到统筹管理的效果。该新型管理模式主要内容即彻底改变以往图书档案管理分散又各自独立的情况，而将其统筹为一个管理更加方便的整体[2]。实现一体化管理避免了以往惯例工作中因为档案分散独立而增大出错几率，也避免了因程序太过复杂，而降低工作效率等情况出现，达到进一步有效控制图书档案的目的。实现一体化管理使得图书档案数字化管理有了更为宽广的发展前景，也使管理工作变得更加系统化与有序化[3]。在进行一体化管理阶段，图书档案处理成为所有管理操作中的入手点，这也就说明档案的处理质量对管理图书档案所有相关环节都有影响。除此以外，想要真正做到一体化管理就要规范图书档案处理操作，而这是需要在涉及图书档案处理时特别要注意的。所以针对图书档案前期处理时达到规范标准，将超前控制做好，才可以称之为有效管理操作，将图书档案的管理功能充分发挥出来。

2.2 借助计算机技术做好管理工作

伴随先进科技日新月异发展，全球范围内计算机大面积推广，在图书档案管理中应用计算机也已经是势在必行的了。借助计算机操作让传统手工操作大步向机械化迈进，也标志着图书档案存储形式由以往的纸质过渡到现今电子资源方式[4]。将计算机作为载体从事图书档案的管理工作具备如下优势：一是管理时可实现按件归纳。这在某方面可以减少图书档案管理相关人员工作压力，进一步让图书档案数字化管理工作取得更大成效；二是为已归纳图书档案修改提供了便利。以往人工操作时，想要针对归类好文件加以修改就要拆卷重新处理，给管理工作人员增加很多负担。但结合计算机处理以后，图书档案修改就不再那么困难了。在进行修改时，管理人员在键盘上输入相应字符，轻松一按就解决了很多问题，达到了事半功倍的效果。同时，在使用计算机方面，因为图书档案资料已经呈电子版显示出来，基于网络技术辅助下，凭借计算机检索功能检索修改图书档案，明显提升档案的查准率，同时，该优势也是通过传统管理方式达不到的。

2.3 电子图书档案储存及备份工作

在这个信息化与时俱进的时代，信息与经济并存使信息量日益增大。电子图书档案为新时期高科技产物，其发展良好与否和可读性均需依靠计算机相关硬件和软件实现，而想要安全高效管理电子版图书档案，做好相关的储存与备份工作就显得十分必要与重要了。同时储存形式、设备和格式等内容也是至关重要的[5]。通常在归纳比较重要或需要使用到的的图书档案时均需采取主流储存模式，针对不是特别重要或需要使用的图书档案则需辅以格式转化功能，把图书档案按重要性与使用情况划分，这样做也减少了设备的存储压力。此外，对电子图书档案储存设备要求其完善性和外展性都比较好，可以达到对核心图书档案档案脱机保管的效果。还有，应尽可能选择多样化储存方式。

2.4 做好图书档案接收和归档工作

图书档案管理的有效性很大程度上取决于图书档案最初采集、归纳和评估等操作，图书档案的传统管理模式比较容易做好这些工作，原因是人工操作纸质档案大可以追根溯源，查找到其中痕迹。但是结合计算机管理以后，电子形式图书档案因为其采集、归纳和评估等包括了互相重叠流程，形成最后资料信息以后能够于再次修改后同原档案形成较大出入，加上其转换为电子形式时缺少图书到档清晰界定，而全部由网络上传和复制予以实现，所以，电子模式较难确保其实效性与原始性。因而，处理电子版本时要着重注意确认图书档案的原始性以及信息变更的详细记录[6]。这就需要相关管理人员在接收图书档案时细致检验数据信息，当发现不符信息时就要马上发至归档人那里，另外管理人员应尽量确保信息来源主要来自于系统自动提取。所以，档案管理者归档管理图书档案的时候，一定要保证资料采集接收均符合电子动静态信息相应要求。

3 结语

综上所述，伴随社会经济不断迅猛发展，对图书档案的管理工作难度也较以往更大了。所以，图书档案相关管理人员就务必对传统管理模式进行创新，朝现代化、数字化发展方向迈进，在具体工作中要积极灵活、发散思维。推行全方位数字化管理，这对图书档案管理工作走向更加规范化、更为标准化是有较高历史意义与实践价值的，同时也要力争全面提高图书档案管理水平，充分挖掘图书档案管理功能，调动起图书档案管理应有的价值，用管理实际效果为社会公共文化事业全面发展打好基础。

参考文献

[1]杨扶宁.新时期对图书档案管理实现一体化的策略探究[J].人力资源管理，2018（01）：214-215.

[2]桑媛媛，祖权.高校徽学图书档案文献数字化管理与建设[J].中国管理信息化，2016，19（09）：194-196.

[3]郭峰.网络环境下的科技图书档案数字化建设——以南阳科技馆为例[J].中国科技信息，2015（Z3）：142-143.

[4]姚雪.高校图书馆图书档案数字化建设原则与思路综述[J].电子技术与软件工程，2015 （11）：23.

[5]姚雪.自媒体时代科技图书档案数字化管理研究——以南阳科技馆为例[J].新媒体研究，2015，1（02）：102-103.