大数据时代电子档案工作的若干思考

张建

摘 要：随着时代信息化不断发展和革新，对于基于大数据时代背景下的电子档案管理工作有了新的发展方向和发展要求。同时，在传统电子档案管理模式下的档案管理工作弊端逐渐显现出来。无论是从工作量，信息安全以及海量的数据统计效率来看，对于电子档案管理的工作方式以及在现代的档案管理工作中工作重点都有了新的时代要求。本文就将从四个方面讨论一下，大数据给电子档案的管理工作带来的巨大发展机遇。

关键词：大数据；电子档案；问题；思考；方向

大数据的时代优势为电子档案工作的有效开展提供了一定的基础保障，使得基于大数据背景下的电子档案管理工作有了更大的发展前景和发展机遇。當然，随之而来的是电子档案管理工作更加严格的管理制度，有效的保障推进电子档案信息管理的质量以及信息安全，也成为电子档案管理工作的首要任务。那么如何从根本上加强这方面的工作，在本文中，将会有详细的解决方案，希望能为以后的电子档案管理工作，提供一些有效的参考意见。

1 电子档案工作中存在的问题

1.1 管理机制

在目前的电子档案工作中，存在了很多问题，使得电子档案工作不能够有效的进行，达不到其工作目的。首先，在许多的电子档案工作中的管理机制就存在了一定的偏差，导致电子档案管理工作无法正常开展。对于电子档案工作，其有几个特性，它是一种非人工识别性，高密度性以及系统依赖性的工作。所以电子档案工作在很大的基础上是基于计算机系统，通过计算机系统的硬盘储存以及光盘等方式来进行电子归档和储存[1]。如果没有一个良好的管理机制，就无法促进电子档案工作的顺利开展，同时也使得电子档案工作的整个过程没有规划，没有目的性。即就是如果电子档案工作的管理机制存在很大的漏洞，很容易就会造成电子档案管理的工作人员，没有良好的工作意识，同时对电子档案工作的强度也大大减弱。如此就会造成电子档案工作达不到电子档案管理的要求，同时使得电子档案工作质量得不到有效的保障，无法从根本上保证电子档案的真实可靠性以及凭证作用，也使得信息安全无法得到保障。

1.2 信息保存质量

电子档案工作最主要的目的就是通过现代化的信息储存技术，对所需要的信息进行加密处理，以及长期保存具有时代价值和现实意义的数据资料等。对于档案管理，它是作为企业生产，技术，科研以及经营等活动真实记录的一项基础性工作，相当于是一种无形的资产。做好档案工作，可以促进企业的正常运营，促进其发展，为其长期发展提供一项有效的参考资料。所以就对档案工作的质量有了很大的要求。如果在档案工作管理中，所储存的信息达不到企业发展的需求，或者所储存的数据信息严重失真，就会导致企业对市场的把控度产生错误的判断，从而造成企业的损失。当然，如果信息保存质量达不到要求，就完全失去了电子档案工作开展的必要性。

2 电子档案工作需求

2.1 技术支撑

针对电子档案工作的重要性以及电子档案工作的特殊性。就对电子档案工作有了一定的要求，首先要保证电子档案的不可抵赖性。就是要在一定的基础上，保证电子档案的真实有效性，即就是电子档案记录的内容是符合真实情况的。而且工作内容是大家共同所认可的，尤其是牵扯到经济交易。这样一来，就要求相应的档案工作能够达到一定的凭证作用，能够做到信息的真实有效记录，同时也能够保证所做电子档案工作的信息质量以及其中所涵盖的价值[2]。在计算机系统中的电子档案管理工作，首先在计算机这个网络大环境下，信息的储存本来就面临着网络安全的威胁，随时都有可能会发生信息泄露的情况，这对于一些大型企业来说是致命的，尤其是对于公司机密性的文件以及数据记录。这就需要在做档案工作过程中有一定的技术支撑，保障其真实有效性以及权威性的同时，还要加强对信息的管理，使得信息安全能够得到有效的保障。

2.2 数据储存

在之前有提到，电子档案工作的主要目的就是为企业的发展以及做一些相应的信息管理工作，以及对一些有价值，有存储意义的数据，进行大量信息储存的同时借助一下现代的计算机系统。因为计算机系统能够进行大量的数据存储，减轻电子档案工作的存储负担，同时增加信息存储的空间。这对于电子档案工作的信息管理，有着极大的促进作用。在电子档案工作当中，首先要求所获得的信息真实有效，以及能够及时的获得所需要的信息。同时在数电子档案的整个存储过程，以及存档过程当中都需要保障信息的及时性及安全性。但毕竟计算机网络是一个大环境，在其中有很多不安全的因素可能会造成信息泄露或信息失真等情况出现。所以为了加强这一方面的工作，就对信息的存储有了更高的要求，在信息存储的过程中做好信息的安全的管理工作，同时也要使得信息的检索更加方便快捷。综合以上电子档案工作面临的问题以及发展的必要性，提出了利用大数据的信息存储优势，来进行相应的电子档案管理工作。

3 大数据时代的优势

3.1 信息储存量大

相对于传统的电子档案管理工作来看，基于大数据的电子档工作的管理更加方便快捷。由于电子档案工作中信息储存的必要性，使得在其具体工作过程中，会有很多的数据需要整理，分类储存，而这样一来传统的电子档案工作的信息储存方式就存在很大的局限性，使得其信息储存的速度，质量以及能够储存的数据量都无法得到保障。然而，大数据能够容纳海量的信息，并且根据不同的信息，有不同的处理方式，使得整个档案电子档案管理工作能够有条不紊的进行[3]。同时大数据的信息储存量，相对于传统电子档案工作储存数量上来说，有一个较大的提升，使海量的信息能够有一个足够大的储存空间，并且减小了电子档案管理工作的难度。而且其信息储存的方式，使得电子档案的管理工作能够更加高效快速的完成。

3.2 类型繁多

大数据时代给电子档案的管理提供了更多更好的管理方式，不仅让海量的电子信息能够得到及时有效的储存，同时也把海量信息进行分类管理，让信息的检索和查找能够更加迅速。相对于传统的电子档案工作管理方式，以及具体的信息储存方式，大数据时代的电子档案工作使得其工作范围扩大，不再局限于文档，文字等文字类型的信息储存，更多的应用在海量的音频，视频以及图片等方面的信息储存。这种多形式化的信息储存保障了电子档案信息储存的真实性以及可靠性。而且这一来就充分的体现了大数据时代给电子档案工作管理带来的巨大优越性，使得信息的储存变得可视化，也极大的丰富了信息储存的类型。

3.3 时效性强

大数据时代的信息储存，有一个最大的优点，就是时效性强。在很短的时间内就可以收集到需要的信息，及时的反馈。电子档案工作需要的就是这种时效性，能够及时的把信息收集起来。在电子档案工作中，对于电子档案的存储有着特殊的一个工作步骤。就是将信息处理完且具有保存价值的文件进行一个备案的过程，即就是电子档案的存档。若在具体工作中获得的信息，无法达到电子档案工作的要求就会使得整个电子档案工作出现延后的情况。这样一来，将会影响电子档案工作的正常开展。也就是说，大数据时代为电子档案工作的信息获取以及处理带来了极大的优势，使得整个电子档案工作能够快速高效的进行。

4 大数据时代下档案工作的重点

4.1 数据加密

在互联网的大环境下，档案工作对其的信息安全有着极极高的要求，所以要保障大数据时代下档案工作的信息安全。当然，除了对档案工作中重要的数据资料进行备份处理以外，还可以通过计算机技术对档案工作中重要的数据进行加密处理。在大数据时代下的档案工作，可以根据信息加密技术对相应的档案工作进行加密处理。即就是对档案工作的进行数据加密处理。这是基于大数据时代的计算机系统中对一些重要信息，资料以及数据的处理方式。而这样的数据处理可以极大的保障信息安全，使得档案工作能够更加有效的开展。除了对档案工作进行数据加密以外，还可以通过和防火墙配合使用的数据资料加密技术，这样一来就对档案工作的数据信息安全形成双重保障。

4.2 限制访问

由于电子档案工作的特殊性以及资料的机密性，不得不加强电子档案的信息安全工作以及资料安全。除了对信息资料的加密处理，还可以通过对电子档案访问的设备以及人员进行一定的限制处理[4]。例如：在企业当中，企业可以通过对不同岗位的工作人员进行资料限制访问制度。即就是对专业人员开启专项的资料访问权，例如财政部门，就只能访问有关公司财政的相关信息和资料，不能跨区域的访问一些资料和信息，如果真的需要使用其他部门的相关资料的话，要通过向上级申请获得访问资格。除了形成部门与部门之间信息资料访问的权限以外，还可以通过对电子档案访问的设备设置访问权限。只有企业授权过的设备才能访问内部资料档案。对于私人设备访问企业的电子档案时就不予处理。如此，就可以通过设备的限制以及人员对电子档案可查阅的范围两方面来进行电子档案的信息管理工作。

4.3 引进技术人才

基于大数据的电子档案工作，需要技术的支撑，如此，就需要加强对技术人才的引进。因为只有一定的人才保障，才能加强电子档案工作的信息安全保障，促进电子档案的工作管理以及提高电子档案工作的效率。首先，技术人员是电子档案工作进行相关的信息存储，分装，传输，整理，归档及保管这一系列过程的操作者。只有技术人员做好这一系列的工作才能够保障电子档案工作是符合要求的，能够达到相应的质量要求，以及其蕴含的信息价值。同样技术人员也是电子档案工作中信息质量的保障，以及信息安全的保障。谨防因资料以及信息的泄露而造成企业，以及用户等多方的经济损失。

5 结束语

总之，基于大数据时代的电子档案工作，有了更新的发展方向。同时大数据时代也为其提供了更大的发展前景，使得电子档案工作的质量以及信息安全都有了一定的基础保障。同样也使得电子档案工作的价值更加凸显出来，为企业以及个人的发展提供一个大方向。在这里，希望电子档案工作，能够有一个全新的发展模式。

参考文献

[1]孙杰.提升企业档案管理工作服务性的若干思考[J]. 兰台世界，2017（S2）：39-40.

[2]安小米，宋懿，马广惠，陈慧. 大数据时代数字档案资源整合与服务的机遇与挑战[J]. 档案学通讯，2017（06）：57-62.

[3]王敏.大數据时代个人隐私的分级保护研究[D].武汉大学，2016.

[4]李颖，郑博.大数据时代档案管理的关键问题探析[J]. 中国档案研究，2016（00）：193-202.