高校实验室档案管理问题与对策探究

徐红伟

摘 要：在高校实验室建设工作中，如何对实验室档案进行高效化管理的建设一直是广大教育工作者关注的重中之重，也是急需我们认真思考的一个重要课题，这项工作在实验室管理方面占据着至关重要的地位，在这样的情况下，对实验室的档案进行有针对性的建设就成为了实验室实现现代化的一个必然举措和步骤，本文基于作者的工作实践经验，就档案管理在实验室管理过程中的价值和地位做出了系统的分析和思考，希望能够给广大的同行带来必要的帮助，以促进我国实验室改革进程不断的加快。

关键词：实验室；档案；思考；实践

在对实验室进行管理的过程中，对档案进行管理占据了很大一部分的比例，实验室档案因其自身的重要性和地位，在任何的实验室都体现了该实验室管理水平，所以，对于实验室的发展非常重要，基于这样的原因，我们有必要探讨如何对实验室档案进行信息化的管理，让其发挥应有的作用。

1 实验室档案的定义

实验室档案在高校的实验室管理中占据着十分关键的地位，它们能够对高校的各项科研成果进行完善的综合和保存，为后续的研究提供资料，从高校实验室档案的记录形式可以把它们划分为三种，分别是文字档案、声像档案以及图像档案，通过对于这些档案才有科学的手段进行保存，对于提高高校的学术水平和科研能力具有十分重要的现实意义，需要相关的档案管理人员进行有效的思考。与其他类型的档案不同，高校实验室档案的内容十分的广泛，具体包括以下几种类型，第一，高校实验室中的一些档案涉及的是实验室相关的规章和制度，具体来说就是人们在实验室进行试验的时候所应该遵守的规则[1]，第二，一些实验室档案还记录着对相关工作人员的出勤考核和工作绩效，这些文件对于实验室的日常管理非常关键。第三，实验室档案中还涵盖着一些对各类试验的实验现象和结果的科学总结，通过查阅这些文件，能够为科研的顺利开展和进行提供动力和基础，关系着高校未来的学术水平的发展，因此必须对这些文件加以保护。

2 实验室档案的重要性

实验室档案管理的重要性可以在以下几个方面得到体现：第一，实验室档案之中包含着一些科学实验的现象以及结果，还有一些对于实验过程中出现的问题的反思和总结，通过查阅这些记录，能够为以后进行科学实验提供帮助和指导，因此具有十分重要的意义，对这些文件的保存和管理水平如何，在某种程度上体现着实验室建设水的平[2]。第二，实验室档案能够给后人学习提供经验，是学校的宝贵资源，在这些实验室文件之中，有许多前任智慧的结晶，后人可以通过对这些结果进行学习，来找到实验失败的原因，通过对其进行分析，来提升科学实验成功的几率，由此可以看出，实验室档案是后人进行科研工作的一个重要补充，能够显著的提升高校的学术能力和科研水平。

3 实验室档案管理不足之处研究

伴随着我国对于教育事业的重视程度不断的加深，社会对于学生的综合素质的要求越来越高，学生们不仅要具有良好的思维能力，还需要具备一定的操作实践能力，此外，现代社会还要求人们能够具有良好的团队精神，由此可以看出，教育水平的不断发展已经给高校的实验室提出了更高的要求和期待，由此，实验室的档案管理工作也就出现了一些问题和不足，主要包括高素质人才的不断缺失以及档案的开发不充分，这些问题严重的阻碍了我国高校实验室的发展，需要我们不断的加强认识，对这些问题进行解决。

3.1 涉及范围广

由于高校实验室的主要工作任务就是对以往的实验结果进行总结，因此，高校实验室的档案一方面覆盖的范围非常广，给管理人员的管理工作带来了很大的困难，另一方面也对高校实验室的建设增添了许多不利情况，基于上述的原因，高校的档案管理人员必须要对档案的管理工作引起足够的重视，采取各项有针对性的措施，来保证高校实验室档案管理工作能够井然有序的进行下去。

3.2 缺乏高素质的档案工作人员

高校实验室档案管理工作只有具备高水平的专业化人才，才能保障管理的质量，如果档案管理人员的能力不到位，就会给档案管理工作的下一步顺利开展带来很大的负面效应，不仅仅会给实验室的建设带来麻烦，还会给高效的管理工作带来诸多不便[3]，现如今的阶段，一些高效的管理人员水平明显不足，这就使得高校档案的管理工作效率低下，此外，更为严重的是还有一些高校出现了档案丢失的严重情况，对高校的科研成果造成了巨大的损失。校领导及主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识，学校一般倾向抓可以直接显示成果的教学科研，对学校实验室档案管理往往处于边缘地位，对实验室建档工作支持不够。

实验室工作人员建档意识淡薄，平时不注意资料的收集、整理和归类，往往记录不全或者零乱，随便用传统的方式进行记录，建档不规范，导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。

3.3 档案的开发利用不充分

高效实验室档案管理过程中，应该注重服务与发展相互结合，这不仅是高校实验室的开端，也是高校实验室发展的最终目的，伴随着时代的不断完善和发展，外部条件也发生了相应的变化，这就使得显性数据的参考意义同以前相比，已经逐渐的衰弱，但是最为重要的是实验室档案对比数据珍贵的工作经验和智慧的开发利用不充分[4]。

3.4 实验室档案建设制度不健全

实验室管理制度的不健全，使实验室档案管理工作无章可循，同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。

3.5 档案工作环境和设施缺乏，档案管理手段落后

档案管理需要必要的硬件设施，这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室，设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备，才能保证档案管理的安全、有序，真正做到高校實验室档案管理的正规化。当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档，还包括大量的电子文档，因此，必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统，实施电子档案的网络检索，优化电子档案的利用服务。

3.6 实验室档案信息开放力度不够

缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，采取封闭管理方式，查阅利用范围小，利用率过低。

3.7 重购买轻管理、重使用轻维护

长期以来由于轻视管理、不善管理，大量设备长期闲置，故障率偏高的现象比较严重，直接影响设备使用效益的发挥，造成教育资源的浪费‘

4 实验室档案规范化管理的措施

4.1 首先需要档案管理人员切实转变观念

主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性，明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用，把实验室档案工作列入领导职责范围，加大领导对实验室档案工作的支持 ；将其列入高校档案工作和实验室工作计划 ；详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等。

4.2 建立健全档案管理制度

实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此，必须制定相应的实验室档案管理制度，如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定，使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。

4.3 加强实验档案管理队伍建设，提高实验室档案管理水平

实验设备档案的收集是一个长期工作，需要工作人员细致、认真、负责，付出大量的劳动，这就要求管理部门稳定好队伍，实验档案管理素质的高低是搞好实验室档案管理的关键，领导对档案管理要不断地进行档案管理知识的培训，采取“走出去、请进来”的方法，开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作，加强交流，提高认识，强化管理水平和业务水平。各部门要挑选工作认真、有责任心的兼职资产管理员，协助资产处做好实验设备的档案收集管理工作，当部门或者系院购买实验设备时，一旦到货，就要及时通知资产管理部门派人来收集档案资料，仪器设备使用单位兼职资产管理员从设备的采购，一直到该设备的报废、拆除或者调出，都要根据工作需要适时与资产管理处取得联系，完整地收集仪器设备的档案资料[5]。同时，妥善保管处理好这些档案资料，使其使用方便，保存完整。

4.4 提高实验室档案管理手段

高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此，要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则，逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化，并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。因此，在学校经费许可的前提下，要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金，创造必需的设施保障。

4.5 充分发挥档案的利用效率

开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源，因此，档案是一种信息，更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带，实验方法的研究，仪器设备，特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料，都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据，但不能将这项工作简单化，要能最大限度地发挥档案的利用效率，使其真正的为教学、科研服务。

4.6 加大实验室档案的开放力度

服务地方经济，加强校校合作、校企合作，提高学校知名度历来是高校的重要办学理念。因此，实验室档案在为教学科研服务的同时，也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流，为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。

5 结语

实验室档案是学校的宝贵财富，需要用合适的方法去挖掘以及积累，所以对于高校实验室档案的收集、整理不能马虎，实验室档案管理工作是一项系统工程，涉及多个环节，各个工作环节既相互独立，又相互联系，每个环节的工作都要认真做好，一旦某个环节出现差错，就可能前功尽弃。因此在档案管理工作中，我们要做到细心、认真、及时，以做好档案工作，为教学科研提供强有力的保障。上文记述的实验室档案的实践以及对于如何更好管理高校实验室档案的建议能够使种类繁多、内容多样的实验室档案得到更好的管理，使得高校实验室档案能够得到更好的发展，从而促进学生的进步促进社会以及国家的进步。

参考文献

[1]李建军.浅谈如何做好生物实验室档案管理[J].未来英才，2015，（2）：123.

[2]宋礼青.高校实验室建筑电气隐蔽工程档案管理探讨[J].档案与建设，2013，（11）：25—27.

[3]吕玉卓.高校实验室档案规范化管理研究[J].现代农业科技，2010，（22）：26-27.

[4]吴靜霞.浅谈高校实验室档案规范化管理研究[J].档案科学管理，2012，（2）：69-70.

[5]姜守哲.提高高校实验仪器设备利用率模式初探[J].黑龙江教育《高校研究与评估版>，2008，（10）：70-72.