事业单位档案信息化管理策略

梁剑峰 龚健

摘 要：为了提升档案管理的有效性，保障档案信息的安全，档案管理工作已经步入了信息化和现代化的发展路径。对于行政事业单位的档案信息而言，很多内容都极具重要性，且对于后续工作具有指导性作用。本文结合笔者的实际工作经验，对当前事业单位当中的方案信息化管理工作的优势及其现状进行了理性分析，在此基础上提出了改进和优化的策略。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

我国的档案信息管理工作已经由传统的纸质档案向全面信息化的方向进军，信息化建设工作为档案管理提供了效率效果方面的提升和安全性保障，具有很强的应用优势和实际管理效果。但是，就当前事业单位的档案管理工作而言，还存在着一些有待提升的问题，这些问题牵绊着着事业单位档案管理工作的发展力度，应予以充分的重视。

1 事业单位档案信息化管理的优势

1.1 档案存储环境方面的优势

事业单位的档案信息当中重要的内容较多，一些纸质档案在经过长期的翻阅之后出现了断裂或破损，一些档案随着岁月的流失变得字迹模糊纸质变的脆弱，为档案管理和修复工作带来了很多困难。而档案信息化管理的出现，可以将档案存贮在虚拟空间或电子环境当中，能够有效避免档案信息的流失和损毁，对于存储的地理位置和环境条件几乎没有要求。而且传统的档案管理需要占用较大的空间，信息化管理则不需要设置专门的档案存储室，能够节约一定的空间位置，解决资源占用问题，具有使用优势。

1.2 档案在使用和查询方面的优势

传统档案管理模式下，如果需要进行档案内容的查找和使用，需要按照规定步骤履行借阅手续，在多种类型的审核通过之后，即可进行档案内容的使用。这种查找及使用模式非常复杂，会对档案造成一定程度的磨损，如果在借阅过程当中出现了损毁或可以破坏现象，将会带来较为严重的损失。但信息化的档案在进行查找的时候更为迅捷，不需要进行体力劳动即可轻松地找出想要的档案，在使用的过程当中不需要担心档案内容的意识，即便是用户具有相应权限进行了借阅，也不会为档案带来威胁，具有较强的使用优势。

2 行政事业单位在档案管理上的现状

2.1 专项管理制度不够完善

对于事业单位而言，档案信息管理属于专门的模块，但是一部分事业单位没有制定专门的档案信息管理工作制度，导致一部分档案信息管理工作始终无法步入正轨，工作过程缺乏有效的监管，工作结果缺少合理的评定。加上一部分事业单位的日常事务较多，对于档案管理方面的重视普遍不足，使得管理制度的专业化并非无法实现，但却经常被搁置。

2.2 资金投入不足

受到前文当中提到的重视不足的影响，一部分事业单位在档案信息管理方面的投入较少。具体体现在档案信息管理当中的资源购置力不足，人才引进方面存在着一定的漏洞，专业型的技术手段、设备设施、人才精英，往往都不会出现在档案管理预算较少的事业单位当中。

2.3 管理人员的素质参差不齐

我国从事事业单位的档案管理的工作人员往往在信息技术方面具有一定的短板，很多人是在进入到岗位之后才开始接触档案的信息化管理工作，加上事业单位对于档案部门的工作人员的培养力度相对较弱，很多任务都需要借助员工的自觉自学来完成。而且当前的事业单位都在实行改革和压缩人员编制、推广人才的聘用制，导致各个部门的人员流动性较大，一些没有档案管理经验的人员参与到档案管理的工作实践中来，往往会造成一定的工作失误和效率低下等方面的问题。

2.4 管理信息化程度低

当前的档案管理工作已经开始进行了信息化建设工作的实践性尝试，但其信息化的程度相对较低，不少信息化还停留在保存扫描文件的入门阶段，且还有很多事业单位的档案没有实现信息化管理，档案信息化管理还存在着不少问题。

3 加强事业单位档案信息化管理的策略

3.1 增强档案信息化管理意识

为解决档案管理当中的一些问题，应当从增强对其的重视入手，对当前的档案管理工作的实效性进行理性的评判，理解档案信息化建设及其管理的实际意义，把握事业单位整体发展和档案信息化建设之间的关系。应优先提升管理层对于档案管理方面的重视程度，而后通过管理者的重视对组织成员进行辐射性影响，提升组织整体对于档案信息化管理方面的重视程度，提升档案信息化建设过程当中的资源投入力度，奠定档案信息化管理的物质、精神基础。

3.2 构建档案数字化管理制度

国家档案局应对档案数字化管理进行统一安排，通过科学的管理制度的设定，提升当前国家范围之内的电子档案管理水平，解决当前档案信息化管理无迹可寻的窘迫现状，通过严格的监管，减少工作当中的懈怠问题，调动工作人员的积极性，提升管理的有效性。

3.3 提高档案管理人员素质

档案部门的工作人员的精神面貌、专业素养及综合素质，对档案管理工作具有最为直接的影响。所以，解决管理方面的问题应当重视人的作用性，调整档案管理人员对于信息化管理工作的责任感和重视程度。应对工作人员的日常工作事务设定相应的衡量指标，通过良性的竞争机制，淘汰掉组织当中素质低下、能力水平不足、责任感差的害群之马。事业单位应当提升对档案部门的人才引进力度，从物质和文化两方面入手，提升岗位对于人才的吸引力。此外还应以培训和学习为助力，提升队伍整体的专业素养和能力水平，改善组织成员对于档案方面的认识问题，通过优秀的思想来调整工作态度，逐步实现档案管理的信息化及科学化。

3.4 电子档案管理水平的提升

应当将确保档案信息的完整性和安全性作为管理的重点内容，对当前尚未归档的纸质档案尽快归档，通过合理的电子档案信息保密设计，让档案能够存储在相对安全的网络环境当中，做好档案的备份，减少意外的发生。

4 结语

如今我国大多数档案管理部门都已经开始了信息化建设工作，为档案事业的整体发展提供了较多的实质性意义。综观当前的事业单位档案信息化管理工作看来，很多档案信息管理当中的问题往往和平台搭建没有太多的关系，更多的都是可以进行调整和预防的可扭转性因素。应不断开拓创新，由档案信息管理较为薄弱的几个方面入手，实现档案信息管理工作的现代化跨越，推动事业单位的进一步发展。

参考文献

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[4]王曼华.推动事业单位档案信息化管理的举措分析[J].城建档案，2014（11）：85-86.

作者简介

梁剑峰，湖北广播电视台随州发射台，大专

龚健，湖北省随州市随县财政局