浅谈如何做好企业档案统计工作

闵惠芬

摘 要：档案学和统计学虽然所处文理两个不同学科，但是在新时代的发展背景下，越来越多的学科之间开始相互渗透，相互融合，期待碰撞出不一样的火花。档案管理工作以档案学为理论基础来指导实际工作，同时还要借助其他学科的知识来促进自身的发展，统计学就是其中之一，为档案管理提供了科学的统计技术和方法。

关键词：档案；统计

笔者自2012年开始从事本单位的档案室管理工作，参加了由市档案局组织的档案管理干部培训班的学习，可以说是边学习档案理论知识边在日常工作中实践操练。因为之前有过行政管理和统计的学习经历（现有统计师中级职称），所以试想结合自己所学，在档案和统计这两门学科之间找到交汇点，来深入学习和研究关于档案统计这方面的知识，尝试着发表一下自己的一些想法和心得，与同行共勉。

在以前人们由于长期受到传统思想观念的影响，企业单位内部的管理人员对档案资料的收集、整理和归档没有科学全面的认知，认为档案部门是可有可无的，档案人员只要派人兼职即可，不需要单独另设。但是，现如今随着时代的迅猛发展，越来越多的企业管理层开始意识到档案的重要性及其价值，将其作为企业在发展过程中形成的宝贵资源，作为原始记录保存起来以备后期进行历史记录的查考。

档案的统计工作是企业档案管理工作的重要组成部分，是不可忽略的一个环节，保证了档案工作的质量，也是提高档案业务水平的一项有效方法，能及时了解和掌握档案工作的全过程，从而更好的开展档案工作。从理论上来讲，档案统计是运用一系列统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势。经过统计调查、统计整理和统计数据分析，得到准确的、客观的、科学的数据，通过把定量分析和定性分析结合起来，从而撰写出具有实际利用价值的档案统计分析报告来起到指导作用，使得档案工作能一直处于良性运行的环境中。

档案统计的工作对象是大量繁杂的数据，我们把可以进行量化描述和量化研究的对象都纳入档案统计工作的范畴。作为企业的基层档案室来说，我们的日常工作就是结合具体业务将各项原始记录进行接收、移交、整理，并且通过设立统计台账来进行登记管理，如此就具有了基础统计和检索工具的双重性功能。就以本单位来举例说明，我们通常的项目有：（1）卷内文件目录，主要是指登记和统计单份文件的数量、卷内文件的页数。（2）案卷目录，是指登记和统计案卷的数量，通过案卷目录可以统计档案的总量或者某类档案的案卷数量状况。就如本企业在2004年的建设项目为例，当时该项目共形成档案1030卷，其中：项目档案177卷，设备档案853卷。该项目的档案材料收集基本齐全，整理较规范，编目较清楚，能反映项目实施的实际情况。卷内文件目录和案卷目录是档案最基本的登记和统计形式。（3）总登记簿，这是用来登记档案收进、移出等变化情况和实存数量的登记、统计形式，控制着档案室全部档案的总量和变化情况。

科技日新月异的变化，计算机技术不断的推陈出新，使得我们面对大量繁杂和琐碎的统计数据时，不再望而却步和退缩了，因为我们可以依据自身的需要来寻找一款合适的，功能强大的档案管理软件，运用计算机来帮助我们处理庞大的数据量，不仅可以提高工作效率，降低出差错的概率值，而且也是便于人们迅速检索资料的实用工具，从而也能推进档案事业的现代化管理进程。在此之前，有一个重要的前提条件：需要建立一个全面的，系统的，完整的档案目录数据库。这是一项长期艰巨，需要有对工作高度认负责态度的人员来担当，因为对原始数据的录入要求掌握一定的档案知识，熟悉档案的分类方法，对每一条目的录入能够给出准确的理解和判断，尤其是对文号、分类号、保管期限等条目千万不能录错，否则会影响到今后的检索功能，也会影响到统计数据的真实性和有效性。创建好档案目录数据库后就可以开展档案的接收、整理、利用、保管和銷毁工作，在这个过程中会形成档案统计的原始资料，把这些资料以表格和数据的形式表现出来，就是档案基本情况统计台账，我们单位现有的台账包括：室存档案登记表（基础建设类档案和设备类档案）、室存技术文件登记表（专利申请与确认和高新技术产业认定书）、档案销毁或封存登记表、档案查借阅登记表和档案利用情况登记表等等。根据多年的档案工作经验所得，档案统计台账工作要做在平时，要依据档案管理日常的工作进展和变化及时地进行更新和补充，不能拖延和积压，做到今日事今日毕，保持数据的同步和一致性。

档案管理人员除了要做好日常的档案统计工作之外，还要承担一部分统计报表的填写和上报工作。因为笔者所在企业属于高新技术产业范围内的制造单位，所以针对高新技术企业我们需要以年报的方式登录火炬计划统计企业报表平台，高新技术成果转化项目在线申报以及后续跟踪动态表的数据填写和及时上报。另外，关于企业研发统计，涉及到的研发费用预算，经费表，项目表以及工业科技年报（现有表107-1和表107-2），档案统计人员都要根据统计局，集团公司和所在区政府相关部门的要求下，以高度负责的态度认真进行填写，务必达到统计数据的真实性和准确性，同时不能有迟报，瞒报等情况的发生。

档案管理人员立足于本职工作，将所有的档案和文件资料都井井有条的管理起来，以便于人们的查阅和利用，发挥档案的自身价值。我们可以通过设立查（借）阅档案资料登记簿，利用效果登记簿来反映出现存的档案中，哪些档案的利用率高，哪些档案基本上都没有被查阅过，哪些档案是我们没有收集归档的，但是曾经多次被人查找过的，这些问题都值得引起档案工作人员的重视和思考，在今后的工作中才能有所完善和改进。另外一方面，我们在接待前来查阅档案的人员时，要做一个有心人，要多问，多记录，关于利用档案的内容和目的，查得到的要登记，查不到的更要登记，如此这样，在年终进行分类统计归纳时，可以省时又省力，因为前期工作做的充分，可以让我们少走很多弯路。

对于我们大多数的基层档案室人员来讲，每天都在按部就班地做着日常的档案统计工作，所以往往只停留在填报数据和汇总上报的层面，就会忽略了对数据的合理分析和深入研究，因此基本上没有开展过档案统计的分析工作。没有对统计数据进行进一步的研究，就不能发现因量变而引起质变的规律，档案统计也就失去了它存在的意义。可能对于一般的档案工作人员来说，由他们来撰写档案统计分析报告是存在一定的难度和困难的，因此我们可以由易到难，先从一些简单的专题分析报告开始入手，多写多练，然后逐步扩大撰写范围，以期能写出有更多利用价值的档案统计分析报告来，从而使得自身的档案业务水平更上一个台阶。

关于档案统计人员的现状存在的主要问题是：很多都是身兼数职，没有接受过相关的档案统计知识的培训，人员频繁更换，导致统计数据的上下衔接方面存在很大漏洞，数据前后不符，真实性有待考查与验证，这些因素直接影响到档案统计工作的质量。所以作为一名专职的档案管理人员，我们对自己要严格要求，坚持学习档案方面的最新知识和技能，也要拓宽自己的知识领域，对于相关的学科知识要有一定的了解和熟悉，这样才能使自己具备认识能力，判断能力和分析能力，在学习理论知识和实践工作中不断积累经验，更认真更有效地做好档案统计工作。

档案记录了一个企业由小到大的历程，是企业管理过程中不可或缺的组成元素，也是企业通向未来发展之路的重要支撑。管理好企业的档案是每一位档案管理者不可推卸的责任与义务，为企业的建设和发展贡献自己的力量。

参考文献

[1]韦远松.做好档案统计工作，推动档案事业发展【J】.青海统计，2010（7）：36

[2]许爱香. 试述档案统计工作存在的问题与对策【J】.山西统计，2002（8）：28