企业会计档案管理工作存在的问题及对策

崔春雪

摘 要：随着当今社会经济的不断发展，各行各业也在积极适应当代社会的发展脚步。在企业运行中，会计档案管理工作能够将相关资料加以整合并归纳，能够及时为企业提供所需资料，因此会计档案管理工作尤为重要。

关键词：企业会计档案管理；问题；对策

会计档案是指企业在进行会计核算过程中，接收或形成的记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。

1 企业会计档案管理存在的问题

1.1 没有足够重视会计档案管理工作

会计档案作为一项工作成果的信息档案，其记录了企业的成长历程的核算数据信息。会计档案管理工作的重要性并没有像企业经济管理工作那样引人注目，这在一定程度上导致了一些工作人员没有足够重视档案管理工作。例如，某些企业中的会计档案管理只停留在数据核算与登记阶段，而对于会计档案的存储与保护缺乏安全意识。会计凭证和相关账簿的填写与审核是传统手工会计时代就应该重视的工作内容，而新形势下的会计档案管理工作不仅要提高信息化水平，更要保证档案的安全性。当前市场竞争激烈，没有足够重视会计档案管理的问题主要出现在一些小型企业当中，而这往往是小型企业的最致命的生存问题。

1.2 档案的保管不规范、不安全，设施简陋

会计档案形成后存放库（室）狭窄、潮湿，没有防盗门窗和防火设施，会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料随意堆放，或会计报表各月份分散存放，以磁盘等为介质的电算化会计档案更是没有专门的保管库房和相应的条件。

1.3 会计档案借阅的手续不健全

会计档案管理工作中借阅环节的规范性是一直影响会计档案管理工作的重要原因。因为会计档案的借阅人有很多对于会计档案管理工作认识不太足，所以对于很多会计档案的借阅手续不是太了解。而且很多档案管理工作人员因为诸多原因对于借阅手续的办理不太重视，这就使得现在会计档案借阅中出现乱借乱还、有借无还、私借私还，没有专人负责，出借时间、返还时间、借阅人姓名没有记录等不良现象。这给档案管理工作中的档案整理、调阅都带来了很大的不利。所以说会计档案管理工作借阅的手续不全也是影响会计档案管理工作工作效率的一个重要原因。

1.4 会计档案尚未进行定期鉴定以及销毁

会计档案与企业整体档案相比，其所占比例较大，因此，定期对会计档案的有效性与实用性进行鉴定与销毁是档案管理人员的工作内容之一。但因为这项工作任务繁重且难度较大，多数企业并没有专业人员为其鉴定，所以，企业会计档案管理部门会保留着许多财务档案记录，同时也增加了企业档案保存室的压力和管理的工作难度。

1.5 工作人员的业务水平和素质有待提高

会计档案管理人员的业务水平和素质往往决定了管理工作的質量，而电算化会计更加考验新时代下的会计工作人员的水平和素质。高水平高素质的会计人员不仅是档案管理工作的保障，更是企业会计档案管理信息化进程的有力保障。当前，我国不少企业的会计人员还是一些老员工，其对会计电算化专业知识的认识不到位，导致不少企业的现状还不能满足新形势下的档案管理信息化需求，阻碍了企业财务档案的信息化。除此之外，会计人员的业务水平和素质不够会使得电子会计档案管理做工没有质量保障，甚至于处在混乱不堪的状态，这无疑会给企业发展带来很大不便。

2 企业会计档案管理的优化对策

2.1 对会计档案管理给予足够的重视

虽然会计档案管理对于小型企业来说，其利益性不是很明显，但是，会计档案作为一个企业的重要经济管理资料，其对于企业今后的经济分析是有着莫大的帮助的。小型企业应该在创业的初期就应该重视企业档案管理工作，要严格遵守相关的会计档案管理法律法规，对会计档案的保管要做到未到期时严格做好档案管理保护工作，到期时也能够做到及时清理和销毁。只有保证企业会计档案的安全完整，才能继续促使档案网络化信息化，进而促进企业稳定发展。

2.2 规范会计档案的保管，改善设施条件

首先，要建立健全会计档案库（室）管理制度并严格执行。做到专人负责，妥善保管，存放有序，便于查找，不得随意堆放，未经允许非档案管理人员不得擅入库房，确保档案的保密与安全。会计人员不得自行保管会计档案，已离任的会计人员，其会计档案应移交本企业档案部门或财会部门保管，更不得私自留存。对已终止会计核算业务的企业或部门，其会计档案应移交上级档案部门保管并尽快办理移交手续。其次，建设符合会计档案保管条件的档案库（室），配备合格的密集架、橱柜等存储装具，以及温湿度调节设备等，做到防火、防盗、防潮、防虫蛀、防尘，对于以磁带、磁盘、光盘、缩微胶片为介质的电算化会计档案，更须采用专门存储设备和库房，做到防磁、防震、防火，重要电子档案做到异地备份。

2.3 完善会计档案借阅手续

档案借阅手续的不完善会使会计档案借阅秩序混乱，而且非常容易导致会计档案管理工作其他环节出现失误，所以完善会计档案管理借阅手续是非常必要的，借阅手续必须对于借阅人、借阅时间、借阅内容以及归还档案的时间等多种信息都做一个记录。此外应该实现专事专人，责任到人，这样对于手续完善工作的有效开展也有很大的促进作用。

2.4 定期对会计档案进行鉴定与销毁工作

按时对会计档案加以鉴定以及销毁工作，是完善企业内部会计档案管理工作的前提。根据国家对会计档案管理方面所提出的相关规定，企业会计档案管理工作对所有档案的保存时间都有规定，只有会计年度财务报告能够永远保存。但在多数企业中，假如档案室面积允许，就会保存大量超过保管期的档案，进而引起档案保管混乱，并出现对所需档案不能及时查找等现象。财务部门人员可以参考档案管理的保管时间，销毁已经到了保管期时间和没有使用价值的档案；对档案内容中所涉及的财务账目处理不清的档案需要将其分类并加以标注；对保管期满但是仍是在项目建设时间内的档案，不能销毁。

2.5 加大力度培养高水平高素质的会计档案管理人员

电算化会计要求会计人员必须要掌握一定的现代化信息管理技术。企业需要改变会计人员的“技术盲”现象，不仅要引入高水平高素质的专业人员，也要采取相应措施提高在职人员的技术水平。例如，定期开展技术培训活动，请一些技术人员进行技术教导，以提高企业会计人员队伍的整体业务水平和素质，使企业工作人员不再是单一技术人员，而是多技术全面发展的信息时代人才。除了培训之外，企业也需积极引入新设备新技术，会计档案管理能够紧跟时代潮流，才不至于被时代淘汰。

2.6 必须建章立制

“没有规矩不成方圆”，很多工作的顺利开展必须有相应的规章制度来保证。但是因为时代发展变化，之前的档案管理制度在实际实施过程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善会计档案管理现状，首要的任务就是应该建章立制。而且规章制度对于会计档案管理工作的每一个环节的多个方面都应该考虑，这样规章制度才会更加全面。所以规章制度的确立应该通过会计档案管理工作中领导人员的讨论商议进行不断完善。

3 结语

企业档案管理是一项长期的工作，并具有较强的综合性。因此，会计档案管理人员要不断提升自己的综合能力，加强自己对该方面能力的培养与提升，改善自身对档案管理工作的不足。同时，企业也要大力配合会计档案管理人员的工作，最好邀请专业人士对该项工作进行指导，帮助该项工作更加科学高效的完成。

参考文献

[1]杨惠玲.企业会计档案管理工作存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2018，（04）：29-31.

[2]吕岩红.会计档案管理中存在的问题及对策[J].企业研究，2014（18）：22.

[3]王丽.当前会计档案管理存在的问题及完善对策[J].东方企业文化，2014（02）：33-36.