会计电算化背景下的会计档案管理

刘鸿飞

摘 要：随着社会经济的不断发展，我国会计电算化也在逐步完善，实现了从手工记账到计算机记账的转变，标志着企业会计管理水平的提高。

关键词：会计电算；会计档案管理；措施

会计档案是国家档案极为重要的组成部分，并且其对于企业会计工作和经济管理具有极为重要的意义。在进入信息时代以后，企业的会计档案管理也逐渐向电算化的方向发展，在电算化条件下会计档案管理工作的效率及质量都得到了明显的提升。因此，想要促进企业的可持续发展，就必须要充分重视会计电算化背景下的会计档案管理。

1 会计电算化背景下会计档案管理的特点

1.1 管理工作需特定环境

传统的会计档案的查看与管理十分简单，相关人员只需根据年份查找到相关资料便可查阅。在会计电算化背景下操作的会计档案管理，它的操作需要特定环境的支持，管理人员需要有一定的计算机技术才能熟练操作。

1.2 便于分析与共享

电算化背景下，会计档案管理趋于信息化，管理人员可通过PC端界面运用相关分析软件快捷地翻看信息、对信息进行整合统计与分析，对于会计档案管理工作的开展提供了便利。同时也可以根据使用者的不同需求制作出符合使用者要求的图表数据与相关分析，实现了资源的共享。由此说明新型会计不仅涉及核算业务，还涉及管理领域，完成会计行业的转型。

1.3 存储范围更大

传统会计档案管理工作，无论是记账、出报表、账簿，还是会计相关附属资料都是靠手工完成的，其效率比较低，而且容易出错，不利于事业单位持续稳定的发展。而落实会计电算化以后，财务人员工作量大大降低，只需要录入相应的数据，就可以制作并打印出财务报表。同时也可以打印出纸质会计档案，就目前实践效果而言，会计电算化条件下，会计档案管理的范围包括远远超出了传统会计档案管理的范畴，为我国会计事业持续稳定的发展奠定了坚实基础。

1.4 提高安全要求

新型管理模式下，存储在媒介中的会计信息的安全性受到了行业人员的普遍关注，因为信息的修改与缺失在信息里完全得不到体现，这就导致信息的可信度受到质疑。因此维护会计信息的储存安全是会计档案管理的重中之重。主要包括会计信息与计算机系统和会计电算化操作软件的安全维护。

2 会计电算化条件下会计档案管理中存在的问题

2.1 电算化会计档案管理体系不够完善

自从事业单位落实会计电算化以后，财务会计档案管理的内容急速增加，同时更改会计档案内容也变得更加方便，但很多事业单位并没有真实有效的认识到此类问题的严重性，也没有第一时间修订适合本事业单位的会计档案管理制度，也没有对会计档案的保管环境采取相应的保障措施，财务会计档案被破坏的记录逐年增加。

2.2 缺乏高素质的综合性应用人才

随着会 计电算化的不断普及，在对会计档案进行管理的过程中，也要求相关人员掌握良好的计算机网络知识与会计专业知识。但因为我国还缺乏对于电算化人才的有效教育，另外受到企业成本的限制等，导致当前企业非常缺乏具有综合素质的应用人才，降低了企业会计档案管理的效率。

2.3 缺乏管理理念

时代在发展，但理念的转变跟不上时代的脚步，信息技术的广泛应用已经可以改变原有的档案管理模式，但相关管理人员的理念并没有随之发生改变，在工作中，新型会计相关信息的储存方式及管理模式没有得到应用。许多企业仍保持原有的传统，保留纸质档案，电子档案的管理不受重视，新型管理理念没有得到贯彻，阻碍了会计行业的发展，会计信息的真实程度与完整程度也受到了极大的影响。

3 会计电算背景下会计档案管理的优化措施

3.1 对档案管理制度进行健全与完善

想要使得会计档案管理能够满足企业的实际需求，有关的档案管理工作部门必须要对统一的档案管理制度进行建立和完善。想要保证会计档案管理工作的制度化，在内容上就要对一些明文性的文件进行应用，从而实现对于档案管理内容的审核和确定，并严格规范和约束相关档案管理人员的行为。在会计电算化发展的背景下，也使得档案信息的收集制度非常明确。此外，其通过对档案的定期拷贝及存储，使得会计信息数据具有良好的完整性，并且在利用计算机系统的同时，避免其会计档案信息的缺失。而按照国家有关的法律法规进行分析则能够发现，档案管理部门要和企业的实际发展情况进行有效的结合，对更加符合企业发展的会计档案管理制度进行建立，通过对于手续及信息查阅制度的完善，使得档案信息有着较强的完整性。

3.2 加大对于档案管理人员的培训力度

在会计电算化的背景下，其相关的会计档案管理还是需要人工进行的，计算机系统所具有的稳定性及安全性能够得到体现，会计档案信息所具有的安全性及真实性是否能够得到提升，都和档案管理人员所具有综合素质有着直接的关系。因此，必须要加大对于档案管理人员的培训力度，在开展实际的管理之前，要通过有效的培训，使其具有更加系统化及全面性专业技术。此外，还要通过一定的职业道德的培训，使得档案管理人员的综合素养得到充分的提升。这样才能够促使会计档案管理工作可以在比较有序及健康电算化环境中进行，使得档案管理的工作效率得到充分提升。

3.3 树立正确的会计电算化档案管理理念

根据《会计档案管理办法》中的相关规定，明确电子会计凭证的获取、报销等具体环节的管理要求，确保电子会计凭证，不但可以实现在线传递，可以在部门和部门之间相互传递，并积极更新会计管理系统，实现电子会计档案管理的最大化利用。事业单位会计档案在具体管理过程中，目标存在不完整性，其主要原因是会计档案管理从业人员缺乏正确的管理理念，这样的基础上，会计从业人员只有真正認识到会计档案管理工作的重要性，才能确保事业单位财务账目的清晰度和数据完整性，以避免道德方面风险等问题的发生。事业单位管理层要根据具体的发展特点和国家提出的相关政策以及制度来完善会计档案保管制度，确保会计电算化档案管理相关工作能顺利进行，为提高事业单位的市场竞争力奠定坚实基础。

3.4 加强档案的收集及管理工作

财务部门在开展工作的过程中要将相应的财务数据进行保存，同时进行相关的备份工作，从而避免计算机故障的出现，导致会计档案出现缺失。此外，还要加强对于档案的管理，在档案中标注清楚形成时间和操作人员等具体的信息，将备份成功的档案在不同的位置进行储存。但在对档案的存放位置进行选择时，由于其介质的本身属性较为特殊，因此不能和磁场的位置过于接近。在后期还要加强养护工作，要进行防尘及防潮的有关工作。再者，还要对电算化的会计档案的财务软件进行重视，确保其版本是一致的，从而防止由于软件版本的不兼容影响会计数据信息的完整性。

4 结语

综上所述，随着信息技术的飞速发展，会计基本已经实现了电算化，越来越多的信息化技术在会计档案管理工作中得到了广泛的应用。本文则主要对会计电算化背景下的会计档案管理中存在的问题进行了简单的分析，并提出了一些具有针对性的措施与建议。通过本文也希望能够给今后企业的会计档案管理工作提供理论基础，在促使其档案管理质量提升的同时，使得企业实现更好的发展。

参考文献

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