公共资源交易项目档案管理研究

摘 要：公共资源主要是指公益性、垄断性以及专有性的资源，其主要分为社会资源、自然资源、行政资源，利用好公共资源交易可以实现和保障人民群众的根本利益，也可以实现政府的公信力，在公共资源交易中，档案管理尤为重要，根据公共资源交易项目的交易流程，可以知道在整个公共资源交易中，涉及到了档案主要有进场交易申请表、政府采购审批表、招标代理委托协议书、会议安排表、招标文件、报名汇总表、投标文件电子版、招标公告等等，随着信息化技术的深度发展，公共资源交易利用网络载体，进行电子招投标和数字化档案管理，以此可以实现公共资源交易的全过程的透明、公平、公正以及高效，能够实现档案管理的数字化、智能化以及绿色化。

关键字：公共资源；交易；档案管理

社会经济的高质量发展，科学技术的不断深入发展，资源越来越丰富，资源的应用范围和应用深度都在不断扩大和延伸，特别是公共资源，公共资源主要是指一些公益性、垄断性、专有性的资源，主要分为社会资源、自然资源以及行政资源，相应的公共资源交易主要是指服务经营权 、户外广告牌经营权、缉私罚没公物拍卖、房产及办公楼等物业租赁进行交易，咨询服务，利用公共资源交易一方面可以保障人民群众的根本利益，另一方面可以提高政府的公信力和服务力，在公共资源交易中档案的管理尤为重要，下面本文将分别论述公共资源交易项目档案的分类，公共资源电子招投标与数字化档案，公共资源纸质与电子档案的管理等内容。

1 公共资源交易项目档案的分类

根据公共资源交易的定义可以得知公共资源主要分为社会资源、自然资源以及行政资源三大类，主要包括市政公用事业特许经营权、行政事业单位后勤社会化服务经营权、户外广告牌经营权、缉私罚没公物拍卖、房产及办公楼等物业租赁、出租小汽车营运牌照、汽车吉祥号牌、行政事业单位废旧物资处理等等内容。在进行公共资源交易时，其项目的交易流程为预约场地——招标文件备案——入场登记处——发布招标公告——答疑——收取招标保证金——投标、开标——抽取评标专家——评标——结算交易场地费——发布中标结果公示——中标通知——签订合同——退还招标保证金。根据公共资源交易项目的交易流程，可以知道在整个公共资源交易中，涉及到了档案主要有进场交易申请表、政府采购审批表、招标代理委托协议书、会议安排表、招标文件、报名汇总表、投标文件电子版、招标公告（附审核意见单）、行业监管部门、专家抽取委托书、专家抽取表、评标委托书、专家打分表和评标报告、中标单位投标书、中标通知，根据负责部门的不同，可以分为四类档案，第一类为交易服务部门负责的，第二类为办公室负责的，第三类为档案信息部门负责的，第四类为业务部门负责的，具体分类项目见下表。

2 公共资源交易项目的电子招投标以及档案管理

随着计算机技术的发展，互联网+大环境的发展，在2017年发布的《“互联网+”招标采购行动方案（2017年-2019年）》，指出招投标要向着信息化、智能化的方向进行深度发展，电子招投标即是利用计算机、网络等信息技术，通过网络这一媒介，对招投标的业务进行整体全方位的管理，优化工作流程，全程在网络上实现招标、投标、开标、评标、监督、中标等一系列的操作，从而实现专业高效安全低成本的招投标管理。对于公共资源交易来说，电子招投标具有重要的意义，特别是在招投标相关法律法规较健全和完善、具有统一的系统技术标准、各大领域各大央企已经率先完成电子招投标的改革、地方公共资源交易中心开始向第三方交易平台开放等的现状环境下，电子招投标不断的创新改革发展，对政府、市场、公共资源档案管理等具有极大的好处和作用。

首先对于政府来说，电子招投标提高了招标采购的透明度，将招投标放在阳光下，一方面提高了自身的工作效率，另一方面，利于进行行业监督，使得招投标全过程得到一定的保障，投标过程会更加安全有效，评标结果也会更加准确，同时网络的实时性和不限制性，使得可以随时随地进行招投标，不受时间和地域的任何限制，节约了时间和经济成本，再同时利用网络的模块化，使得招投标过程更加系统规范，有利于进一步的管理。其次对于市场来说，能够活跃市场，利用电子招投标，高透明度吸引投标方，有利于投标方进行公平竞争，参与投标活动，在信息化的手段下，可以实现资源共享，能够使得公共资源交易趋向公正、规范，可以避免人为操作，使得招投标的环境更加阳光，交易市场的各类信息都在网络上进行公开，這样的操作和交易体系的建立，一方面规范了交易市场，使得市场交易环境更加阳光透明、公平、公正，另一方面活跃了市场，能够吸引更多投标方的兴趣和投标激情。最后对于公共资源交易档案管理来说，电子招投标产生的自然就是电子档案，一方面有利于档案的长期管理，可以将档案进行存档，同时也可以进行历史档案查看，其档案查看存档更加快捷高效，相比于传统的纸质档案，同时电子档案的数据更加关联，可以随时随地进行调用和联动，数据的利用率更高，另一方面更加绿色环保低成本，从环保角度来说，传统的档案管理利用纸质档案，浪费资源，造成环境污染，在管理中也需要大量的人力和时间，利用电子档案，则可以实现绿色环保，节约人力和时间，能够实现更高效的档案管理。

电子招投标实现了电子化档案的管理，将公共资源交易档案进行数字化的管理，形成数字化档案管理系统，在进行数字化档案管理时，要注意网络化、数字化、档案化的问题，首先是网络化，即将公共资源交易档案利用网络的载体，对交易全过程中产生的档案进行网络化处理，不仅仅在招投标环节利用电子招投标的方法，更要在交易的全程中，建立数字化的档案；其次是数字化，即建立的数字化档案管理系统中的档案，数据信息要实现联动和关联，同步更新，能随时随地进行调取，各个数据库实现资源共享；最后是档案化，即在进行数字化档案管理时，与一般的数据信息相比，更要注重其公共资源交易的档案性质，有一定的特殊性，要加强数据安全管理，比如利用电子签名、使用PKI技术签发数字证书、利用SSL证书保证通信安全以及由权威机构对系统的功能、业务、数据项、安全项进行专业检测，以此来保证公共资源交易数字化档案的安全。

3 总结

公共资源主要分为社会资源、自然资源、行政资源，是关乎人民群众切身利益的资源，进行公共资源交易一方面以实现和保障人民群众的根本利益，另一方面实现政府的公信力和服务力，根据上文分析可知，公共资源交易档案根据负责部门的不同，可以分为四类档案，分别为交易服务部门、办公室、档案信息部门、业务部门。随着互联网+大环境的发展，利用网络媒介，电子招投标和数字化档案管理系统在深度发展，实现公共资源交易的全过程和档案管理的透明化、公平公正、高效化、智能化以及绿色化。

参考文献

[1]汪杰. 公共资源交易项目档案管理研究[J]. 招标与投标，2017， （8）.

[2]张洁. 公共资源交易项目档案的管理与发展研究[J]. 卷宗，2017， （18）.

作者简介

徐景超（1967-），男，汉族，山东省诸城市人，从事公共资源交易工作