关于教育局档案收集与管理工作的思考

2018-11-12 11:18王春丽
卷宗 2018年23期
关键词:档案收集教育局档案管理

王春丽

摘 要:教育局的档案收集与管理的工作比较关键,在具体的管理过程中要充分重视管理的整体质量提高,只有从这些基础层面得到了加强,才能保障档案管理价值的体现。本文先就教育局档案收集和管理的需求以及收集和管理管理问题进行阐述,最后探究教育局档案收集管理工作策略,希冀能借助此次理论研究,能为教育局档案收集管理的工作可持续发展起到一定启示作用。

关键词:教育局;档案收集;档案管理

教育局档案的管理工作开展,是按照政策以及制度进行开展的管理工作,教育局统一负责管理规划。具体的档案收集以及管理过程中,就要做好相应的细节管理工作,从整体上提高档案管理的质量。通过对教育局档案收集管理的深化研究,就能为实际的管理工作提供相应参考。

1 教育局档案收集和管理的需求及收集和管理问题

1.1 教育局档案收集和管理的需求

教育局档案收集管理工作的开展需要和实际的工作需求相结合,教育局档案的收集是在法律法规的规定下进行的,把分散在教育局机关的各个科室以及个人手中的档案进行综合。档案的收集工作的开展就成为综合档案室工作的基础管理工作,缺乏档案的收集就必然会影响档案的完整性,很难建设完善的档案系统。教育局的档案收集管理工作的实施中,要能从多方面加强重视,确定综合档案归档材料的完整,保障档案材料收集渠道的畅通,在档案收集信息的灵敏度上要加强重视[1]。档案材料的收集科学性与否对收集数量和质量都会产生影响,所以要从档案的收集中各个细节加强重视,保障档案的统一化管理质量

1.2 教育局档案收集问题分析

从当前的教育局档案收集工作的现状能看到,其中还存在着一些不足之处,主要从以下几个层面能反映:

其一,档案收集的难度比较大。随着信息化时代的到来,档案的载体形式也在发生着变化,这就对教育局档案的收集工造成很大难度。当前的科学技术的发展过程中,计算机网络技术的应用,使得教育局工作管理产生很大电子文件,档案存储方式也在发生变化[2]。档案的载体形式变化后,使得对档案的收集工作带来了很大挑战,短时间内很难提高管理的质量。

其二,档案收集不完整。教育局档案资料的内容比较多,有的档案材料只是反映活动结果,在中间过程的档案资料收集工作方面沒有加强重视,在教育局的科室管理档案的人员流动下,没有做好相应的交接工作,使得新来的档案管理人员没有熟悉业务的情况下就开始工作。对向教育局机关综合档案室报送的材料不明确,造成档案材料的短缺问题比较突出,在对档案材料的整体过程中,就常常会出现丢失以及缺漏的问题。

其三,档案收集不及时。教育局的档案收集工作的开展对其及时性有着要求,这就需要在档案的收集方面要及时[3]。而从实际的现状能发现,教育局分管的学校比较多,各部门的档案信息没有及时性的传送到教育局,造成时间的拖延,这就影响了档案收集工作的效率。

1.3 教育局档案管理问题分析

教育局档案管理工作过程中,也存在着相应的问题,主要有档案管理的意识不强,没有做好基础性的档案管理的工作,这就影响了档案管理的整体质量。一些档案管理人员的管理意识不强,对移交档案的工作没有加强重视,档案管理的责任心比较缺乏,造成档案管理的整体水平比较低,这就不利于档案管理的进一步开展。

教育局档案管理工作的开展中,管理效率低还受到档案管理队伍建设因素的影响,由于档案管理队伍建设不完善,档案管理人员综合素质不高,人员的专业素质参差不齐等,这些都会影响档案管理工作的顺利开展[4]。教育局档案管理工作不稳定,一些档案管理人员对现代化的档案管理没有加强重视,信息化管理水平比较低,和当前对档案管理的要求没有满足,这就必然会造成档案管理的质量问题。

2 教育局档案收集和管理工作策略

教育局档案收集管理工作的开展,要制定科学的管理目标,循序渐进的进行实施,笔者对此提出几点档案收集管理的策略:

教育局档案的收集要充分。教育局档案的收集管理工作中,要将档案充分收集就要建立完善科学的归档制度,结合教育局机关工作的需求进行建立相应归档章制度,这对档案资料的收集就有着积极意义。这些制度的建立下对规范档案收集工作就能发挥积极促进作用。再者要注重组织领导的强化,档案的收集工作质量和组织领导的力度有着紧密的联系,所以要避免档案资料的流失,就要加强管理人员和流道的交流,及时进行汇报以及请示等,这样才能将档案收集的工作有效开展。

教育局档案的收集要及时。进行档案收集工作的开展中,就要充分注重收集的及时性。由于档案收集工作的手段比较多样,最大限度收集有价值的档案就要全面性开展以及及时性开展,首先从主动收集档案的工作点出发,对文件材料收集要注重重大活动的动向,将文件形成规律能明确,主动到各科室进行收集文件材料和追问材料下落等,避免发生遗漏的问题[5]。要进行定期的送交档案,按照单位档案材料归档范围和时间以及质量要求等,将档案及时送交到教育局综合档案室。要注重动态化收集以及练习催要的方法实施,这些都是对档案及时收集的重要方法。

加强档案管理人员的综合素质。教育局档案管理工作的开展过程中,提高档案管理的质量就要充分注重档案管理人员自身的水平提高,档案收集工作是政策性比较强的管理工作,所以档案管理人员自身就要有很强的责任心以及事业心,在档案管理工作当中能够全心全意的工作,不断提高自己的业务能力。教育局相关部门也要组织档案管理人员的培训教育工作,对档案管理人员的专业素质进行培养,从档案管理的理论上以及实践能力上都要加强培训,提高档案管理人呢元自身的素质,在对信息技术的操作水平上能和实际的发展要求紧密结合起来,实现档案管理的现代化目标。

强化档案管理数字化。教育局档案的管理工作中,要想提高档案管理的整体质量,就要注重数字化目标的实现,要能和教育局档案信息化建设发展要求紧密结合起来,实现网络检索以及打印和远程传输的业务,档案馆的数字化建设目标实现,就要充分注重在基础设施方面进行完善,在档案管理的计算机设备以及软件设备的应用和维护方面进行加强。档案管理工作的开展也要注重信息业务的深入开展,从这些方面得到了加强,才能有助于促进档案管理工作的整体质量。

3 结语

综上所述,对于教育局的档案收集和管理的工作开展,就要从多角度进行考虑,制定完善科学的档案管理措施来提高管理的水平。此次主要是从档案的收集以及管理层面进行了简要研究,希望能为实际的档案收集管理工作的开展有所裨益。

参考文献

[1]龚海洁.浅谈如何做好档案收集管理工作[J]. 才智. 2018(09)

[2]赵彦昌,苏亚云.21世纪以来档案收集研究述评——基于8家档案学类核心期刊的数据统计[J].山西档案. 2017(05)

[3]贺莉莉.探究加强学校档案收集与整理工作的相关措施[J]. 科技创新导报.2016(33)

[4]陈水燕.办公室档案收集整理的几点建议[J]. 低碳世界. 2017(01)

[5]高炜.对“延安时期”档案收集和利用的几点思考[J]. 宿州教育学院学报. 2017(01)

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