关于档案信息化建设的探讨

刘幸幸

摘 要：档案是人类社会各种实践活动的真实记录，是人类社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案信息化是档案工作现代化的必由之路，必须加强档案信息化建设。本文分析了档案信息化建设的重点，必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准的规范化建设。

关键词：档案；信息化；建设；对策

档案是人类社会实践活动的真实记录，是信息的主要来源。它是人类宝贵的财富，是人类重要的历史文化遗产。档案信息是计算机技术、网络技术、信息技术为手段，基于现代管理理念，服务社会的宗旨，开展实际工作，涉及多学科知识交叉模式，核心目标是档案业务的发展，提高档案管理的现代化水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素质，造福子孙后代。档案信息化是档案工作现代化的必由之路，必须加强档案信息化建设。档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。使用现代信息技术改造传统档案业务，并不断适应发展变化的档案数字环境下活动，提高档案管理水平和服务效率，最大限度的满足需求的社会档案，档案信息是工程建设的主要目的。

1 档案信息化建设的意义

“档案是数据本身的原始记录”，是一种信息。但我们想要了解的信息不仅限于档案信息的记录，还包括信息社会的原始信息处理和其他形式的信息社会整合。

档案信息化建设是根据国家档案馆统一规划和组织、档案管理部门在现代信息技术应用、档案管理和信息资源管理等方面进行的。实现档案信息化建设是当前档案工作的重要组成部分和发展方向，也是实现档案管理现代化要求的一个业务单位，是实现高信息服务的必由之路。为了更好地管理档案信息资源管理，档案管理部门要面对现实，积极寻求有效可行的方法，促进档案信息现代化管理。因此，有必要加快档案信息化和现代化建设，推动档案信息化建设早日完成。

2 档案信息化建设的对策

2.1 加强档案管理软硬件设备

支持软件和硬件基础设施是当前档案信息管理的必要条件，包括网络环境、硬件环境和系统软件三部分。应用系统的选择应该首先考虑开放和包容，同时考虑到应用系统的可扩展性。作为一个软件存储平台，可以保证档案数据和软件的安全，并可根据情况灵活地操作平台的各个部分。其功能还应包括档案的数字化处理、电子文件的信息收集和档案的数字化。该领域的关键技术是当前计算机技术和信息领域的最佳发展前景的科学技术。加强档案管理软硬件设备，提高档案管理的技术含量，有效实现技术的先进性。

2.2 建立高质量档案组

建立一支高文化素质档案人员。业务能力的档案队伍是当前企业档案群体构建的首要任务。首先，要提高档案管理小组的政治素养，根据国家和党的政策和党的规章制度，首先为人民服务。其次，要提高档案管理团队的文化素养。做好档案管理工作，不仅需要管理人员掌握专业知识，还需要具备必要的科学文化知识和写作基础。最后，提高档案管理的专业素养。档案管理人员应充分掌握档案管理相关专业知识和理论，根据档案特点，完善、准确地管理档案信息，提供及时有效的服务。

2.3 全面提高档案信息管理水平

信息技术的广泛应用，使档案建设的中心向信息化建设转变。如今，计算机管理软件的应用在计算机管理渗透的形式下，为档案管理现代化的实现做出了巨大的贡献。档案部建立了自己的局域网，并增加了电脑、光盘、扫描仪等，在系统开发和档案利用中发挥着重要作用。

①随着电子文件的大量使用，如何安全有效地管理电子文件已成为一个不可回避的问题。因此，选择适合于电子文件形成单位特点的文件管理软件，有计划地进行，以进入、开发和利用工作在档案信息化建设中是不可避免的一项重要工作。

②文件管理软件的对象是电子文件。通过选择合适的文件管理软件，可以有效地管理企业档案。

③信息化建设的想法，需要科学的档案管理软件的支持，只是在传统的方法来管理大量的电子文件，不正确的做法，文件管理软件设置的综合功能，智能的优势，方便，高效，提高质量和效率是档案工作的关键环节，在很大程度上决定了档案信息化建设的成功或失败。

④从安全的角度来看，其自身安全设置的良好文件管理软件，如访问权限、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文档管理，使用了坚实的屏障，能够有效地保障档案信息的安全。

2.4 领导重视，组织得力

单位领导，特别是分管档案工作的领导，应进一步加强档案和档案工作的意识，充分认识到在我们局的文件管理的重要地位和作用，文件管理，文件工作提上议事日程，定期报告工作和档案工作中解决实际问题。定期研究和部署档案工作，制定档案的近期或长期规划和实施计划，制定计划、部署、检查、实施；主動关心文件工人工作、学习和生活，当他们工作的成功或成功完成的工作任务，经理应及时给予表扬和认可，但也让他们享受平等的晋升机会，这些措施能提高档案工作的性能。

2.5 充分利用计算机功能，提高文件管理的效率

计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案管理提供了极大的方便，使用计算机和网络结构，特殊的档案管理平台，不仅可以有效的实现企业档案的动态管理，提高企业档案管理的效率，还可以节省大量的人力和物力。为保证档案信息化建设的发展，促进企业整体经济和经济的发展，提供了快速有效的档案管理功能。对于企业来说，文件管理的质量直接关系到企业的发展。因此，企业的管理需要认真对待档案管理。

我们应该以党的十八大精神为指引，认真落实《档案法》等有关法律、法规和管理体系，推进依法治理，加强档案管理，深刻理解加强建设档案，档案信息化发展的科技档案管理队伍建设，不断提高档案管理人员素质的重要性、必要性和紧迫性，抓住每一分钟的态度和执行，为档案信息工作的深入发展、注入力量的可持续发展奠定坚实的基础，以我们的知识和智慧，努力促进档案事业的健康发展。

参考文献

[1]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务， 2016（8）.