加强机关单位文件材料归档的意义与措施

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机关单位正在不断加快改革步伐，需要经历体制改革以及职能的转化，而在这样的情况下档案管理作为单位日常工作当中的基础内容更是要得到重视。机关单位文件材料的归档是开展档案管理的基础与前提，更是对档案信息进行利用必不可少的工作环节。对此，机关单位必须明确文件材料归档的重要价值，同时要立足单位改革建设的实际情况提出优化和改进文件材料归档的措施，以便最大化的发挥文件材料的利用价值，推动单位档案管理工作的有序开展。

一、加强机关单位文件材料归档的意义

文件材料归档指的是机关单位的有关部门将工作实践当中获得的各项文件材料进行整理立卷，并将其定期移交档案室，完成信息材料的集中保存。通过对归档工作内涵的把握，能够了解到归档是文件转化成为档案的标志所在，同时也为档案管理工作提供了新的起点。现如今归档已经成为了一项制度，成了机关单位文件材料归档当中必须要遵循的制度。加强机关单位文件材料归档的意义主要体现在：第一，有助于体现机关单位的历史真实面貌。通过将文件材料进行归档以及分类，通过对问题类目的研究和分析就能够掌握以往工作当中的实际情况，让单位的历史面貌呈现更加直观。第二，有助于推动机关单位的档案管理工作，提高档案管理工作的效率和质量，同时确保档案信息的完整性，为档案的科学化利用打下坚实基础。第三，有助于优化机关单位的工作计划与总结，为单位有关决策的制定提供重要依据，推动单位的规范化和持续性发展。

二、加强机关单位文件材料归档的措施

(一)科学设置归档范围

明确规定范围是开展一系列文件材料归档工作的根本方向，为归档人员提供了工作指南，而在确定归档范围方面必须要秉持以下几项原则：第一，属性原则。归档范围的确定必须要考虑到机关单位的工作内容，将机关单位实践活动当中产生的文件资料以及与相关工作开展有不可分割关联的材料当作是归档对象，确保归档的各项材料能够全面体现出单位的工作过程。第二，价值性原则。要保证归档工作全面而又完整，并不是要做到有文必档，需要选择有价值的文件材料纳入到归档体系当中，为日后相关工作的处理提供依据。在具体的归档范围确定当中，还必须要注意立足实际，积极开展综合性的调查研究工作，掌握机关单位的职能任务，把握文件材料的形成与归档规律，初步确定归档范围；根据机关单位明文规定给出的归档范围进行归档范围的完善，同时还要积极吸纳相关人员的意见与建议。

(二)抓住重点跟踪归档

文件材料归档为机关单位的档案管理工作开展提供了开端，所以归档是档案工作的重点和关键点。针对于机关单位当中极其重要的文件材料，档案人员必须对这些文件材料的运转状况理解高度重视，并注重进行归档的跟踪，保障重大活动在完成之后能够随时完成材料归档。针对于利用常规处理程序流转的文件，承办人员在办理好相关事务之后必须立即移交归档人员。针对有关的领导会议记录文件，应该在秘书收集完全之后完成登记，并由归档人员对这些材料进行归档处理。针对于保密级别较高的信息，必须要保证归档及时，同时还需要维护档案的保密性，所以在归档完成之后要做好跟踪工作，同时也要在这些信息的利用方面给出限制。总之，归档人员需要抓住归档工作的重点，完成归档的跟踪工作。

(三)提升归档人员能力

归档人员的综合素质和业务能力会对文件材料归档质量起到决定性作用，所以机关单位要想充分发挥文件材料的归档意义，推动归档工作的高效化开展，就必须在规定的人员素质能力建设方面进行不懈努力。第一，引导归档人员树立学习精神，使其能够主动投入到专业知识与技能的学习过程当中，尤其是要熟悉文件材料的归档处理程序和工作方法，履行好自身的职能，提高归档工作的规范性与科学性。与此同时，要提高归档人员的职业道德修养，使得他们能够全心全意提升服务质量，秉持严谨的工作作风。第二，对归档人员的素质能力进行定期的考核以及评估，并建立相关的奖惩措施，提高他们的工作热情，使其能够更加主动的投入归档工作。

机关单位的文件材料归档在单位的运转进程当中具有重大意义，通过归档工作的有效实施有助于展现单位历史真实面貌，有利于推动机关单位档案管理工作，同时还有助于单位做好工作总结与计划。而文件材料归档应该是动态化管理的过程，需要对这些档案材料进行不断的补充和完善，并通过科学设置归档范围，抓住重点跟踪归档，提升规定人员素质能力等方法力求最大化的展现归档管理的价值。