探析信息化背景下民政档案管理创新发展

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民政档案管理工作与人民群众的关系非常密切，民政档案管理工作在民政部门工作中占有重要的位置，是民政部门管理工作中的重点。随着科技的不断发展，民政档案管理工作也应融入信息化元素，借助高科技管理技术，提高民政档案管理的效率。因此，分析信息化对民政档案管理工作的作用，探讨民政档案管理在信息化大背景下如何创新发展具有重要的意义。

一、信息化对民政档案管理工作的作用

(一)提高了档案管理工作效率

民政工作主要面对的对象是人民群众，民政工作的效率与质量直接关系着人民群众的生活和社会的安定和谐。随着社会发展的速度不断加快，民政档案管理工作也显得愈加重要，但同时，其工作量也加大了，更多的资料需要整理归类，如低保五保档案、婚姻状况等。我国民政档案管理工作在不断发展和进步，同时也在不断改进，随着我国制度的深化改革，民政档案工作的范围也不断扩大，其领域更广，职责更多。将信息化技术应用于民政档案管理工作中，能够加速分拣档案文件、将其迅速进行归类，从而提高了民政档案管理工作的效率。其一，信息化技术使档案本身的形式发生了转变，由原来的纸质版，转化为电子版。其二，在管理方式上发生了转变，原来管理档案的方式以人工分类、存储为主，而信息技术的应用，使档案的存储形式转变为虚拟的电子形式存档。其三，档案资源的检索由原来的纸质资源搜索转化为数字化检索，在很短时间内即可完成检索工作，大大提高了工作效率。

(二)优化了民政档案服务质量

民政档案管理工作的实质是为广大人民群众提供更优质的服务。以往的档案管理工作过程很繁琐，从收集资料、整理资料到最后形成一份完整的档案，整个过程需要很长时间，而信息化管理技术的应用，缩短了档案归档的周期，在很短时间内就可以形成一份完整的档案可供使用，优化了为人民群众服务的质量。

(三)更加方便了档案的使用

传统的民政档案在使用时很不方便，如今，在信息技术的管理下，使用者只要有个人账号和密码就能随时进行档案的查阅，更加方便了用户的使用。另外，对于民政档案中的重要文件，可通过信息管理技术进行加密，其他人无法随意复制。同时可通过安全软件，对档案文件进行安全检测，避免黑客入侵。

二、信息化背景下民政档案管理创新发展措施

(一)重视档案数据信息化建设

在信息化迅速发展的今天，要提高民政档案管理效率，促进民政档案管理的发展，一方面要提高信息化档案管理意识，另一方面要重视档案数据信息化的建设。有关民政档案管理人员要加强重视信息化管理，提高信息化管理意识，了解和掌握信息化管理民政档案的重要性，加大信息化管理建设的投入，使信息化管理系统更完善，从而提高信息化档案管理工作的效率和质量。在信息化大背景下，要求民政档案信息系统更具安全性和可靠性，为此，民政部门要加强重视档案数据化系统的建设。第一，要使用具有安全性和稳定性比较高的档案数据管理系统，同时要定期完善和优化数据管理系统的安全性能。第二，设置防火墙，阻止来源不明的数据，避免黑客、木马等病毒入侵。第三，对于档案信息化管理的计算机，禁止接收不明信息，禁止使用QQ、MSN等进行闲聊。第四，禁止使用除了特定的U盘、光盘以外的存储设备。第五，对数据库要定期进行维护和更新，并派专业人员进行管理，建立并完善与之相关的数据保密和备份制度。

(二)培养专业信息化管理人才

信息化档案管理工作过程中，其管理质量与管理效率和管理人员的专业水平有着直接的关系，因此，在完善的信息化系统基础上，还要加强对管理人员进行专业的信息化管理培训。由于传统档案管理模式的影响，很多民政部门的档案管理人员对纸质档案管理工作非常熟练，但对于信息化管理技术还缺乏一定的专业知识和管理技巧，因此，对信息化档案管理的进程产生了一定的影响。对此，民政部门要采取有效措施，对现有的档案管理人员要加强信息化技术方面的专业培训，以提高管理人员信息化管理专业技能，与现代化民政档案管理的发展要求相适应。

(三)充分利用云服务平台

随着信息化时代的到来以及信息化进程的加快，很多大型数据库在建设方面开始应用了云服务平台，数字化、云服务将成为未来发展的一种趋势。对于民政档案而言，其数据量很大，覆盖范围也广，在这种情况下，实现全国联网，对云服务器进行大力推广其可能性非常大。比如，在民政档案管理信息中的婚姻登记信息，通过现有的服务器已经无法进行及时、准确的查询，其根本原因在于现有服务器其速度不够快、平台容量不够大，已经无法满足数据利用的标准。因此，要加强云服务在民政档案信息化管理过程中的应用与推广，使云服务器发挥其优势，对数据进行分布、操作、和聚合，构建开放式的档案利用格局，使民政档案在使用效率上得以提高。

三、结语

在信息化背景下，民政档案管理工作也应与时俱进，及时转变观念，创新管理方法和管理模式，将信息化管理技术充分利用，以便应对信息化时代信息技术对传统民政档案管理模式的冲击。民政管理部门应加强提高信息化技术管理意识，不断优化信息管理平台，使其更加安全可靠，加强推广应用云服务，促进民政档案管理数据化的实现。