试论大数据时代背景下的档案管理

■周幼知／湖南省韶山灌区工程管理局

档案管理的主要工作内容是对单位各类数据资料进行收集整理、统计分析和编号归档等。实际上，在大数据时代背景之下，对事业单位的档案管理工作提出了更多新的要求，因此档案管理部门应该强化部门内部工作建设，切实提升部门档案管理工作能力。

一、大数据时代下档案管理工作面临的新形势

（一）档案管理数据呈现出新特点

面对大数据时代的到来，各类需要管理的数据信息也呈现出了新的特点，一方面单位的数据数量不断增加，并且电子数据居多，想要实现对单位数据的有效管理，就要对既有的档案管理工作进行改革创新，强化对各类电子档案的管理，做好信息系统建设工作。另一方面档案数据种类多样，给工作人员带来很大的工作压力。在大数据时代下，数据结构出现了很大的变化，不仅包括纸质文件，还包括各类音频、视频等资料，因此给档案管理工作带来一定的难度。档案管理部门应该创新工作理念，不断学习新的工作模式，有效解决档案管理工作中遇到的问题。

（二）档案管理工作开展的新要求

大数据时代背景下，由于档案资料出现了新特点，因此对档案管理工作今后的开展也提出了很多新的要求。具体来说主要体现在以下几个方面，一是传统工作模式面临着改革，档案管理部门应该构建起新的工作制度，这样才能够确保工作的与时俱进［1］。二是档案工作面临着很多的变化，部门工作开展的效率有待提升，同时单位对于档案管理工作的重视程度也需要提高，强化部门硬件设施以及工作资金投入，这样才可以解决档案管理工作信息化建设中的关键问题。

（三）档案管理人员面临的新挑战

作为档案管理工作任务执行者，面对行业工作形势的变化，档案管理部门职工也面临着很多工作挑战。一是工作人员的整体素质有待提升。由于工作模式发生了变化，工作人员有很多新的知识需要学习，同时还要适应新的信息化工作手段。二是在实现档案管理工作信息化的过程中，会出现很多新的工作任务，因此工作人员面临着较大的工作压力。

二、大数据时代下档案管理工作措施

（一）构建档案管理信息系统

以往的档案管理工作模式，通常都是将档案信息以纸质版的形式进行分类管理，这样工作不仅效率低下，而且纸质版档案在长时间的储存过程中，不利于保管，并且给档案查询工作也带来一定的难度。在大数据背景之下，单位可以应用信息技术构建起一个完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理。

通过档案信息系统的构建，可以实现对于以往信息的录入和整理，实现单位所有档案信息的数字化。信息系统的构建可以通过数据库对于单位信息进行分类储存和管理，在系统构建的过程中，需要做到以下几个方面。一是结合单位档案管理实际进行个性化的系统设计，提升系统的实用性。系统设计人员，应该结合单位档案工作的特点，以及工作内容进行系统优化，这样利于工作效率的提升。二是在进行档案系统登录、查询等系统模块设计的过程中，应该设定一定的系统工作权限，利于对保密级别高的信息进行有效保护。三是注重系统安全防护功能的设计，确保系统在工作应用中的有效运行。

（二）强化档案管理工作建设

面对档案管理工作上的新形势，档案部门也要进一步完善和创新既有的工作制度，强化工作建设，具体来说可以从以下几个方面着手。一是结合档案信息系统的工作内容以及工作人员的实际工作情况，重新进行工作任务的分配，制定系统运行工作制度，经由上级审批通过后开始执行。二是对没有出现重大变化的工作内容，继续依照原有的工作制度执行，同时还需要增设部门系统维护人员，及时处理档案信息系统运行期间出现的问题，配合档案部门人员开展其他工作。三是进一步强化档案部门人员管理，将工作职责进行细化，落实到具体的档案管理人员当中，做到谁工作，谁负责，这样更利于部门工作的进行，提升部门管理能力，提高人员工作的责任感［2］。面对大数据时代的发展趋势，档案部门也要做到与时俱进，结合信息系统工作实际，不断创新工作方法，构建起一个现代化的档案管理工作体系。

（三）注重档案管理人员培养

大数据时代背景之下，档案管理人员培养工作也要配合开展，在实际工作开展中，应该做到以下几点。一是注重既有工作人员的信息技术、系统操作培训，提升工作人员的信息素养和系统操作能力。同时，在进行档案管理人员工作培训的过程中，还要注重倾听他们对工作的反馈，及时调整工作策略，快速增强工作的效率。二是进行高素质人才的引进，面对档案管理工作的新变化，在进行相关人员招聘的过程中，应该注重考查人员的信息系统操作能力和水平，及其在现代档案管理工作中的建树，提高档案管理部门人员的整体素质。三是可以定期开展职工工作交流活动，让大家就工作开展有待解决困难进行交流互动，相互学习，推动档案管理工作的开展。

三、结语

总而言之，大数据时代背景之下，档案管理信息系统的建设，以及人员的培养和引进，都会切实推动相关工作的进步和发展。在未来的发展中，档案管理部门更要注重信息系统的完善，实现工作的长足发展和进步。