房产档案管理的问题与措施分析

■侯 婧/河北省唐山市丰润区住房管理中心

近些年我国房地产行业发展迅速，在推动国民经济增长方面发挥着重要作用。但是，在这过程中也暴露出了诸多问题，其中房产档案管理不善问题尤为突出，不仅不利于房产档案价值的有效发挥，同时还阻碍了我国房地产行业的健康、稳定发展。如何加强房产档案管理，是当前房地产行业必须重视并解决的问题，已经引起了广泛关注。

一、房产档案定义

房产档案是指在各项与房地产相关的活动中，包括房地产交易买卖、房地产发证登记、房屋动拆迁、建设用地及批租用地等，通过收集、整理、鉴定，以文字、图片、图纸、表格、视频、音频等形式，形成的文件材料，能够反映出产权人、房屋自然状况及使用土地状况等相关信息内容［1］。房地产档案形成后，应通过科学、规范的管理，实时更新相关资料信息，进而才能确保其真实性、完整性和实效性，以便房产档案应用价值的有效发挥。

二、房产档案管理的问题

对我国现阶段房产档案管理基本情况进行分析，可以发现其中存在较多的问题有待改善，比较突出的主要体现在以下几方面。

(一)档案管理意识薄弱

管理意识薄弱是造成房产档案管理不善的主要因素，虽然已经提出了房产档案规范化、法制化管理，并且外部法制环境也得到了一定改善，但是仍存在法制观念不强现象，对房产档案管理不够重视，归档不及时、资料不完整、利用率较低问题比较常见。比如部分房产档案中没有房产分幅平面图、没有房屋产权证登记资料等、没有将视频、声音类材料归档等。

(二)档案管理手段落后

部分地区房产档案管理仍以传统手抄方式为主，电子档案没有得到有效应用，不仅工作效率较低，而且档案查询也耗时耗力，新资料信息无法及时归档，经常出现堆积现象，影响了房产档案的实时更新。并且，在房地产行业迅速发展背景下，房产档案资料信息数量增长速度极快，档案查询及利用等各项工作，都需要先进技术手段支持［2］。

(三)风险抵抗能力不足

房产档案载体形式多种多样，除传统的纸张外，还包括照片、视频、音频、数据底板等，但是当前很多房产档案管理部门，所用到的档案载体仍然以纸张为主，其他多种新型载体没有得到有效应用。纸张经过长期保存，容易出现破损、污渍问题，导致房产档案资料失效，再加上不可抗拒的自然灾害等外界因素，都使得房产档案存在较大风险问题。

三、房产档案管理问题的改善措施

基于房产档案管理的重要性，必须采取有效措施改善当前房产档案管理中存在的问题，提高管理水平。

(一)强化管理利用意识

在开展房产档案管理工作时，必须明确房产档案的重要性，强化管理和利用意识。一方面，应加快房产档案管理法制化建设，建立并完善相关制度规范，包括立卷归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、档案利用制度等，加强档案法制的学习和宣传。并严格按照规范制度及标准流程开展管理工作，将房产档案管理责任落实到具体负责人身上，调动管理人员工作热情和工作积极性。另一方面，应使用多种形式载体收集房产档案资料信息，确保其完整性和真实性，将各类材料都能够及时归档。并通过建立高效的档案检索系统，提升档案信息的调阅速度及档案管理工作效率，进而实现档案资料的有效利用。

(二)运用先进技术手段

面对快速增长的资料信息，传统人工管理模式已经无法满足房产档案实际管理需求，创新工作模式已经成为必然趋势，对此必须加大先进技术手段的应用力度。首先，房产档案管理部门应积极开发和引入先进技术手段，借鉴国内外的成功经验，探索全新的工作模式，并通过光盘存储、全文扫描等方式开展管理工作。其次，应加快房产档案数据库的建设，建立信息化管理系统，加大电子档案的应用力度，并制定统一标准，保证档案信息资料的实时更新，完善房产档案社会服务功能。

(三)增强风险抵抗能力

要想提高房产档案管理水平，必须增强风险抵抗能力。第一，房产档案管理部门在使用纸张档案载体的同时，应充分利用图片、视频、音频等各种新型档案载体，并以电子形式进行归档和备份，避免因纸张保存时间较长或者自然灾害，造成房产档案缺漏、遗失。第二，应做好风险评估工作，深入分析房产档案管理过程中可能出现的风险问题，结合以往工作经验，制定有效预防措施和应急预案，降低风险发生的可能性，以此来增强房产档案管理的抗风险能力。

四、结语

强化房产档案管理，既是保护房屋产权人合法权益的必然要求，也是推动我国房地产市场规范、健康发展的有效举措，同时也可以为政府部门管理及决策的制定提供可靠依据，具有多方面的重要意义。对此，必须充分认识到房产档案管理的重要性，正视当前工作中所存在的问题，采取强化管理利用意识、运用先进技术手段、增强风险抵抗能力等针对性措施加以改善，进而才能实现房产档案的科学、高效、规范管理。

［1］刘宏雨，虞新英.探析房地产档案管理存在的问题及措施［J］.城市建筑，2013（8）:295～296.

［2］郭新华.刍议房地产档案管理存在的问题及优化措施［J］.城市建筑，2016（21）:357.